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制定和执行日计划的“五把好刀”

你做过日计划吗？
在日计划的制定和执行中，你会有下面这些难题吗？



有时候，你会不会因为这些难题而困惑：为什么我这么努力，老天还要这么对我。

我想告诉你,真相是：光努力没用！

努力有时候并不能带来大的改变。因为，大的改变往往是从观念的优化和更新开始。



就比如一个过着打工生活的人，如果他没有觉得打工埋没了他的才干，可能就一直这么干到底，即使努力地干，也是一眼可以洞察生活的样子，不会有太大的变化；而当他突然某一天观念更新了，觉得人生应该去追求自己想要的生活，才可能会辞职，去开家从小梦想的咖啡店，这种极大的改变，就从观念的改变开始。

要知道，日计划不是拍脑袋就写出来的。在我看来，日计划制定不了，或者执行不了的原因，很大程度上是在于没有有效的理念、观念，并且去践行它们以形成习惯。



我的意思是，你不能总拿着一把钝刀去切菜，切得不好了，老是怪自己不行，却不知道，不是自己不行啊，是刀不行，得换把好刀，好用的厨具。

拿一把钝的刀，又企图跟大厨一样变成花样的切法，是一件吃力不讨好的事情。

在这里，我想盘点这几年来制定和完成日计划用的五把好“刀”，也是让我觉得最最棒的五大理念，期待能让你“切菜”切得更快一点：

第一把刀： 腾出大脑的内存

用电脑的时候，当电脑内存过满，比如说你打开了好多个任务的程序，这时候电脑会有点卡了；如果你把几个不需要的程序先关掉，电脑就顺畅和听话多了。

人脑也是这样。当你脑子里屯积了一堆想做的事情，就会时不时掂记着，说不出来的难受，就像一块石头堵在心头似的。试问，这时候，你办事的效率高吗？

可能我们手头正在处理着日计划中的某件事情，突然就一拍脑袋：哦，忘了还有件事要办呢！唉呀，那件事要怎么办呢！

这正是没有学会清空大脑的结果。当你的脑子里存着一件事，你会有创造性，多件事一起占据内存，就会因为屯积而产生焦虑感。



怎么办？当然是腾出大脑的内存清空大脑。

之前我有做过一份清空大脑的清单，用于作为”引子“，帮助大脑把想要做的事情勾引出来，免得占据大脑内存。



当时，有小伙伴戏谑：恐怕会越”清空“越不空吧。

那么，问题出在哪呢？

在于有没有写下来！写下来！写下来！



要给大脑腾出内存，肯定不可能是光靠脑子想，只对着“清空大脑”的清单，然后用脑子想，肯定会屯积在脑子里，越“清空”越不空。

我的做法是，一有灵感，就写进自己的“收集箱”等待后续处理，绝对不让那些想做的事积在大脑里，劳累身心。试试看，你会觉得轻松了许多。



用我自己编的“打油诗”来说，就是——

一旦有灵感，
写进收集箱，
等待再处理，
绝不积如山。

第二把刀：苹果要一块一块吃

吃苹果的时候，你们是习惯一口把整个塞进去，还是切成一小块一小块地吃？

你说，都不是，是洗了整个咬着吃。

就算是咬着吃，也是咬成一块一块地吃。

日计划也是如此。很多我们想要做的事情，其实都是苹果，而不是切好的苹果块，需要你把它切小一点。

比如说我准备一次沙龙的分享是需要制作ppt的，如果把制作ppt这个任务就作为一条计划的话，我通常会拖延，或者是做完的时间会比真正需要的时间长。因为“完成ppt的制作”这件事是一个需要把它切小的苹果，可以分解成很多小块：写下大纲，寻找ppt模板，搜索合适的图片，构思大概版式和素材，把图片和文字放进ppt模板中，试讲ppt，根据ppt试讲的情况调整顺序或内容等等。



这个方法其实很朴素，但很有用！这样的好处是什么？

1.利用碎片时间：信息时代，我们的碎片化时间远比整块时间多，利用碎片化时间做小事，吃下“苹果小块”可以积少成多，实现突破。

2.减少热机时间：简单的行动容易完成，甚至是想都不用就开干，能够减少做一件事情的“从想做到开始做”的热机时间。或者减少事件之间的切换时间。

3.缩短回馈周期：太远的回报总觉得够不着，离自己近的回报才容易把握得到。每次吃完“苹果小块”及时休息，在心理上更频繁地奖励自己，有成就感，就有动力。

在制定时，如果懂着“吃苹果法”，把任务看起一个苹果，把它们拆成一小块一小块的想都不用想，立即可执行的行动，在你身上就会ben发出意想不到的执行力。

所以，如果在执行日计划时，总是不想去做，有时候可能因为这个计划是个大大的苹果，而你没有用刀把它切小块一点。当你遇到这种情况时，就想问问自己，是不是这个计划是个“苹果”呢？

很多情况下，你是根本就不知道它是“苹果”，所以一直做不下去，以致于一看到这个计划，就自动把它忽略，不能把它吃下去。

吃“苹果”的能力，就是切“苹果”的能力。同样，推进“日计划”的能力，有时候真的相当于拆解“日计划”的能力。

那么，把“苹果”拆成多小块合适呢？

技巧就是拆成想都不用想，立即可执行的最好，这样你减少了思考的前奏，大脑就喜欢接受这种看似简单的计划。

如果你不相信这样做有神奇的力量，我可以讲个例子。

之前，美国有个大学设计了关于破伤风疫苗宣传手册，很奇怪的是，不论使用多少患病者的恐怖图片，都难以让学生们主动去打疫苗。

最后问题得以解决，很多学生主动去打疫苗。怎么做到的？只是学校在手册附了一张校医院地图以及疫苗时间！原来学生们只不过是懒得去网站查地图和时间而已。学校找到了这个原因，于是把打疫苗这件事，变成学生想都不用想，立即可执行的行动，自然会去打疫苗的人就多了。

