掌握PPT制作高手的3大秘诀，从此熬夜加班是路人！

如何做出让人眼前一亮的PPT？...





本期导读：

PPT说多了都是泪，多少人为它熬夜加班到深夜，今天给大家分享一位PPT达人的制作心经，送给所有希望提升PPT技能和效率的职场人。

• 为什么要做PPT？
• 一份高大上的PPT由哪些要素构成？
• 如何做出让人眼前一亮的PPT？

本文是2019年1月推送的第40篇干货，计4387字，阅读时间10分钟。

文 | 本刊特约通讯官 美乐和食集团 刘凯

来源 | 培训杂志（ID：trainingmagazine）

一说起PPT，你会联想到的情景是什么？

冥思苦想写总结，谨言慎行做报告。

加班熬夜找素材，各种设计很烧脑。

网上找各种模板，眼花缭乱真没招。

……

PPT在当今职场已广泛应用，无论接受与否，已然成事实。各种场合，都会出现其身影。

正因如此，对PPT的熟练掌握，是我们职场人必备的一项关键技能。

那么，我们为什么要做PPT，其优势是什么呢？一份高大上的PPT是由哪些要素构成的，怎样才能做出让人眼前一亮的PPT呢？

PPT的突出优势，就在于将有价值的信息视觉化呈现。在进行设计ppt之前，我们先要梳理出自己要表达的核心逻辑。别浪费大量时间寻找花哨的模板，而应在内容呈现方面力求卓越，比如，表达措辞的严谨性、展现的魅力、信息的深度、例证的来源等等。

1[b]内容、内容、内容！千万别只是为了好看[/b]

为了更好的呈现表达，可以进行适度美化。

PowerPoint=有power的point，从主讲的话题出发，理性思维结合感性表达，将复杂抽象的问题进行具象化输出。

拷问自己：观众想要什么？我能为大家提供什么？

别本末倒置，忘记了自己的初衷。时刻提醒自己，演示的意义为何。

2[b]节奏、节奏、节奏！别毁了观众的注意力[/b]

大家在现场听课或学习时，即便是你的个人魅力无限，也无法长时间去吸引人们的眼球。保持观众的关注度，对分享者的综合实力也是一种挑战：

A.演示要图文并茂，尤其是能引起多维感官共鸣。

B.逻辑结构清晰明了，将你的分享点可视化呈现。

C.进行单位时间的分享后，务必进行阶段性小结。

将上述三点实践后，现场的氛围会逐步活跃起来。学习完成后，人们对于内容的吸收程度又是如何呢？记忆保持的最大变化是遗忘。

德国的心理学家艾宾浩斯最早总结了遗忘规律，他提出了遗忘曲线，我们的遗忘在学习之后，立即开始且呈现一定规律，具体如下图：因此，想成为一个PPT演示的高手，并不容易，需要内外兼修。

其一，内容为本。其二，节奏随身。惟其如此，才能功力见长，小有所成。

使用“三定法”即可。

1[b]定风格：明确的调性[/b]

首先要知道PPT的受众群体，在何种场合进行演示，明确输出类型的调性，别偏离主旨及其风格。常见的有如下场景：我们可参照实际情况，有时需要细致严谨、有时需要生动活泼、有时需要特立独行，有时需要商务沉稳等等。

2[b]定框架：合理的逻辑[/b]

卓越的PPT设计，通常背后都一套合理且清晰的逻辑。

在做PPT设计时，常常听到身边的人有各种纠结：

哎呀，还有没有更好看点的模板；

这个字体不够酷炫，我再研究下；

页面切换的动态效果，不够高端；

背景颜色，咋看都不是特别顺眼；

等等，我把这个符号换一下看看；

字号也许观众看不清，再调整下；

图片放在这里合适吗？让我想想；

……

没错，以上说的是要注意，但我想说那些都不是核心。首先，请确定PPT的框架，再进行内容和观点的具体展开。

那么，什么框架？简单来说就是：封面→导论→目录→观点→论据→总结→封底结构化是PPT逻辑呈现的核心，信息表达的顺序、结构通常有三类：

三段类：总、分、总

时间类：过去、现在、未来

空间类：本地市场、省外市场、全国市场

这相当于是ppt演示的指南针，不容忽视。

3[b]定要素：得当的搭配[/b]

