比男朋友还有趣的PPT高效操作指南。

PPT做的那么慢，谈什么恋爱..........





题图来自：unsplash.com

见字如面，我是珞珈。

有时候偶尔显得没事干的时候，我会站在一个做PPT的小伙伴的旁边。

然后。。。

不断的嫌弃他。



其实做的好看与否我一般不会说，关键是最让我忍受不了的是。

做的太™慢了。

举个例子，如果要你加粗放大居中某一行字，很多人应该都是如下这么做的。

而我是这么做的。

这里我就省下了20秒钟的时间，而整个PPT下来，20页的PPT，我可以20分钟搞定，而很多不熟悉PPT的小伙伴可能要1个多小时。

（最高纪录是在做PPT设计师的时候，1小时搞定了100页PPT）

一整天下来呢？而这可能意味着你又要加班了。

所以，我们今天就来讲讲如何让你们省时间。

本次文章推送的内容来源于前两期PPT高级审美模仿训练营的一次私享课程，因为内容确实实用。相比藏着掖着，我觉得不如公开收益的人更多。

即将进行的第三期课程会基于本次课程往下延伸，无需担心内容重复。

通常我们做PPT的时候，我们慢在哪里？

根据多年临床经验，我认为是以下三个方面导致的。

1.频繁的重复某一步操作；

2.寻找不到你要的目标；

3.繁琐的误触点击；

所幸的是，已经有了一些非常好用的插件可以帮助我们去提升效率，在细讲之前，我强烈建议各位安装上以下三个插件。



还可以读一读这一篇文章。

有哪些PPT工具堪称神器，却不为大众所知？

我帮大家打包好了这些插件的安装包，下载方式看文末哦。




接下来，我们挨个去讲一讲。做PPT慢的一个很重要的原因是我们经常要去不断的重复某一部分操作。这些枯燥无味的重复性操作不断的去蚕食我们的工作时间，拖垮我们的工作效率。

