职场妈妈偷懒秘笈,拿走不谢! 分享部分

 

今天和你分享我珍藏的偷懒秘笈,拿去不谢!...

前段时间给同事“布置作业”,让同事组织我们各地校友会的秘书们(都是女孩子妈妈们)一起学习。结果没成想给自己挖了一个坑,我被选出来给她们第一个做分享。 嗯,好吧,自己挖的坑,含着泪也要跳下去!第一次网上语音直播,还真是挺有意思的经历!一个人对着手机傻乎乎的居然说了一个小时,我也是醉了!终于整理出来分享的内容,也一并文字分享给大家。 


分享部分

很多人问我:每个人的时间都非常有限,为什么你能够像八爪鱼一样做那么多的事情?首先必须承认的是,每个人的一天都只有24个小时,如果想做更多的事情,无怪乎两种方式,一个是提高效率,另外一个就是学会取舍。提高效率指在有限的时间做更多的事情,这是一个目标导向的问题。学会取舍指去除贪念,如果什么事情都想做,可能最后什么都做不好,这也是我自己长时间工作的总结。

今天来参加分享的很多同事其实都在做行政和助理的工作,我自己的职业生涯也是从做助理开始的。大学毕业后第一份工作是给一家国企老总当外事秘书兼翻译,随后我到了一家外企给一位比利时人当了差不多一年半的秘书,应该说国企和外企老板的差别很大,我在中间也学到了很多东西,尤其是给外国老板做秘书的这个经历,对我整个职业习惯的养成都有特别好的帮助。之后我曾经在诺基亚学院(诺基亚的企业大学)工作,我们老板鼓励大家多去设计一些课程,其中有一门课程,叫做“Professionalism for secretary”(论秘书的职业化)”,就是我给助理们设计的,是对秘书工作的心得做了一些总结,还是蛮有意思的,课程分了几大块,分别是文档的管理、日程的管理和时间的管理。然后还讲了一些沟通的技巧,怎样能够更好地跟同事们沟通。

其实秘书是一份特别锻炼人的工作,每个人的选择和收获也不一样,我在这里面悟出了很多的道理,对于每个秘书来讲,这种实用技巧和时间管理课程是我们每一个做文秘工作的人都应该去学习的,今天和大家分享一下。

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上级的时间管理

无论是跟上下级沟通都少不了上传下达。有一些软件比如outlook中schedule的同步,可以使会议、约会记录同步进行。当时我国企的老板是一个非常难管理的人,白天基本不上班,快下班的时候才来,工作一段时间晚上可能又有应酬。他的时间管理是非常痛苦的,在这种管理方式中,非常重要的一点就是两者之间的沟通。在外企做领导秘书的时候,我会特别注意主动去问领导的时间安排。外国人老板会特别主动地告诉你他的日程,如果这天有约了,他一定会找我来double check,或者让别人来找我确认时间。所以他的日程都在我的时间表里,反过来我也会提前和他double check相关的日程安排。

在对老板的时间管理中,最核心的一点就是要积极主动去跟他去沟通。时间管理体现在日常中,也体现在能否主动地、直接地去跟老板表达你的想法,同时能够把老板的意图清晰地传达下去,在中间起到这样一个沟通的作用。这一点对所有秘书、助理来说是最重要的一个事情,根据我自己的观察很多同事就做得很好。

做秘书很需要有“眼力见儿”。实际上做秘书是很锻炼人的,不单是给老板做秘书,可能在我们这个会里做秘书也是一样。你能不能切实地站在老板或者说同学、校友的角度去考虑问题,一定要明白事情最终拍板的人其实是我们的领导或者说会长和老板。我们可以给他提供一些建议和选择,但是最终做决定的人还是他。简单说来,每天你可能会遇到各种各样的问题,每次我们在把这个问题拿给老板的同时,也要有一种主动性,给他主动提供一些选择。英语里有句谚语叫说“Don’t bring me the problems, Bring me the bananas”,意思是说应该给人带来些解决问题的方法,而不是仅仅只带来问题。如果你每天都给老板带来无穷无尽的问题,他也会很烦。但是如果你每次都能够提供一些合理的建议,那你的价值其实在这里就能体现了。与老板、与老公、与男友相处都是这样,抱怨总是无穷无尽,而积极的沟通和解决才是上策。当然建议也要有底线,你提供给老板的,仅仅只是一种选择和建议,最终的决策者还是他。有的时候老板并没有选择我们的方法,你可能会特别沮丧,觉得他按照你的意图去做,这其实就有一个越位的问题,你一定要明白谁是决策者,谁最终对这个结果负责。我们努力尽到我们的责任,和他进行相应的沟通、阐明利弊,给出你的信息和可能的解决方案,由他在充分掌握信息的情况下进行最终决策,再交由我们不折不扣地执行。要记住,你是个执行者而不是决策者。这个逻辑理顺了,和上司的沟通也会顺畅许多,同时也会减少来来回回的沟通成本,减少了无端的纠结,这就是在和上级的沟通中偷懒。

我觉得任何一个人其实都有话语权,可以通过自身的表达、努力来证明自己的价值。很多时候我们可能会说,我就是一个普通人,我说了老板也听不到,其实不是这样子的。这是一种态度,取决于你能不能稍稍地向前跨一步表达出来你的想法,并且在别人做决策的时候,给出更多的态度。有了这样的一个态度,就可以往前了。和上级的沟通同样可以引申到家庭里的沟通,当然,在家的时候老公不一定是你的上级,也可能是你的下级。

