《如何进行行政管理》：三、技能点3如何做好会前检查

------三、技能点3如何做好会前检查------

主题词行政管理·会议管理·会前检查适用情景当需要对会议准备工作进行最后检查时，查看此技能。

技能描述

在会议的筹备阶段及准备工作结束后，必须做出全面的检查，以免出现疏漏，从而保证会议的质量和效果。

所以，全面的会前检查是会议管理必不可少的一部分。它主要包括以下两个方面的检查：

1．会议筹备期检查

（1）会议目的：

①本次会议是否确实需要召开？

②开会的议题是否明确？

（2）会议事项：

①开会的时机、时间是否恰当？

②开会的地点、环境是否合适？

③会议邀请的对象是否合适？

（3）会议通知：

①与会者是否已经得到通知？

②是否已经将会议的宗旨、议题通知与会者？

③是否要求与会者事先准备有关资料？

④与会者是否已经就议题做好准备？

（4）会议准备：

①是否已经拟订好会议议题的进行顺序及会议时间的分配？

②准备工作是否已经完全就绪？

③所准备的文件资料是否真实、准确？

④是否已经安排好了会议记录？

⑤是否需要使用相关设备？

2．会议活动细节检查

（1）活动的宗旨；

（2）活动的范围；

（3）预算；

（4）招待对象的层次；

（5）总人数（查会议通知的回执）；

（6）活动的日期及时间（注意避免与其他同业的活动冲突）；（7）活动天数；

（8）筹备单位；

（9）活动负责人；

（10）各项活动的明细分工表；

（11）会场的预定；

（12）制作来宾名册（姓名、地址、公司名称、电话、职衔等）；（13）会议活动邀请函（应在活动日期的2~3个星期前寄达给对方）；（14）纪念品；

（15）交通工具；

（16）酬谢费；

（17）会场布置；

（18）宴会的形式；

（19）饮料供应；

（20）烟酒；

（21）菜单的印刷；

（22）花饰布置；

（23）园景制作；

（24）看板及标示板；

（25）拍照及摄像；

（26）会议桌的选择；

（27）座位顺序（是否突出主宾、是否便于会议交流）；（28）胸章及名牌；

（29）服务员的着装；

（30）新闻报道（文字及摄影）；

（31）资料的收发；

（32）住宿安排；

（33）特设专用柜台；

（34）费用支付（住宿、餐饮、电话费等）；

（35）用餐安排；

（36）服务柜台的工作；

（37）节目表演的总预算；

（38）新的工厂、公司落成的庆祝喜宴；

（39）展览展示；

（40）全部活动费用。

总之，会前检查作为行政管理的重要一环，是职业经理人义不容辞的工作内容，对其应予以充分地关注，并在相关工作中切实予以贯彻落实。

牢记要点

会前检查包括：

会议筹备期检查

会议活动细节检查

实践练习

请检查您的会前检查状况如何：

1．您是否认识到会前检查的重要性？请结合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在日常工作中体现出来的？

2．您在进行会前检查时是否首先考虑到会议的必要性和目的性？如果您还没有养成这样的思考习惯，请您予以改进。最好能结合某次具体会议，看看会前检查对您开好会议是否有极大的帮助。

3．您所做的会前检查是否全面、实际？请您就已做的检查内容再次予以反思，看看有没有更好的检查方式？

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------四、技能点4如何处理好会中事务------

主题词行政管理·会议管理·会中事务处理适用情景当需要了解会议中的相关事务及处理方法时，查看此技能。

技能描述

在会议进行的过程中，往往有许多会务工作需要处理。而这些会务工作的质量高低，会直接影响到会议的进程和效率。

可以说，处理好会中事务是会议管理的最重要环节，它为会议的成功进行提供了条件和保证。

一般来说，会务工作包括以下几个方面：

1．会议签到

会议签到是为了准确及时统计会议的出席人数。一般来说，与会者进入会场都要签到。并且，有些会议只有在达到规定的人数后才能召开。而准确及时的人数统计也为会议工作的有序安排提供了方便。

会议签到一般形式有：

（1）簿式签到。簿式签到是指与会者在专门准备好的签到簿上签名，表示到会。一般来说，签到簿应包含姓名、职务、单位等内容。采用簿式签到的方法，名单容易保存，方便查找，可广泛应用于小型会议。而对于大型的会议来说，签到的人数众多，容易拥挤，簿式签到则不太方便。

（2）卡式签到。卡式签到是指工作人员事先把签到卡分发给每位与会者，与会者在卡上写好自己的名字，在进入会场时交给工作人员，表示到会。一般来说，签到卡应注明会议名称、时间、地点、座位号等内容。卡式签到较为方便，不会造成签到时的拥挤，但是，往往不方便查找人员。一般多用于大中型会议。

