《如何进行行政管理》：二、技能点2如何设置文书管理部门

------二、技能点2如何设置文书管理部门------

主题词行政管理·文书管理·文书管理部门设置适用情景当需要设置文书管理部门或调整文书管理部门时，查看此技能。

技能描述

企业想要运行高效，必须有一个合理的企业部门的设置。只有分工到位，才能形成统一化、专业化的管理模式，做到企业上下围绕企业目标共同努力，协调一致。如何设置文书管理机构呢？何种部门适合担当此任务呢？

1．总收发部门

由总务部门统一担任。总公司各部门与外界来往文书的收发由总务部门统一办理，各公司（工厂）所在地的总收发由其所属总务部门办理。总收发部门负责文书收受及发送。

2．管理部门

由于各个部门的管理分工不同，依照其不同的职能特点，可以让它们担当不同的管理任务。例如：各公司总经理室或管理处，负责管理各部、室、中心及以公司名义与外界来往的文书；各业务部门的最高主管部门，负责管理营业、采购、法律、服务、训练等业务部门的文书；各公司（工厂）经理室或管理处（或总务部门），负责管理其所在地域与外界来往的地区性文书；各分公司、部门间的来往文书，原则上以厂、处、部、室部门为管理部门。

3．主办及会办部门

（1）资料需报送工厂主管机构的，由各公司总经理室或独立厂区的管理部门主办，由法律事务室会办；（2）资料需报送外汇贸易主管机构的，由资材部主办，由法律事务室、财务部会办；（3）资料需报送新闻媒体的，由秘书室主办，但是如果资料涉及公司业务政策事项，应先报告董事长核定后才能对外发布；（4）资料需报送股东及一般性客户的，由公司总经理室主办，但编印前必须先会晤法律事务室。

（5）资料需报送金融机构的，由财务部主办；需报送税务主管机构的，由各公司会计处主办；需报送商业及证券主管机构的，由各公司总经理室或证券办主办。

总而言之，资料报送部门的分类和设置，一定要本着必要和有限的原则，在此基础上，确定文书管理部门设置和工作流程。

牢记要点

文书管理机构设置的要点：

总收发部门的设置

管理部门的设置

主办及会办部门的设置

实践练习

请您做下面的实践练习题：

请您判断以下说法的对错，对的打“√”，错的打“×”。

1．文书管理工作可以由行政部门代行，没有必要再单设专门机构。（）2．文书管理人员要重在经验，而不是理论。（）参考答案：

1.×；2.√。

关于这方面的学习资源有很多，例如：

《企业办公标准管理大全》，玉国主编，光明日报出版社，2003年。

《成功企业行政，总务、后勤管理制度范例》，邹秀明主编，广东经济出版社，2002年

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------三、技能点３如何进行文书的行文------

主题词行政管理·文书管理·文书行文规范适用情景当面对不同的发文对象需要选用不同的文书形式时，查看此技能。

技能描述

企业在日常行政管理过程中，要面对各种各样的对象，发文对象的不同决定了文书写作方式的不同，文书写作绝不能够千篇一律。就如同在不同的场合我们会有不同的着装，见到不同的人说不同的话的道理一样，这既体现了格式的规范，也是对发文对象的尊重。

1．公文类别

（1）公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用。

（2）公函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行文或公司与公司之间及公司内各部门间行文使用。

（3）便函：在企业、部门间或企业内各部门间业务接洽时使用。

（4）签呈：下级对上级请示或报告时使用

（5）表格式公文：政府机关规定的表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。

（6）其他：司法文书依司法部门规定程序实施；合同文书依法律、法规的规定实施；会议记录及例行报表等不必行文；业务处理须以电报行文时必须使用电报。

2．行文权限判别

行文时名义不同，署名就会不同，如何判别这些署名的正确性呢？这就要求需要划分不同的权限。

（1）以董事长署名行文者，应送总管理处总经理室转呈董事长审核执行。以总经理署名行文者，应送公司总经理室转呈总经理审核执行。

（2）以公司名义盖用公司公章行文者，应由经理级人员执行。

（3）总管理处各部室、中心代表公司对外行文须由该部门经理（主任）执行，以事业部经理署名行文者，应送经理室转呈经理审核执行。

（4）以部门名义行文者，应由部门主管执行。

（5）因专案业务需要如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义须盖用董事长或总经理的业务专用章者，行文时应由该业务主管部门主管在授权范围内经核准后方能盖用。

（6）固定格式行文，应由署名的主管对原稿审核后，授权业务主办部门主管依式行文。

总之，文书行文有着特定的规范，写作者必须遵守这些规范，如此，才能使文书合理，并能准确发挥作用，从而减少不必要的麻烦。

牢记要点

文书行文时要特别注意：

公文类别

行文权限

实践练习

请您做下面的实践练习题：

请检查您的企业是否意识到行文的重要性：

1．您的企业行文都有哪些方式？有没有可利用的更好的方式？建议您对此进行反思。

2．请您从行文规范的角度检查一下企业在行文时的做法是否符合规定的要求，需要采取哪些措施进行改进。

3．您认为企业在文书管理行文方面还有哪些需要改进的地方？最好和同类或相似的企业进行一下比较，以查漏补缺、取长补短。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行行政管理》

作者：吴琼
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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