开课啦(第九期)----数据汇总谁说那么难(下)

 

由于很多同学发来微信,表示均在家憋着等着看“月子二”呢。因此提前将本期内容放出来。希望可以解决村口没有纸的问题...



各位好:

由于很多同学发来微信,表示均在家憋着等着看“月子二”呢。因此提前将本期内容放出来。希望可以解决村口没有纸的问题

咱们接着上一期内容继续聊,在上一期最后我们提到的是:您的老板对按钮“2”也就是每个项目的汇总信息感兴趣,对详细的信息也就是按钮“3”不感兴趣。因此您希望把按钮“2”里边的信息复制出来。



选中这部分信息,然后我们复制出来Ctrl+C, Ctrl+N, Ctrl+V



结果您发现:您只复制了按钮“2”汇总的信息,但是粘贴出来时候却是详细的信息,这是第一种情况。第二种情况,往往出现在筛选,有的时候很多内容筛掉了,但是复制粘贴出来的时候又被粘贴出来了。第三种情况,出现在财务比较多,因为财务经常会使用组合,每年每个季度项目太多,但是往往有时候组合起来的内容也会被复制粘贴出来。第四种情况,出现在人力比较多,因为人力涉及的敏感数据比较多,经常会使用到隐藏行或者隐藏列,但是有时候隐藏掉的数据也会被复制粘贴出来。

那么出现以上四种情况该如何去做呢,我们就可以用本讲中的定位条件----可见单元格去解决

好,我们重新来,去把按钮“2”里的项目汇总粘贴出来,第一步还是选中我要粘贴出来的内容。



第二步,不是直接复制粘贴了,找到定位条件,定位条件的快捷键有两种按法,一种是F5一个按钮,另外一种是Ctrl+G。当然有的同学会问,如果在功能区里去找,定位条件在哪里呢---------在开始选项卡,最右侧查找和选择里第四个选项就是定位条件….建议多使用快捷键,快捷键是提高办公效率最快最有效的手段,这就是为什么每次说到什么功能我基本上先说快捷键的原因



第三步,在弹出的对话框内选择左下角的定位条件



第四步,选择右边数倒数第三个可见单元格,并点击确定



第五步,点击确定后,这时候千万不要用鼠标左键了,因为一用鼠标左键定义的位置就没有了。这时候您可以直接右键选择复制,或者直接在键盘上按Ctrl+C。这时候您就会发现和刚才复制的区域不太一样了



第六步,复制后,您直接按Ctrl+N,Ctrl+V,这时候您发现就只会把分项汇总的内容也就是看到的内容粘贴过来了。

我们说隐藏掉,组合,筛选掉的内容再也不粘贴出来的方法就是定位条件可见单元格



可能您看到了定位条件里那些琳琅满目的功能,其他功能在我们的工作中还能解决什么问题呢?我们在下期中就会讲述利用定位条件找到你表格里的缺陷

我们回到刚开始分类汇总的表上,依然点击按钮“2”,如您忘记如何操作以及位置,请参照上一期。通过这个数据表,可以解读为每个产品的销售额是多少。现在问题又产生了,我希望在洗衣机的数据里看到北京卖了多少,南京卖了多少。冰箱的数据里看到北京卖了多少,南京卖了多少。以此类推如何去做呢



在我的学生里,一般会有两种做法。

第一种做法:选择数据选项卡---分类汇总,然后分类字段选择品名;汇总方式:求和。选定汇总项:选择地区,销售金额。我们说这种做法是错误的。错误一:分类字段是按照什么拆分,第一次我们按照品名拆分,是因为我们要将洗衣机的数据放一起,冰箱的数据放一起。第二次我们要看北京的数据,南京的数据等等,按照什么拆分选择什么,因此这里应该选择地区作为分类字段。切记!错误二,选定汇总项的问题,我们是要汇总销售金额,就是要看销售金额卖了多少钱,而不是汇总地区个数,因此不应该勾选地区。



这两点都修改后,我们点击确定

我们依然点击按钮“2”,看下结果,我们会发现地区确实有了,但是洗衣机,冰箱的汇总项丢失了了。我的要求是洗衣机的数据下面看到北京地区的,南京地区的;冰箱的数据线面看到北京地区的,南京地区的等。也就是在什么基础之上再拆分。那么问题出现在哪里呢?这就是第二种常见的错误



其实仅仅是一个“√”,替换当前分类汇总前面的“√”

替换当前分类汇总顾名思义,把原来的分类汇总替代掉。既然我们是要在原来分类汇总的基础上,再拆分,因此需要把这个“√”取消掉,点击确定



点击确定后您会发现您的左上角会变为了4个按钮,而不是3个了。



点击第三个按钮,您可以看到,每种商品卖了多少,以及每种商品在每个地区卖了多少



因此请记住,如果您要是在什么之上再次进行分类汇总的时候,不要忘记把替换当前分类汇总前面的”取消掉。


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