说到沟通,人家经常说一个真正伟大的人可以把每个人都当做自己的上帝一样去尊重。无论是工作还是后来读MBA和商学院,在管理方面都会提到最核心的一点,就是要和别人进行沟通,沟通的核心就是倾听,倾听就是你跟别人沟通的时候,其实你说什么不重要,最重要的是要能听明白他的诉求,当你听懂了他的诉求,这个沟通才是有效的沟通。如果你听不懂他的问题,其实就是一个无效的沟通。在这个沟通的过程中,倾听就变得特别重要。所以我们刚才讲无论是和你老板、老公或同事,如果你可以把自己放低,能够很好地去跟他们沟通,能够去倾听他们的真正想法,实际上效果就会好很多。当你沟通的效果提高的时候,换一个角度讲,也就可以偷懒了。

心里再累,展示出来也是开开心心的
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目标导向

特别想跟大家分享的另一点是,我原来做事情会执着于“我想怎么样”,事实上真正去工作时,就会发现大家都有不同的想法,而最终的结果是一样的,所以这就涉及到第二个问题:目标导向。

无论是在工作中还是生活中,你都应该想清楚最终的目标是什么。以往我会特别容易和某个人就某件事儿吵起来,觉得这个人不行;随着年龄的增长,我会训练自己就事论事地思考:你的目标到底是什么?不是跟某一个人吵架,也不是处处要跟某个人为难,而是要在组织里边证明自己能够做好这件事情。当我们办一个活动的时候,能够把这个活动办得成功,让所有人都满意都开心,觉得这个活动做得特别棒,这才是最终目标。如果你想清楚了这个目标,就会减少很多纠结。办活动的时候,现场会很混乱,你会遇到形形色色的人,有的人比较傲慢,有的人比较随和,如果你因为一个人的傲慢而特别伤心,影响到你整个工作的情绪,这个特别没有必要。我会经常在这个时刻提醒自己——我的目标是什么?我会安慰自己不要用别人的错误来惩罚自己,否则岂不是让他得逞了?

树立目标很重要,目标有大有小,目标管理也是一门很重要的培训课程。我在之前文章里边写过,于目标的制定有一个SMART原则即“S.M.A.R.T”,五个字母分别代表了五个元素:

        S  — 目标必须是具体的(Specific)

M — 目标必须是可以衡量的(Measurable)

        A  — 目标必须是可以达到的(Attainable)

        R  — 目标是实实在在的,可以证明和观察(Realistic)

        T  — 目标必须具有明确的截止期限(Time-bound)

一般来讲,任何一个目标都可以进行分解,比如说我曾经的理想是做一个家庭主妇,在家里照顾老公、家人和孩子,这和职场妈妈肯定是完全不一样的两个目标,当你坚定了目标,明白了取舍,明确了自己为了目标的必要牺牲,就会减轻自己的负担和纠结。

很多人问我你为什么要做这么多事,工作就已经很辛苦了,你还要做公众号或者其他的,能做完吗?其实当清楚我想要的是什么,想清楚再做相应的管理就会变得很容易。这里也涉及到未来的职业规划,是一个目标管理的过程,每个人的目标都不一样,核心在于你想过什么样的生活,如果你想好、想通了,很多事情就自然而然地解决了。很多人也会问我,好像我把诸多事情都平衡的很好,是怎么做到的?其实特别简单,就是做出取舍。每个人的时间都有限,如果我选择了职场,在孩子方面我就要放弃一些,我只能让她学会自己面对很多事情。记得谢丽尔·桑德伯格在她的书《向前一步》中写到,有一次她突然发现女儿的头发里长了个虮子,大惊失色。有时候我女儿也会好多天不洗头,头发臭臭的,这也是我必须接受的,因为不能一直照料她的起居细节。

做时间管理的时候,还有个小窍门,尤其做秘书,每天接触的事情特别多,我的习惯是用本子或手机来记录,每天睡前把第二天要做的事情记在手机日历上,具体到事情的重要程度和时间点,在临睡前或下班前再检查一下,方便第二天继续。这样可以确保那些最核心的事情不会被忘记,这个清单很重要。

生活工作都一样,目标明确后,路在脚下,一步一步跑起来,到达终点是最自然不过的事情
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爱人与爱己

有同事问我,世界上有很多人都需要关心和爱,在外我们要去管老板,回家要去管家人孩子;所有的人都需要关心、需要爱,只有我们自己是最难受的。到底我们应该先爱别人还是先爱自己。

怎样才能使生活达到工作和家庭的平衡,是职场女性的一个考验。以前我会把老公放前面,有了孩子以后,孩子和老公需要去平衡,同时还有双方父母的平衡问题,很长一段时间里,我无法平衡好所有的关系和改变,自己变得特别的累,后来看了哈佛的幸福课,尝试了这个方法:

任何一个人,如果你想觉得幸福,首先你自己要特别的幸福。这个幸福来自于对自我的满足;只有自己觉得幸福了,幸福感是向外溢出的时候,别人才能够感觉到更多。所以在爱所有人之前,不妨学的自私一点,首先第一层要爱自己,再从自己出发。作为一个独立的女性,做任何事情从内心出发,然后放大到其他人,这才是最佳的安排。二层关系即老公或伴侣,另一半应该先于你的孩子;第三层关系是孩子第四层才是其他人,包括双方的父母和兄弟姐妹。

这个原则定好了以后,你跟所有人的关系就变得特别简单,就很容易处理所有的关系。很多婚姻关系的问题就是因为没有搞清楚关系的层次,处理不好和爱人、和孩子、和其他人的关系,捋顺了这些,所有的问题都会迎刃而解。

让爸爸学会并享受带娃,是妈妈偷懒的第一秘笈
未完待续

问答部分下次推送, 如果你有任何问题,也欢迎留言哦!

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