PPT搭配有6大要素：图片、图表、文字、排版、配色、动效，它们可谓是PPT的“六脉神剑”。

• 第一剑：图片，视觉冲击力

字不如表，表不如图。一张好图可以立刻带来生动的画面感。图片要么不选，选就要选极具表现力的。

选图片时，注意一些小技巧。比如和主题的相关性、信息传递的可读性、别随意去拉伸挤压。

同时，PPT中选用的图片格式也是按需来选：

PNG，支持图像透明。

PSD，PS专用的图示格式。

JPG，最常见的格式，尺寸大小一般。

GIF，可做成小动画（图），清晰度低。

BMP，Windows标准位图，清晰度高。

• 第二剑：图表，极具说服力

PPT一定要注意，把复杂的信息简单化传递，让对方能听懂。

面对一堆密密麻麻的文字或数据，看的时候很难打起精神。依据匹配度，通过不同的图表简单清晰进行展示说明，才更容易为人们所接受。值得一提的是，观众不一定都会关心PPT中那些看上去高大上的图表，所以，最关键的是要把信息简单、明了地传递给大家，让观众知道这些图表对他们意味着什么！

• 第三剑：文字，内容聚焦力

高手的PPT从来不需要太多文字，简短成就精彩。

通常，每页PPT的文字内容，建议不超过7行，有且只有一个中心点。

信息要聚焦，别说东道西乱写一气，要的是点睛之笔。

如果现在的你感觉这方面需要加强，平时在设计PPT时多去进行刻意训练。可从三方面去着手实操：分段落、做删减、去合并。

同时，千万不要忽略文字三要素——字体、字号、字效！

A.字体：分两类，衬线字体（加粗后差异明显）和无衬线字体。

在PPT里的字体，个人常用的是微软雅黑，简单清晰视觉呈现效果佳。从字体组合的角度来看，每个人的喜好不一，自然就风格不同。

常见的经典字体组合，供大家参考：

方正粗宋简体（标题）+微软雅黑（正文）

微软雅黑加粗（标题）+微软雅黑（正文）

方正卡通简体（标题）+微软雅黑（正文）

少用非常规类的字体，除非用自己的笔记本电脑进行演示，否则字体不兼容会很麻烦。

B.字号：大标题建议选用44点以上的字。只要是标题类文字，一般都建议加粗体。

C.字效：别喧宾夺主，需要的展示的时候进行效果添加即可。

• 第四剑：排版，页面区隔力

PPT版面设计有五大关键：重复、对比、接近、对齐、留白。关键一：重复

某些元素可根据页面布局的需要，多次出现在不同的地方。如果需要，在母版视图里可以进行相关设计，这是统一PPT样式的利器。

关键二：对比

为体现出内容的差异或特别强调，进行凸显放大的操作。例如，大标题+小标题、不同层级的页面展示（正文内容，课程封面，单元页面）等等。

Tip

PPT的10/20/30法则

由著名投资人盖伊·川崎提出，主要针对的是路演展示类的讲解，要求做到：

1. 10页PPT
2. 20分钟讲解
3. 不小于30号的字体

关键三：接近

相似或接近的信息点、图表、元素可放在一起，以保证页面的平衡感。

关键四：对齐

对齐是PPT页面精致的前提。比方说上、下、左、右等不同方向都需要精准比对。在PPT版面上，文字区和图片区也得做好区隔。

关键五：留白

少即是多。有个专业名词叫做版面率，即在PPT页面中非空白版面占整个版面的多少。版面率越低，空白区域就越多。专家研究表明，PPT的版面率一般建议在30%~70%为宜。

