《如何进行公关管理》：第一章 公共关系管理基础 一、技能点1如何理解公关职能

------二、技能点2如何做好会前准备------

主题词行政管理·会议管理·会前准备适用情景当需要着手进行会议准备时，查看此技能。

技能描述

会议管理作为一个过程管理，会前准备是其第一个步骤。通常，大型会议的准备往往需要按照严格的程序进行。一般来说，企业的会前准备有以下工作：

1．确定与会者

作为会议的主体，与会者的确定无疑是十分重要的。出于对会议成本的控制，应该控制与会者数量。但这种控制不以降低会议的目的和效果为代价。所以，确定与会者应该考虑以下因素：

（1）与会者是不是必要成员；

（2）与会者是否直接参与会后执行；

（3）与会者是否有利于会议目标的实现；

（4）与会者是否具有达成某项决议的能力；

（5）与会者是否能全身心地投入；

（6）与会者是否会对他人造成妨碍，从而影响会议的整体成效。

2．选择开会的时间

选择合适的开会时间，确保与会者可以按时出席，积极参与，从而取得好的效果。因此，选择开会时间应该考虑以下因素：

（1）调查了解与会者方便的时间段，尽量不打乱与会者原来的时间计划安排；（2）注意选准会议中心人物的最佳开会时间段，确保其能够集中精力，安心开会；（3）开会时间尽量不要与企业重要的经营活动发生冲突，避免打乱企业正常的运行秩序，影响效益；（4）尽量开短会，可以保证参会者精力旺盛，达到最佳的开会效果。

3．选择开会的地点

会场的选择是否合适，会议地点的物质条件、环境氛围等都会对与会者的情绪产生影响。而且，选择会议地点还要考虑到硬件设施的条件。所以，应考虑：

（1）会址与参会人员距离不宜太远；

（2）会场的环境是安静的场所；

（3）会场有足够的照明设施，并保持良好的通风及适宜的温度；（4）通讯联系方便，保证信息流通顺畅；

（5）会场的空间必须合适，过于空旷和过于狭窄都会影响会议效果。

4．会场布置

作为会前准备的重要内容之一，会场布置应着重注意做好以下几方面的工作：

（1）合理安排会场空间，既要便于与会者进出通畅，又要保持会场紧凑的格局；（2）认真细致地做好会议用品发放及设备的调试工作，登记清晰，管理统一。

（3）按照会议的性质和领导的要求正确安排会议座次，做到方便沟通和讨论。其主要方式有以下三种：

①单向传递信息会议的座位排列方式；

②双向沟通交流会议的座位排列方式；

③多向沟通交流会议的座位排列方式。

5．拟订会议日程

拟订会议日程，即拟订会议的程序表，是为了让与会者事先对会议有所了解，以便提前做好准备。

一般来说，会议日程由会议筹备部门提出草案，经会议主席审定后确定，包括：会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分配等。

会议的日程安排必须考虑以下因素：

（1）优先安排重要或紧急的事项；

（2）合理分配各项议案及事项的会议时间，为重要事项留出充足的时间；（3）会议议程不宜过于复杂，内容不宜过多；（4）提前把会议日程通知与会者，并发送相关的资料，以缩短会议做出决策的时间，提高会议效率。

6．会议通知

在确定了会议的议题、召开的时间、地点和场所等事宜后，应该及早印发会议通知。其内容应包括会议的时间、地点、出席人员、会议内容以及日程等，并且应提示与会者尽早给予明确答复，或返还出席会议的回执，以便于统计与会者名单。

以上关于会议的相关介绍是职业经理人需要格外注意的，虽非常琐碎，却能保证会议的成功与有效。

牢记要点

会前准备的工作事项有：

确定与会者

选择开会时间

选择开会地点

进行会场布置

拟订会议日程

发布会议通知

实践练习

请您做下面的实践练习题：

1．请您认真分析一下目前贵公司有哪些会议是必需的，哪些是可有可无的，哪些是对照上文可以取消的。

2．请您总结一下自己身边的会议准备现状，看看其中还有哪些方面应该改进？
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行公关管理》

作者：杨波
小说现有字数：12万字
最后更新于：2016年12月22日
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