为什么要保持Excel的“纯洁性”？一个字是怎么坏了一锅Excel的？还有有趣且有用的练习在内。...



上两回说到，初稿时注意使用格式命令、格式工具的话，今后修改能省很多麻烦，尤其不会为难处女座：要么总有些地方和其他地方看上去不一样，要么一处一处修改累成狗。

要知道，有些看不见或不容易看见的地方，才是最坑人的。

上个月有一份xls，发给客户之前我们要核对一下数据，这时发现，左边一列的和、右边一列的和怎么就是对不上呢（应该相等的）。花了好大力气查来查去，原来问题在这里：



你看到了，右边一列里面有一个单元格多了个“元”字。Excel统计这一列的时候，这个“400000元”是略过的，因为Excel不认为它是数值，把它当作字符串，上方的“9000”“510000”才是数值，于是右边一列的和就短了400000。

这样的问题我经常在各种xls里看到，共同点是数字单元格里还有其他“脏东西”，比如单位、“千”“万”之类的量级、“总计：”之类的前缀。一列/行都有“脏东西”的话，这列/行没法计算，还不如用Word；某个单元格有“脏东西”的话，就像刚才那个例子里那样，问题更隐蔽。二稿岂不累死你？

因此我的原则是：数字单元格里只放数字。

一定要放那些“脏东西”怎么办？



就像上面，要么把“脏东西”提到表头，要么另外专门加一列来放。

更专业的做法是这样的：



调出“单元格格式”对话框，选择你需要的格式，然后点击“自定义”，在输入框最后加上“元”。这样所有单元格都会自动显示“元”，同时系统会把它当作数值而不是字符串，可以参与运算。这种做法就是实现了兼得：自定义显示格式、随意增加字符，同时保留数值“身份”。

“单元格格式”用处很大，不过大多数读者可能根本没打开过。你试试就知道多好玩了。

练习：请让Excel显示“800元/天×5天＝4,000元”，且这个算式的结果是系统计算而非手填的，我若改前面的数字，后面的结果会自动更新。答案见最后。

有时一个xls满眼都是“脏东西”，因为制作者用Excel时并不会用到计算、筛选、比较/排序，于是就无所谓。那么，这种情况为什么不用Word呢？干吗一想到“表格”就想到Excel？

其实表格有两种。一种叫form，你去填个申请、写个简历，就是在做form。它的内容是非关系的，也就是上一格与下一格不是同类并列的，左一格和右一格并不同属于一个项目。form的关键词是排版，也就是说纵横纵横的只是为了清晰。



上面是form。

另一种叫作table，成绩单、账单是table。它是关系型的：上一格与下一格是同类并列的，比如“3月2日”“4月1日”，比如“麦当劳”“肯德基”；左一格和右一格同属一个项目，比如“70元”“3月2日”“麦当劳”是一条消费记录的几个属性。

form推荐用Word的表格做，因为1）Word的格式功能比Excel强得多，你在两种环境下试过合并单元格/拆分单元格就知道了，样式之类的更不用提，当然Word没有“单元格格式”和“条件格式”，但按我们的分类form根本不需要这个。2）Excel的浏览其实很费劲，在这方面唯一胜过Word的是有“冻结窗格”功能，但按我们的分类form大多不需要这个。有人只是嫌Word页面太窄，那把页面设置成横的呢？Excel还经常显示不了完整内容（有很多文字的xls，我习惯性要一一点击单元格，看是不是有几行没显示出来），坑人。3）Excel打印设置很麻烦。

table应该用Excel，因为必然会用到计算、筛选、比较/排序，这方面Excel是Word比不上的。

所以，并不是“表格”就要Excel，也不是有数字就要Excel。你是否要用到计算、筛选、比较/排序？是：Excel。

这不是炫技，有大用处的：怎样做才能按我们的习惯显示，同时又用到Excel的计算功能？就是这样。



下集预告：事儿还没完，这才进行到第二个层次。之前的格式不过是小事。

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