• 第五剑：配色，最佳感受力

有没有让人眼前一亮，配色就是关键。PPT页面中，颜色别花里胡哨，尽量精简呈现（不超过三种颜色）。

配色是个技术活，平时可以多看看杂志书刊，留心观察身边的那些优秀的作品，学习技巧并汲取各种灵感。在不断实践中，你会找到感觉并形成自己的配色方法论。

另外，根据PPT演示的场合（工具），进行背景色的设置。比如LED大屏，就建议深色（黑灰为主），白色太耀眼。

• 第六剑：动效，持续创意力

没有人喜欢一成不变，观众的视线也是如此。如何保持吸引力？PPT演示的动态效果，就显得尤为重要。

PPT的动画效果主要分为两类，一是自定义（飞入、淡出、擦除等等），二是切换（分割、揭开、显示等）。无论哪一类，其核心要点在于两个字，引导。

动画效果引导的四个建议 ：

A.别让动画太抢眼，除非是能突出内容。

B.只有想不到的创意，没有做不到的效果。

C.效果多，不一定是好事（能不用时候，就别强加）。

D.从视觉、听觉、触觉等维度，进行连接，让效果表现更淋漓尽致。

想要做出令人眼前一亮的PPT，一定要遵循内容推进的顺序和原则：明需求→定架构→做内容→巧设计→成体系①点：目标大于一切，明确需求点。为什么讲、给谁讲、讲什么。

②线：积点成线，框架构思。散点连成一条PPT的主要脉络（主线）。

③块：在主线基础上，进行内容的各种填充，使其丰富饱满。

④面：将各个块状信息进行组合，形成了不同的层面，再通过排版让PPT更美观。

⑤体：在不同层面进行链接，形成体系后内容输出，一份有趣有料的PPT水到渠成。

说来容易，做时难，只有积攒深厚的功底，勤于练习，才能成为PPT高手。很少有人天生就是高手，凡事都会有一个过程。

从举步维艰的小白，到出新出奇的高手，一般要经过5个阶段的历练。

• 阶段一：举步维艰

作为PPT小白，刚起步啥都不懂。效率低下，慢慢摸索一个又一个陌生的操作界面、项目栏、图标符号。

从常用的开始，逐个去反复操作。重复再重复，这个是必备的基本功，别偷懒，这没有捷径可以走的，坚持实践下去，时间会见证你的成长。

• 阶段二：启动制作

羡慕身边的各路大神，这一份份精美的PPT是如何做出来的？

光想没有用，要去行动。这时要开始一点点启动自己的PPT制作计划，分阶段、划重点、花时间去扎扎实实地练习，这个过程会有一些枯燥无聊，想要掌握这门技术活儿，这一关得过。

多留心那些高手们的PPT作品，抽时间多琢磨下，从思维逻辑、设计技巧、元素搭配、效果呈现等方面，去进行总结反思，你会有巨大的收获的。

• 阶段三：囤积资料

这个阶段，开始对各种趣味内容都充满好奇。比如在网上看到各种设计精美的PPT（模板、图片、图表、图标等等），心想这些以后自己一定都用得上，果断各种收藏，感觉心里很踏实。

结果是收集了一大堆，使用的寥寥无几。你的PPT演示与设计水准，也没有因收藏量大，而且得到显著提升。

• 阶段四：对标学习

于是乎你开始有点焦虑，囤积的资料越多，反而越焦虑。

你开始停止了各种的素材资料的收集。静下心来选择一个大神，默默的去跟随学习。

从点到线到面，点滴之间深耕自己。突然间，你发现成长的速度加快了，表现也越来越好。

这就是标杆学习的力量，一点一点努力，不要求快，踏实务实。

• 阶段五：出新出奇

正所谓大道至简，高手无招。

经过了对标学习，慢慢会找到自己的风格。很多操作已经驾轻就熟，你可以轻松从头到尾表达自己的想法，PPT演示开始成为个人魅力的加分项。

持续打磨作品，力求出奇出新，是这个阶段你潜心专研的事儿。

附：PPT演示高手必知的快捷妙招绝大多数事情，哪有什么一夜成名，不过是百炼成钢。PPT的精彩演绎，也是如此。如罗胖所说：“普通人的努力，在长期主义的复利下，会积累成奇迹。”

在前行路上，内外兼修，让PPT为自己助力加油！

Tips

1.内容表达可视化，是PPT设计的精髓。

2.PPT是用演示的力量，让分享爆发能量。

3.PPT演示的无趣乏味，大多都输在了开局和结尾。

本文来源于培训杂志（ID：trainingmagazine），作者：刘凯，笔名“职场逗伴匠”，美乐和食集团企业大学校长，美国ACI认证职业讲师 ，“我是好讲师大赛”全国50强 。文章仅代表作者个人观点，不代表“培训杂志”立场。

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