第三把刀： 让数字有力地发声

有位朋友向我抱怨：每天的计划总是做不完。

其实，除了因为那天突发事件太多的情况下，做不完任务的主观原因常常是因为计划制定不合理。

而不合理的情况，又常常是因为我们太自信，太高估自己的水平，总以为自己一口气可以做好多事情。

不知道你们做计划时，会不会习惯给它预判时间呢？也许你会觉得太麻烦而放弃这么做。

但是，如果你没有预判一下时间，可能就会安排多了，造成自己每天都没有完成全部任务，更增加了焦虑感。

而一量有了量化的手段，做计划这个过程就有讲科学的成份，而不是“抓虾”。

当然，量化时间并不是一次两次就能预测准确的，这需要跟时间开销记录的经验相结合。

这也是为什么我记录时间开销记录坚持到现在不放弃的原因，这样我才可能知道自己的时间估算和实际使用的有什么差别，做计划时该留出多少时间。



所以，你可以去算算，工作日和休息日时，自己能够真正自由支配的时间有多少。按照我的体会是，工作日每天高效地自由支配不会超过5个小时（在保证充足的睡眠状态下）。

最好每日计划的事情不能越过这个额，不会把计划排得满满当当，密不透风，免得徒生伤悲。

第四把刀：先石头，后沙子

一个空瓶子，如果你先放入3块大石头，接着可以把空隙填入小石子，还可以继续再放入沙子，最后还能再倒进水。

可是，如果你把顺序变了，在空瓶子先放入与上述等量的沙子和水和小石子等，最后放入大石头的话，就没办法放到3块之多了。



这里的大石头，好比每天的重要计划。

我们每天的时间都是一样多，犹如同样大的瓶子。制定和执行日计划时，要先放石头，再放沙子这些小东西，就会更充实。

也就是说，在每天自己的生理黄金时间（大部分人是早晨），先把重要的有点挑战性的计划拿出来做，再去考虑那些次要或者优先级更低的计划。当你先把重要的主要的计划先完成，那一天才会过得有成就感，踏实，不虚度。

如果没有先把重要的计划拿出来逼逼自己，而是先挑了容易的事，甚至是每天一大早精力旺盛的时间就拿出手机刷刷，很可能一天这黄金时段就“刷”没了，等到想要做那件重要的事时，发现有突发事情来了，压根就没事情去做了，于是先放了“沙子”，后面想往瓶子里放的”石头’就放不进了。



那么，从一开始制定计划就要把先放石头后放沙子的理念牢记在心，把重要的计划标识出来，打多几个星号都是ok的，目的就是为了提醒自己。

第五把刀：向快递员们取经

前不久是双十一，购物疯狂的时刻。每当网络购物，就会有快递员出动。

现在快递业特别发达，如果注意观察，就会发现快递公司是怎么发货的。他们是批量地将货物分类，再由各区域负责人将快递批量送到某个小区。你们会看到他打电话叫你下楼来拿东西时，还有同个小区的人一起过来拿。

这就是批量处理提高效率的办法。

这种方法很棒，特别是对于我们日常执行日计划是有帮助的。

记得以前看过一个职场妈妈兼顾家庭做饭的好方法，就是每周末把下一周大概要吃的菜先买好，统一在周日这一天洗和择，并且把它们统计切块好，放在乐扣的盒子里，保存在冰箱中。



随后，在下一周做饭时，只要随便拿几样出来搭配，做一顿饭只要半小时就搞定。

她之所以能速度这么快，归功于周末时她把全部菜一次性洗摘好，这也是批量处理的方法。



在执行日计划时也是如此，对于同样条件，同样的环境下可以做的计划，如果能够衔接在一起完成，就是大大提高效率。

比如领导突然交待你出门去办事，正好你顺风顺水可以把最近想做的，并且刚好也是出门才能办的事也一起做了。

比如你有一堆很杂碎的小事情，同样都是手上有接入网的电脑才能解决的，那就在有这个条件的情况下一起处理掉。

在日计划中，这种方法同样很实用。

这种批量处理的做法，用手写做计划的朋友可能无法感受其便捷性，但如果你有用软件，直接点击某个“情境”，就能将同个“情境”下的任务调出来，一目了然，批量处理这些事情变得易如反掌。



好了，听完了扯了“五把好刀”之后，现在你的想法怎样？

是下面三种中的一种吗——

听着很简单，可是我用不上。
听着很有用，只是都知道了。
听好好复杂，好像好麻烦。

如果你是因为平时没有做日计划的习惯，所以用不上，我建议你还是养成做日计划的习惯，具体原因可以看我的那篇《请给86400秒开好支票》。

如果你觉得有用，但是都知道了，那么，请你可以再反问一下，你真的熟悉它们吗，也许你只是停留在“知道”有它们，但还没有“用到”它们。大道至简，有些理念只是看似很熟悉。如果你对它们不仅“知道”，还“做到”了，那我要恭喜你！

如果你觉得做起来好麻烦，很复杂，可是，要知道在，一旦这些理念已经变成像吃饭睡觉一样融入你的生活，成为你个人管理系统中的一部分，那将是非常自然的一件事，那便没有了麻烦一说。

这里没有讲具体的操作，主要是因为不是每个人都是一样的个人管理系统，但理念却可以融会贯通的。期待这“五把好刀”给你带来有益的启发。欢迎你将自己做“日计划”的方法留言给我，相互交流。



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