PowerPoint实用小技巧

PowerPoint中的一些小技巧使用可以帮助我们提高工作效率。...





1、快速创建演示文稿

如果已经用Word写好了一份报告，并且要根据报告的内容作幻灯片，则可以直接把Word文档的标题发送到PowerPoint。方法如下：

打开Word文档，从“文件”菜单单击“发送命令”，再选择发送到PowerPoint。

PowerPoint会自动启动，并且根据每个Word文档中的一级标题建立一张相同标题的幻灯片，其下的二级标题也会被自动添加到幻灯片中。

2、摘要幻灯片

在制作幻灯片时，常常需要一张包含后面幻灯片标题的摘要幻灯片，以给听众一个总体印象。这张摘要幻灯片可以让PowerPoint自动创建。方法如下：

从“视图”菜单选择“幻灯片浏览”命令

选择需摘要标题的幻灯片。可用Ctrl键和Shift键帮助选定多张幻灯片

从工具栏中单击按钮即可。

3、如何让公司标志出现在每一张幻灯片上？

当然可以把图片复制到每一张幻灯片上，但这种做法不仅麻烦，而且会使演示文稿文件变大。更好的方法是把公司的标志放到母板上，只要一次操作即可。从“视图”菜单单击“母板”，再选择“幻灯片母板”命令。

在母板视图中，将公司标志的图片放置在适当位置并关闭母板视图。此时，所有的幻灯片都在相应的位置上显示公司的标志，新插入的幻灯片亦然。

4、让你的音频作为背景音乐

有时，希望在幻灯片播放时可以伴随着一段背景音乐。很多人在第一张幻灯片插入自动播放的音频文件，并将其设置为重复直到幻灯片结尾。但一旦切换到第二张幻灯片，音乐就停止了。要设置背景音乐，还需要进一步设置。

右键单击插入的音乐文件，在弹出的快捷菜单中，选择“自定义动画”命令。

在右侧的任务窗格中，单击对应音频文件的右侧的下拉键头，选择“效果选项”。

在打开的对话框中，将数值设置到足够大即可。

5、在放映PowerPoint演示文稿的同时查看备注

在开会、演说或讲课的时候，在投影仪上全屏放映笔记本电脑中的演示文稿，却不能同时查看备注中添加的重要提示信息，使讲解大打折扣。

其实，不仅可以在全屏放映过程中查看备注，还能在电脑上做各种各样的操作，而且不会被观众察觉。

第一，笔记本电脑应连接好投影仪，并能正常显示。

第二，在笔记本电脑上进行“显示”属性设置。在“设置”选项卡下，可以看到2个监视器图标，选中标识为2的监视器图标（对应投影仪），再选中“将Windows桌面扩展到该监视器上”，还可以将监视器2的屏幕分辨率设为与监视器1相同。单击“识别”按钮，会显示当前是哪个监视器。单击“确定”之后，监视器2（投影仪）上将只显示桌面的部分内容，与笔记本电脑主监视器上的内容有所不同。

第三，打开PowerPoint演示文稿，选择“幻灯片放映”菜单中的“设置放映方式”命令，显示对话框。在“多监视器”栏的“幻灯片放映显示于”设置中，选择“监视器2  默认监视器”，选中“显示演示者视图”（如果希望放映的同时还能做其他操作，比如打开其他文档等等，可以不选此项）。

第四，放映演示文稿，监视器2（投影仪）中将全屏放映，而笔记本电脑的主监视器上，显示的内容完全不同。

现在，可以正大光明地看自己写的备注提示了，在不知不觉中，成为一个优秀的演讲者。

6、如何为PowerPoint幻灯片减肥？

问：为了美观，在幻灯片中插入了很多图片，这也增加了幻灯片的文件大小，有没有一种方法可以解决这个问题呢？

答：在PowerPoint中的图片文件会浪费大量的磁盘空间，所以我们可以根据需要为图片减肥。选中幻灯片中的图片，然后打开“图片”工具栏，单击“图片”工具栏中的“压缩图片”按钮，在压缩图片对话框中选择所需要的选项即可。通过这种方法，幻灯片文件将减少一半的文件大小。

7、如何快速将选中文字按比例放大或缩小？

问：为了幻灯片版面的布局协调，可能需要将其中的文字同时按比例放大和缩小，有简便的方法吗？

答：在PowerPoint幻灯片中，可以选中需要调整的文字，然后按Ctrl+]组合键快速按比例放大文字；或者按Ctrl+[组合键快速按比例缩小文字。这样的方法在Word中也是适用的。



以上七个PowerPoint小技巧，支持Microsoft Office与WPS上使用！

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