一位公关总监的自白：我是怎么管理客户需求的？
一年多之前，我入职一家公关公司，担任策划部负责人一职。可刚到公司不久，却面临一个令人头疼的现实：策划部共五名员工，每人手上负责4-5个固定客户，加上新客户竞标任务，每个人手头上都有大量的客户资料，但这些资料却杂乱无章，且每个人的资料之间也没有互通——信息阻塞非常严重，沟通效率低。
不仅如此，当我想看看前几年客户的服务情况以及了解每一名员工擅长的领域时，发现我的“前任”并没有给我留下任何相关的记录。
而客户也早已怨声载道，不少好几年的老客户也因此流失。
——头痛之外，我更清楚地知道，这里需要一场改变。
建立团队资料库 ，而不是个人资料箱
在开始我的“新官上任三把火”之前，先给同事们都安利了一枚在线协同办公软件——有道云协作。有些人听过，有些人没听过——但没关系，因为他们很快会发现它的好。
之后，我开始要求大家整理自己手上的客户资料。云协作是以一个个独立的群为运行单位的，我新建了一个策划部的群组，要求每人在协作群里创建一个自己的文件夹，再按照各客户建立子文件夹，然后将该客户相关的所有资料上传。
同时，针对共同的竞标项目，我单独创建了一个文件夹供全体员工查看。
像这样：
去邮箱化管理“一起”干活不累
公关公司是典型的“重文档”的公司，不仅有海量的客户需求，每天还要撰写大量文档及稿件，这期间还需要与其他人交换修改意见。
按照以前的流程：员工A写完一篇稿件，上传至邮箱发送给我，我下载到本地之后审核，提供修改意见，然后返回给员工A，员工A再下载到本地，修改完毕后再次上传然后再次发送给我确认，之后或许我还有二轮、三轮的修改意见（我是一枚严谨的领导…），一来二去、反反复复，严重拖慢项目进度，也让沟通邮件把邮箱“充塞”得严严实实。
即使是后来大家开始用QQ微信，对于文档的传输、编辑也很不方便，而且也不能在线归类保存。
而解决这个问题我只用了两步：
首先，员工A在协作群中把稿件上传并@我，我直接在协作群打开稿件，在评论框或直接在稿件上进行修改批注。而且，每处文档修改都会被系统记录下来，这样方便我和员工进行一一对照，避免了混乱修改情况的出现。
像这样：
让工作的归工作 让生活的归生活
公关是一个苦逼的行业，不少员工跟我吐槽工作把生活侵占得太满，特别是微信出现以后，无时不刻都要接收领导以及客户的需求。
不仅如此，在以前，我一般是把资料共享至微信群，然后大家来讨论。但随之而来的问题是，分享出去的资料每个成员要单独阅读，而且针对一些篇幅较长的材料，很难一边阅读一边进行沟通，再加之一些工作无关因素的干扰，比如群成员的逗笑、表情包刷屏等，很难保证沟通的高效性。
为什么不让工作和生活分开呢？——生活和日常社交还是在微信群里，用于联络感情；而基于工作的沟通则回归到工作本身。
在云协作群里，我们会针对一份或几份特定的资料来进行沟通，例如在对话栏进行简易的任务分配，或在文档的评论区留言等。
而面对客户突如其来的需求也不会手足无措，直接在移动端将资料一键分享过去就搞定了。
像这样：
对于我们而言，有道云协作相当于一个高效的在线办公平台，每一个群组就是一个微小的“办公室”。线下我们在办公室里办公，线上我们就靠云协作来协调工作。
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