而其实，只要掌握了一些技巧方法之后，都可以去避免。

■ 1.频繁复制

我们经常需要频繁的复制某一样元素，比如图片，文字，形状，最快的复制方法有哪些呢？

方法一：

快捷键：CTRL+D CTRL+D是快速复制一步到位，省去了点击复制再点击粘贴的麻烦。

快捷键：CTRL+鼠标拖拽我们也可以直接选中元素之后，鼠标拖拽的时候同时按住ctrl键，我们会发现从此鼠标移动到什么位置元素就复制到什么位置。



方法二：

功能：母版

有些版面我们可能会在PPT中多次使用，有些形状或者图片我们也可能会在PPT中多次使用（比如logo）

而如果我们每次都去重复复制的话，未免也太麻烦了。

其实我们只要打开视图->母版



然后选择一个版面将你要的图片或者版面插入进去。



回到普通视图里面，选择目标版面，你所要的图片就都会出现啦■ 2.龟速排列对齐

很多小伙伴有时候需要做出一些特别整齐的页面。

比如一张漂亮的纹理背景



亦或者是一些多图片展示的PPT



如果按照往常目测+鼠标拖拽的方式去排列整齐，一不小心你就容易把PPT排列成这个样子。



有三个方法能够帮我们很快的去解决问题。

方法一：

快捷键：SHIFT+拖拽

当我们想水平移动一个元素，如果只用鼠标手残党很容易把它移动歪了。



但是这个时候你只要轻轻的按住键盘左侧的SHIFT键，你就会发现，嘿嘿嘿，现在无论怎么移动，都只能水平或者竖直移动了。



快捷键：SHIFT+CTRL+拖拽这个快捷键其实就是，SHIFT+拖拽（水平/竖直 移动）结合CTRL+拖拽（拖动快速复制）两个结合，

恩。。。所谓的水平/竖直快速拖拽复制。



方法二：

功能：格式+对齐

当我们想快速对齐排列一些元素，其实根本不需要自己去目测对齐，我们只需要用好「对齐」这个功能就好。



想要水平等距排列元素？两步搞定！



（全选->水平居中->横向分布）

想要竖直等距排列元素？两步搞定！



（全选->竖直居中->竖直分布）

方法三

ISLIDE插件：矩阵布局如果你安装了ISLIDE插件的话，上面的所有方法你都可以放弃了

我们只要选中元素之后，点击插件中的矩阵布局功能。



然后设置横向的数量和纵向的数量。



就可以做出任何你想要的矩阵排列形状啦~~

甚至更改一下排列方向也是小意思



■ 3.批量修改

PPT中一件极其耗费时间的事情，就是批量的修改图片大小。

比如，这里有6张大小不一的图片，你要挨个把它们变成统一的大小和形状。

原始



目标



如果一个个手动修改，这是一件很折磨人的事情哇。。。

方法一

功能：格式->大小->调整数值我们可以全选图片之后，点击格式选项卡中的数值调整区域，然后批量修改成目标形状的宽度和高度。



相对于一个个修改，你会发现一下子就好了。但是会有个问题，你会发现原本很好看的图片，被强制拉伸破坏比例。

这就有点得不偿失了。

怎么避免这种问题呢？那就要用到方法二啦。

方法二

Islide插件：裁剪图片

如果你想批量修改图片或者形状的长度与宽度，并且不希望破坏比例。

那我们还是得要用炒鸡强大的islide插件啦

全选中图片之后，点击islide插件中裁剪图片功能



输入目标形状的长度与宽度。



一秒钟就可以完美裁剪。



场景1：批量修改文字

新手宝宝们应该会经常发现一件特别恼人的事情

PPT默认的字体总是不是你想要的，每次插入一个文本框之后，都要花点时间去修改字体。

一次浪费5秒钟，积少成多，浪费的时间可想而知。

其实，一切都是可以避免的。

方法一

功能：自定义默认字体

我们可以点击设计选项卡，然后设置PPT的默认字体。



修改你想要的中英文默认主题字体，然后点击保存。



从此你就省去了每次修改字体的麻烦。

但是，这仅仅限于设置字体类型。

我们都知道每次拖拽文本框生成的文本字体样式都是固定的。

这个默认的样式并不总是是最适合的。

有时候我们可能每次都需要修改除了字体类型之外的样式设置。

比如

-我们需要在黑色背景中修改每次修改字体颜色。

-在强调页面中，每次不断的修改字体的大小。

其实还是非常繁琐。

其实PPT已经给出了一个非常好用的解决方案了。

方法二

功能：设置文本框

比如我们有一个心仪的文本框，它的样式是这个样子。



那我们只需要轻轻右键点击之后，将它设置为「默认文本框」



从次你选中文本框生成的样子都是你理想的样子咯~



以上的两个方案都是在制作PPT中帮我们省去力气的方案。

但是如果PPT做好了之后你希望修改字体呢？

这个时候就要用下面的方法了。

方法三

Islide插件：统一字体



我们只要点击islide插件中的统一字体功能，然后设置好目标的英文字体，目标的中文字体~



点击应用。

瞬间修改完毕了！



场景2：批量修改形状

有时候有一种很蛋疼的情况。

你用心花了一系列非常漂亮的图形流程图，老板不满意这个样子，他说要换成矩形的。

原始



目标



这个时候你是不是一个又一个删除，然后重新画呢？

其实，完全不需要。

方法一

功能：更改形状



-全选中你的目标元素；

-然后点击上方「形状格式」选项卡；

-点击编辑形状中的更改形状，选择一个目标形状；

就可以瞬间修改完成了。但是也还有一个很蛋疼的问题。

如果你想一次性改变已有形状的颜色或者样式呢？

额....



