8级效率加速法,助你夺回时间控制权!(文末赠书)

 

当你的工作,只需要猛踩油门的时候,这个速度究竟可以被你加到多快!?...





本期导读:

工作中总觉得忙啊忙啊忙,却收效甚微?想要夺回你对时间的控制权,你需要升级效率。本文为你介绍的“8级效率加速法”,将帮助你“多快好省”地完成工作。请注意,8级加速只能逐级提升,不能越级而上,当心欲速则不达哦!

PS:本文虽长,值得珍藏,别忘了戳到文末领书哦~

  • 第1级加速:理解;
  • 第2级加速:SOP(标准作业程序);
  • 第3级加速:优化SOP;
  • 第4级加速:剪去低效时间;
  • 第5级加速:逐步提高效率;
  • 第6级加速:提前压缩步骤;
  • 第7级加速:购买生产力;
  • 第8级加速:技术进步。
本文是2019年9月推送的第13篇干货,计8055字,阅读时间20分钟。

文丨谢春霖

来源丨富研社(ID:dontletmeplay)

提升效率的第一步并不是“快”,而是“对”,不然越快越离谱;“对”了之后,你首先要提升的也不是速度,而是能力,能力不够,想的到做不到,快也没用。

而如果这两点都满足了,也就是方向没问题,能力也能胜任,那下一步该如何提高做一件事的速度呢?

下面我们以“如何更快地做出一杯奶茶?”为例,看看有哪些提高个人做事速度的方法,当你只需要猛踩油门的时候,这个速度究竟可以被你加到多快!?
案例背景
正在四处寻找创业机会的小锤发现,很多人为了一杯奶茶不得不排队半小时甚至更久。

于是他想:“我能否做一款既好喝,又便宜,制作速度还比这个快10倍的奶茶呢?只要把速度提起来,不仅客户体验更好,奶茶店每天也能接待更多的客户。”但问题是,他并没有做过奶茶,应该如何着手呢?
1
第1级加速:理解


案例中,小锤想要开一家全城最快的奶茶店,可自己并不会做奶茶,他该如何提高制作的速度呢?

首先,当然得先理解这件事,也就是他要先搞明白,一杯奶茶究竟是如何从0到1做出来的?比如原料是什么,珍珠的制作方法是怎么样的,茶底应该选什么品种,好吃的标准是什么等。

总之,自己得先能做出一杯奶茶,可以实现的事情,才有资格谈如何提高速度。

但是,反观我们的日常工作,很多时候并不是这样的。

任务来了,第一时间不是想着先把它搞懂,而是凭直觉、想当然、抬手就做,还想要以最快的速度完成任务。

失败了?

不怕!哪里跌倒哪里爬起,继续勤奋地做,天道酬勤!

比如,你是一个销售新人,一心想要快速提高业绩,于是你就拼命地去跑客户、扫楼、发传单、打电话、网上发广告……整天看上去很勤奋,品格坚韧,不怕拒绝。

可想要的结果始终没能出现,客户不理你,业绩为零……然后你就开始抱怨,说自己已经用尽了全力,为什么想要的还是得不到?

为什么会这样?那是因为你还不会啊!

不知道销售的方法,不懂得说服的技巧,见再多人也没用。

你不愿意花时间先去学习正确的方法,就会浪费更多的时间去做无用功!

因此,提高做事速度的第一个阶段,就是先得把这件事情弄懂吃透,知道这到底是怎么一回事,实现目标需要哪些条件,自己还缺哪些知识和技能等。
具体怎么做呢?

  • 向前人学习
面对一个自己还不会的事情,第一反应不应该是先去尝试,或者凭直觉先做起来再说,而是要先去理解这件事,找前人已经总结好的方法,并依此行事。

  • 自己做实验
如果你确实找不到前人总结好的方法,你才需要通过做实验去摸索。

比如,你想做的是芥末珍珠奶茶、冰激凌珍珠奶茶……那么你可以基于传统的制作方式,替换部分原料和环节来做实验,或者找一些同行朋友一起研发。

总之,这个时候千万别去想“加速”的问题,把路走通是第一位的。

“会”是“快”的第一步。

这个学习和探索的过程,就像是在一堆未知中,找出实现目标的关键要素。



小锤掌握了奶茶的制作方法后,发现自己的制作水平不稳定,怎么办,怎么稳定质量,加快速度?

这时候,他就需要进入加速的第二阶段:SOP。
2
第2级加速:SOP


SOP,英文全名:Standard Operating Procedure(标准作业程序)。听着有点晦涩,简单来说就是:流程化+标准化。

  • 流程化
所谓流程化,就是把实现某个结果的过程给固定下来:第一步干什么,第二步干什么,第三步干什么……像清单一样列出来。

然后,每次都按这个固定流程来操作,不得跳步、改步、少步,必须严格执行,像计算机程序一样。

有了这个流程,过程就不会出错,每一个当下,你都会很清楚该干什么,下一步要做什么,不会手忙脚乱、丢三落四,效率就会变得很高,想要的结果也会像时钟一样如约而至。

把“无序”变成“有序”,把“正确的经验”固定成“步骤”,你就能让成功可“复制”,做事的效率将会大幅度提升。

因此,你在学习、改变、探索的过程中,需要把每一步都记录下来,一旦发现某一次效果特别好,就要把这次“成功的经验”固定成步骤,成为你下一次的“工作流程”,这个过程就叫做“流程化”。

  • 标准化
除了把步骤固定下来,你还得把每一步的标准固定下来。

比如,很多中国厨师在传授做菜方法时,经常会说:“盐少许,加一点辣,再炖一会儿,看到两面金黄了就可以出锅了……”

你听完一头雾水,问他:“少许是多少?一会儿是多久?怎样才算两面金黄?”

