不容小觑的会议报名回执

运用之妙，存乎一心，看似简单普通的报名回执，用好却并不容易。...





重要会议通知一般都应附上报名回执。报名回执是收集参会人员信息的关键，而收集参会人员信息则也是整个办会的“控制性工程”。运用之妙，存乎一心，看似简单普通的报名回执，用好却并不容易。

报名回执虽小，至少可以起到以下作用：

信息集中、清楚明了。一份会议通知尤其是比较复杂的会议通知，有效信息往往分散各处。而报名回执可以将所有须反馈信息集中在一张表里，填报人员只须对空逐一填齐即可，准确高效，不会缺漏。

格式统一、便于统计。规模较大的会议，参会单位往往数以百计，会议承办部门统计录入参会人员信息工作量很大。报名回执格式统一，可简化工作量，方便统计录入。

程序严谨，职责清晰。报名回执一般会要求填写填报人姓名及联系电话，有的还会加上报到工作人员或联系人。这样可以做到责任到人，既避免职责不清、推诿扯皮，也方便在需要的情况下以最快速度联系上参会单位。

易于区分、防止混淆。有的会议承办部门会同时承办几个会议，如果不使用报名回执，不在报名回执上标注清楚会议名称，就会出现无法区分收到的报名表对应哪个会议的问题。同样的，有时候一个单位会同时收到多份会议通知，如果不注意，也很容易出现错报的情况。起草报名回执可分以下步骤：

第一步，确定是否须附报名回执。一般来说，只有规模较大、较正式的会议才须要附回执。

第二步，确定报名回执要素。这是起草报名回执的关键，其要素大致分两类：一类是参会人员信息，比如姓名、性别、民族、单位、职务、级别、联系电话、车牌号、抵离航班或车次等，这一类信息可增可减；另一类是辅助信息，比如会议名称、填报单位、盖章、填报人姓名和联系电话、备注，这一类信息是固定的、必要的。某一要素是否必需是根据办会需要来确定的。在明确要素时，应遵循“必要的一个不能少，无用的一个不能有”的原则，以使报名回执简洁实用。

第三步，优化美化报名回执页面布局。报名回执一般都为表格形式，列、行间距应恰当，使之既美观又实用。要把报名回执用活，须从更高层次加以考虑。

进一步贯彻落实中央八项规定精神。中央八项规定出台后，为提高会议质量和效率，对会议组织工作精准度的要求更高。比如，在同一会议不同阶段参会范围不同，一个会议中套开多个小会，现场会议分组考察，等等。会议出现上述变化后，报名要求也就相应变得更加复杂。巧妙灵活地使用报名回执可以更加方便地顺应这种趋势。比如，报名回执中增加一栏“是否须要安排食宿”，就可以让食宿安排更加合理，避免浪费。

改进会风会纪。在报名回执上注明须要填报单位加盖单位公章，这是每一份报名回执的“规定动作”。其目的是为提高办会、参会的严肃性，作为必要而有效的凭证，一方面能督促参会单位工作人员认真填报，另一方面也可防止无故缺会或找人替会的情况发生。

降低沟通成本。具体到一个单位，负责反馈参会人员信息的人是相对固定的，办会单位长期坚持使用报名回执，并对某些方面一贯地提出要求，可以使办会和参会单位形成某种程度上的默契，减少很多不必要的沟通成本。比如，党委系统的会议报名回执长期要求填报党内职务，偶尔没有特别要求，填报人也会习惯地填上党内职务。

用好报名回执，参会单位填报人员的工作也非常重要，需在通读会议通知、全盘掌握通知要求的基础上，按程序请示汇报，作好沟通衔接，逐项落实每一条信息，待所有信息确定无疑后再填报，一旦参会人员信息有变化要在第一时间重新填报反馈报名回执。只有办会和参会单位协力合作，才能做好会议报名工作。

（文章摘自《秘书工作》杂志2017年3期；作者：易志强）

编辑：刘 健  制作：吴 昊

注：本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”（mishugongzuo），任何媒介转载均须注明来源，否则追究法律责任。 

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