《如何进行行政管理》：八、技能点8如何制作文书

------八、技能点8如何制作文书------

主题词行政管理·文书管理·文书制作适用情景当需要起草制作文书的时候，查看此技能。

技能描述

文书内容是对发文者意图的表现，文书的制作过程也即是完整表达发文机关意图的过程。清晰而明了地表达，无疑对于上级机关意思的传达，起着至关重要的作用。制作文书也有特别的规定，它绝对不是文字的简单叠加。

1．注意事项

（1）一事一文，措辞准确。

（2）文件的起草要经过特定机关的同意，文件定稿前须经分管经理审核，审核者要对文件形式和内容进行审查，加以修改。

（3）明晰，除有特殊规定，应该有以下事项：文号、发文日期、发文机关（发文者）、收文机关（收文者），文件标题、文件拟稿人及有关责任人，并署上请示、审批者姓名。

（4）重要文书，须经公证，并附上具有法定效力的证据或证明文件。

2．文件编写要求

（1）用纸规格：一般采用A4规格，但特殊情况也可用其他型号。

（2）文体选择：一般用书面文体。

（3）文件号的编写：机关内部文件可注明本科室代字或代号，连续性文件应注有连续号；对外行文要标明本公司代字或代号。

（4）写法：文件第一行通常写上文号，第二行写上文件标题，第三行写制发年月日、制发者名称，再一行写收件人的姓名，之后一行写文件内容。

①经理发出的指令性文件，应有收文单位的名称，有时还会写上号码和年月日。

②对于复审呈报的文件，在文件末尾隔一行处写复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名，以作证明。

3．文书署名要求

（1）机关内部文件署部门负责人的姓名和职务。

（2）对外以公司名义发文，署本公司名称。

（3）对外以公司名义缔结合同，署名“董事会代表”。

（4）不重要的文书，只需署上经办人姓名即可。

4．标志注明

根据文书重要性的等级，应该分别注明“传阅”、“参考”、“急件”、“秘密”、“机密”、“绝密”的字样。文书信封上也可以特别注明“亲启”字样，以要求收件人亲自打开文书。

5．副本

文书一般应该保存两份副本。但是绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本，在特殊情况下，还须注明包括正本在内共复印多少份，送往何部门等。

总之，文书制作水平的高低关系到文书意图传达是否准确的问题，千万不能大意。

牢记要点

文书制作需注意：

制作文书的要点

文书的编写要求

文书的署名要求

文书的标志要注明

文书的副本

实践练习

请您做下面的实践练习题：

1．请你判断对错，对的打“√”，错的打“×”。

（1）文书制作应由专门的人员或机构完成，非专业人员最好别涉足。（）

（2）每一份文书都应按照上文所谈的格式严格完成。（）

2．分析题：试着分析一下您所在企业的文书，看它存在什么问题？并拿出具体的改进措施。

参考答案：

1.（1）√；

（2）×。

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------九、技能点9如何整理保存文书------

主题词行政管理·文书管理·整理保存文书适用情景当文书使用完后需要建立完整的保存机制时，查看此技能。

技能描述

每一天企业都要面对不同的事情，都需要不同的文书，这就意味着每一天都会有许多已被使用过的文书失去它现有的价值，但是文书的使用绝对不是一次性的，目前暂时的不再使用，绝对不意味着今后不再使用，从此可以把使用过的文书丢弃。这就涉及到文书的整理和保存的问题。

1．文书整理

（1）文书的编写符号：表示部门名称的符号，用部门名称的第一个汉字，如总务处文秘科，用“总、文”表示。

各种文书按先后顺序用自然数排序编号。

文书类别用“绝密”、“机密”、“秘密”等表示。

同一名称的文书，追加一组自然数，用“-”隔开，例如，“总、文秘密-002”。编号按年度更新。

（2）文书的编写符号都必须填写在“文书登记簿”上，以有利于管理。

（3）文书整理：将大部分没有必要查询与翻阅的文书和另一类需要经常查阅的文书分门归类，区别对特。

2．文书保管

文书整理之后，一些为数不多的重要文书，在一定的期间内可能还留在责任部门、科室。而大量的不重要的文书可以直接送总务科进行保存。所有失效的文书，都必须最终移交总务科，并且在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。

（1）文书的保管年限：

①永久保存文书：包括章程、股东大会及董事会议议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书；股票关系文书类；重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证书；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。

②保存十年文书：包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关的文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表；不在永久保存范围的重要文书。

③保存五年文书：指不需要保存十年的次重要文书。

④保存一年文书：指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管确定保存年限。

（2）重要文书的保管：全部重要的机密文书，一律存放在保险柜或带锁的文书柜中。

（3）保存期满以及没有必要继续保存的，经主管部门决定，填写废除理由和日期后予以销毁。

（4）职能部门变更或者作出调整，则必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由以及变更与调整后的效果。

（5）对于重要文件的借阅，必须出具借阅证明。

总之，文书的整理工作是文书管理的重要一环，经理人在面对这样的工作时，一定要细致入微，做好每一个细节，以求避免因为小疏漏而带来大错误。

牢记要点

文书的整理保存要注意：

文书的整理

文书的保管

实践练习

请您做下面的实践练习题：

1．您的企业在文书整理过程中是否也进行编号？具体的标准是怎样制定的？请对照本文进行反思，力求拿出更好的分类和编号方法。

2．您的企业文书是否严格按年限进行保存？如果没有，请您拿出改进措施。

3．您的企业重要文书在何处保管，借阅时是否需要出示借阅证明？如果还没有实施该措施，请您纠正。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行行政管理》

作者：吴琼
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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