（3）电脑签到。随着科技的发展，电脑签到这一先进手段更多地被应用。采用这种方式，与会者只需在到场时将特制的卡片放入签到机内，电脑就会将与会者的姓名、号码等信息传到会场的主机，即刻完成签到。同时，将签到卡退还本人。电脑签到有着准确、快速的优点，已更多地被一些大型会议所采用。

此外，还有一些签到方式，大多根据会议的实际需要而运用。总之，会议签到是为了精确统计会议人数，保证会议能够顺利进行，必须予以重视。

2．会场服务

会场服务的好坏直接关系到会议能否有序进行，好的会场服务是会议顺利进行及圆满结束的必要条件。会场服务工作的内容比较多，主要包括以下几点：

（1）引导座位。大多数会议的与会者座位都是事先安排好的，要求与会者对号入座。同时，工作人员要引导对会场不熟悉的与会者入座。一般情况下，为了方便管理与交流，往往安排以部门为单位集中就座。在一些大型会议中，由于会场较大，与会者人数较多，为了做好座位引导工作，可以在会场设置指示标记，或印制会议的座次表。以便引导与会者快捷、方便地入座。

（2）分发会议的文件资料。会议中往往有文件和材料需要分发给与会者，这就需要工作人员及时地将其送到与会者手中。文件资料的分发有两种形式。会前分发：一般在与会者入场时，由工作人员在入口处分发；也可以在开会之前在每位与会者的座位上放一份文件材料。会中分发：在会议进行期间根据会议进程的需要，由工作人员将文件资料分发或收回。有些会议的文件资料需要收回，一般应在文件的右上角写明收回时间，以及由何人收回。收回的时候应予以登记，以免发生错漏。

（3）维持会场秩序。在会议进行的过程中，为了防止混乱的发生，阻碍会议的正常进程，一般需要有工作人员维持会场秩序，禁止无关人员入场，保证会场的安全。在发生意外的时候，应及时做出有效的反应，制止发生的无序情况。

（4）信息传递。在会议进行的过程中，会场往往与外界是隔绝的，需要会议工作人员传递信息，进行内外的联系，将一些紧急情况传达给与会者。但是，在信息的传递过程中，工作人员必须保证对会议内容的保密，防止泄密。

3．会议记录

一般来说，会议都需要有记录。会议记录包括两个部分：第一部分是记录会议的组织情况，包括会议的名称、时间、地点、与会人员等；第二部分是记录会议的内容，包括会议的议题、发言情况、通过的决议、决定等。会议记录至关重要，它是会议内容和进程的客观记载，同时，也是重要的档案资料。既为撰写会议简报和会议纪要提供了材料，又为日后检查会议的执行情况提供了依据。所以，必须认真地做好会议记录。

会议记录有以下两种方法：

（1）摘要记录。摘要记录就是摘录要义，记录会议的重点。例如发言者的发言要点、会议的决议等。摘要记录要求合理取舍，简明扼要，重点突出。用简捷的语言准确地表达会议的真实意思。因此，对记录人员素质的要求较高，不仅需要有速记能力，还得有较高的分析和语言概括能力。

（2）详细记录。详细记录是按照发言人原话的方式，不加任何改动或概括，准确完整地记录会议的所有内容。这就对记录的速度有极高的要求。所以，为了更加详细及时地记录会议内容，记录人员往往运用一些速记符号。而现代化的会议记录，更多地使用录音机、速录机等设备进行记录。

总之，会议记录要求真实、准确。这就要求记录人员对会议记录的工作态度必须认真，技能必须熟练，了解会议宗旨，具有较高的专业素质，才能胜任会议记录工作。

会中事务，事无巨细，任何一个小小的纰漏，都有可能给会议造成无法弥补的损失，职业经理人千万不能疏忽大意。

牢记要点

会中事务工作的主要内容有：

会议签到

会场服务

会议记录

实践练习

请您做下面的实践练习题：

1．请判断下列内容是否正确，对的请打“√”，错的请打“×”：

（1）会务工作就是指准备会议过程中的工作。（）（2）会务工作应由会议筹备部门主要负责，其他部门起辅助作用即可。（）

2．思考题：试列举几例成功的会务工作，并说明它们为什么能让您印象深刻？

参考答案：

1．（1）×；（2）√。

2．略。

关于这方面的学习资源有很多，例如：

《成功企业行政办公管理制度范本》，王荣奎主编，中国经济出版社，2001年。

《行政经理工作手册》，甘华鸣著，中国国际广播出版社，2002年。

《成功的会务组织》，AnnJ.Boehme著，中国标准出版社，2002年。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行行政管理》

作者：吴琼
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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