《如何进行行政管理》：四、技能点4如何收发文书

------四、技能点4如何收发文书------

主题词行政管理·文书管理·文书收发适用情景当各种文书纷纷到达公司需要分门别类时，查看此技能。

技能描述

现代经济社会，各种信息的及时交流变得越来越重要。面对各种文书纷至沓来，文书管理人员如何才能避免手忙脚乱，这就需要掌握熟练的文书收发技巧。

1．文书收发部门

文书收发工作，一般企业都会让总务部来负责。有些还特别要求总务部文秘室进行统一接收处理。公司各部、处、室都要设文书负责人，负责本部门内文件的分发、保管工作。在文书管理部门还须设立一名信使，负责在各部门之间传递各类文书，以使文书在各部门顺畅流通。

2．文书收发要求

（1）一般文书在启封后，分送各部门、科室。

（2）私人文书不必开启，直接送收信人。

（3）送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回到文书收发部门。

（4）启封后，编上文书的收发编号，注明收发编号和收发日期。

（5）文书当事人必须签名盖章领取文书。

（6）绝密文件或亲启文书，必须直接送交当事者，由文书当事者开封与处置。

（7）文书中夹带的所有附加物品，必须原样送到当事人手中。

3．需登记的文书

（1）在一般文书或送交部门的普通文书中，如果判定或者未开启也能判断是重要文书或者夹有重要物品的文书要登记。

（2）专人传递送达的文书要登记。

（3）标有“绝密”类或亲启类字样的文书要登记。

4．规定时间以外的文书收发

在制度工作时间外接到文书，如果值班人员能够判定是紧急重要的文书，或者直接写给公司高层领导的文书，应该立即通知秘书室主任；其他次重要文书，只需通知收发室的主任，并按其指示处理。

总之，文书的收发是个具体过程，大量的细节需要注意，必须明确程序和各个步骤，如此，才能有条不紊，使收发工作有序运行。

牢记要点

文书收发管理要做到：

设置专门部门

注意文书收发要求

部分文书需要登记

制度工作时间外文书要注意查收

实践练习

请您做下面的实践练习题：

1．您认为文书收发制度的建立对于您的企业产生了怎样有益的作用？

2．请举出您的企业中有哪些需要登记的企业文书？

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------五、技能点5如何寄发文书------

主题词行政管理·文书管理·文书寄发适用情景当文书对象距离很远，在与其进行业务往来需要传递文书时，查看此技能。

技能描述

公司的各个部门和业务伙伴不可能都在同一个地点。当面对距离较远的文书对象应该如何运用文书呢？在这个时候，就不得不将文书用邮寄的方式送到对方的手中，这个时候能够保证文书在最短的时间内送达，就是最具时效性的文书传递方式。

寄发

寄发公司外的一般文书，各部门、科室及有关人员封缄之后，直接送交文秘室统一寄发。文秘室汇集所有待发文书，做好文书发送登记。待发文书必须在规定时间内送出去。特快专递以及电报等文书，必须及时发出。

重要文件

机密或亲启文件，文秘科必须加盖“绝密”、“密”、“亲启”等字样印章后发送，并给发文部门、科室或发文者以必要的回复。

其他重要文书或快递文书，必须加盖“专递”、“面呈”、“快递”等字样印章，并给发文当事者必要的回复。

费用

邮费与电报费用由文秘科统一开支。文秘科须按月决算全部邮费与电报费用开支。待发电报必须填写“文书发送登记簿”，由文秘科负责发送。

总之，寄发文书是个需要通盘考虑的问题，而且，确保文书的有效送达，更是经理人必须时时提醒的。

牢记要点

文书邮寄应该注意：

寄发要由专门部门负责

重要文件加盖印章

费用统一

实践练习

请您做下面的实践练习题：

请您根据自己的理解判断下列说法的正误，正确的请打“√”，错误的请打“×”：

1．邮寄文书的费用应该由文秘科统一负责。（）2．对于一般文件也应该加盖印章。（）

3．待发电报前可以填写也可不填“文书发送登记簿”。（）参考答案：

1.√；2.×；3.×。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行行政管理》

作者：吴琼
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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