这个时候如果你安装了PA插件，就爽死你啦

方法二

PA插件：替换组合

先绘制一个替换元素出来。然后按住SHIFT键，先选中我们的目标被替换元素，最后在选中替换元素。然后打开PA插件选项卡中的替换组合功能。

点击一下。

瞬间替换完成爽死自己。虽然PPT的功能分类算是非常明确的，但是我们不得不承认，其实软件本身并不是特别友好。

一个那么小的屏幕要塞下那么多的功能，不得不折叠了非常多的功能。

所以对于新手来讲另外一个极度拖慢速度的原因，就是小白很难找到想要的目标，大多是靠猜测。

比如小白想要「插入音乐」这个功能，老手可能一下就能想到在插入选项卡里面，但是小白可能要一个一个选项卡开始猜测点击。

就算翻到了「插入」选项卡，也有可能被遗漏。

（恩...小白就是那么悲催）

接下来我们来看看怎么解决吧。

■ 1. 找不到功能怎么办？

方法一：

功能：快速访问工具栏可能很多新童鞋不知道快速访问工具栏的好，但是我真的离不开它。

快速访问工具栏是PPT里面唯一可以定制，并且不会被折叠的功能菜单，所以我们可以将一些常用的功能筛选出来，放在快速访问工具栏里面。

怎么做？

简单死了，将鼠标放在一个功能上，然后选择右键，选择将这个功能插入快速访问工具栏。



然后快速访问工具栏里面就有这个功能啦。

但是。。。

我知道你们肯定很多人不知道有哪些功能算是「常用功能」

可以插入快速访问工具栏的功能，我总结了一些。

甚至，我还把我用了接近3年的快速访问工具栏导出了一个文件，分享给大家。

下载方式看文末哦~

方法二

功能：建立一个高效操作界面

我知道各位宝宝的PPT界面肯定是这个样子的。



而我常用的PPT界面是这个样子的。



PPT中的窗格会像抽屉一样，不断的打开关闭，下次要用到的时候还要不断的打开，关闭，反反复复，实在是烦得很。其实我们完全可以将鼠标选中窗格右上角的小三角形，然后将这个窗格提取到桌面上。



三个窗格分别是将PPT的页面设计成这个样子，再结合快速访问工具栏，基本上是最高效的操作方式了。当然你还可以选择成黑色的主题，让整体看起来更加狂霸酷炫吊炸天一些。



方法三

islide插件：排列与排序

如果你不喜欢用PPT自带的快速访问工具栏的话，其实islide也集成一个叫做排列与排序的功能，里面也有很多非常高效和常见的功能。打开之后是这个样子。



而且因为不是PPT界面自带的功能所以你可以任意摆放都不会折叠。

所以我们可以把它放在一边，随时调用。

真是棒棒哒。假如你的页面中有很多的元素。

比如像这样。



你会陷入一个窘境，你的目标可能是A图层，但是因为图层太多，总是会不小心点到B图层或者是C图层。

（阿西吧~！！！！）



这该怎么办呢？

方法一

功能：选择窗格

那么这个时候你就可以考虑选择打开「选择窗格」

点击右侧的小眼睛，隐藏起来过多的图层，再进行选择。当你选中目标图层的时候，可以双击修改一下文件名称，然后下次直接在选择窗格里面选中即可。方法二

PA插件：图层锁定

在PPT中还有另外一种窘境。

一张图片上垫着一个文本框，并且文本框的面积要远远小于图片。



你会发现当你点击文字的时候，总是莫名其妙点中图片。

这种频繁的误触影响效率不说，关键是还特别影响心情。

这个时候，如果你有PA插件，运用里面的「对象锁」功能就特别适合这种情况。



我们现在PA插件中设定好对象锁的具体功能细节。

然后选中你的目标图层，点击PA插件中的图层锁定。



瞬间！你就发现这个图层再也无法选中了----

以上就是珞珈的PPT的高效率秘诀，如果你有更好的提高效率的方法和技巧，可以在评论区里面分享出来哦~

文中所有的插件和文件的下载方式：广告时间：

其实还有很多非常棒的高效操作技巧和PPT设计技巧，这些我都放在「PPT审美模仿训练营」里面啦。

这是一个超人气训练营。

第一期48小时招募了1200+人，第二期推文都没发就招募了600+人，第三期发推文前已经预售了800+人。

然而，很多小伙伴依旧是没有报上名。

至于课程质量。。。

恩。。。你可以看一下第一期学员的作品集锦

“一群疯子。”

第二期的学员作品集锦我还在整理中，过两天就会发出来。

有兴趣的童鞋可以识别下方二维码参与报名哦

预购从速哦~~

点击阅读原文也可以哟~

↓↓

    关注 珞珈Carlos