你会得到一个无懈可击的回答:“凭感觉!这是手艺,练久了你就能掌握了,无他,唯手熟尔!”

什么是标准化?就是每一步都有明确、可量化的标准。

麦当劳拥有3万多家门店,横跨六大洲,119个国家,但是每家店的“巨无霸汉堡包”味道几乎一模一样。

这是因为,全世界每个门店制作“巨无霸汉堡包”的步骤、标准,甚至是食材选择都是一模一样的。比如,对牛肉饼的要求是:“成分必须是83%的牛肩肉和17%的五花肉,脂肪含量必须在16%~19%之间,肉饼的直径是95.8毫米、厚度为5.65毫米、重量是47.32克……”

仅仅是对一个食材的要求就那么精准。有了标准化的流程,即使是完全不懂烹饪,从没做过汉堡包的普通人,如果能严格按照这个SOP来操作,也能做出一模一样的汉堡包,这个就是标准化的力量。

流程化+标准化=SOP

有了SOP,你就能从依赖经验和手艺+碰运气,变成依赖规则和流程。将你的工作SOP化后,结果将变的可控,过程变得井然有序,效率自然就高多了。

而且更重要的是,你的“能力”将可以被复制,变成团队的能力,变成组织的能力,变成机器的生产力,整个团队,乃至社会的效率都会因此而大幅提升。

SOP是提升效率中最重要的一个台阶,如果这个台阶跨不上的话,后面那些台阶可能就跟你没什么关系了。

你可能会问,有些工作没办法完全SOP怎么办?比如,手工艺品制作、绘画、写歌、写小说等等,这些没办法完全标准化。

确实,因为这些产品的价值就来自于它的独一无二,它的与众不同,它的个性张扬,它需要的不是每次都一样,而是每次都不一样。但这样的代价,就是牺牲了效率,如果你硬要把它们完全SOP化,反而会大幅降低它们的价值。

所以,SOP也有它的适用范围,当你面对这类的工作的时候,就需要在“价值”和“效率”之间做一次取舍,找到属于自己的平衡,千万别贪心,鱼和熊掌在此处很难兼得。

当然,随着AI技术的持续发展,未来也许能打破这个瓶颈,同时兼顾效率与独特性。



SOP的本质就是把无序的关键要素,变成有序、可量化的标准动作,然后以此为标准,每次都严格按步骤执行,确保效率。

往小了说,这是某项任务的SOP,往大了说,这也可以是你实现某个目标的详细计划。
3
 第3级加速:优化SOP


虽然总结出了一份SOP,速度和质量都有了保障,但这份SOP就是最快、最好的吗?

当然不是!

因为SOP,没有最好,只有更好。

一份SOP的作用是把你每次执行的步骤给固定下来,确保过程有序、结果可控,但并不代表这个流程本身是完美的,它还可以不断地优化。

比如,"魔方"是一个难度极高的益智玩具,但随着其解法SOP的出现,它已经从一个几乎不可能完成的任务,变成了一个普通人也能在五分钟之内复原的简单游戏,而随着其SOP的不断迭代,当今世界一流高手甚至可以把三阶魔方的复原时间缩短至5秒以内!

那你该如何优化自己的SOP呢?

  • 精简
在你的SOP中找到多余的步骤,直接剔除。

  • 替换
在你的SOP中找到效果更好的步骤,替换原步骤。

比如,胶卷相机时代,有个问题一直困扰着用户——在胶卷还没用完的时候,如果不小心打开了后盖,胶卷会曝光,那之前拍的照片就全部报废了,怎么办呢?

有一位老太太更换了一下放胶卷的步骤,她在新胶卷放入相机之前,先把空白胶卷都卷出来,然后反着装,这样拍完一张就能自动卷入胶卷盒一张,直到拍完。在这种新方式下,用户如果不小心打开后盖,曝光的就是空白胶卷,这个难题就这么被轻松的解决了。

随后,老太太把这个步骤申请了专利,之后又卖给了柯达公司,并因此获得了70万美元的专利费。

  • 整合
把原本SOP中的多个步骤,合并成为一步。

比如修照片,为了让一张照片更完美、更有艺术感,你需要对它逐一进行曝光、亮度、色彩平衡、色阶、色相、饱和度、对比度等专业的后期处理,照片才能重获新生,这在以前是一个高难度的技术活。

但是现在,专业的图片处理软件,已经把这些复杂的处理步骤合并为了一步:滤镜。你只需要更换一个滤镜,就相当于做了几十步以上这些专业的操作,一张极富艺术效果的照片能立刻出现,这大大降低了普通人的操作难度,每个人都成为了P图大师。



回到奶茶制作的案例中,优化SOP之后,小锤制作奶茶的时间进一步缩短,但SOP中还有些时间利用率很低:比如煮珍珠时间需要15分钟,如果干等就太浪费时间了。

如果能把这些低效的时间统统剪去,让过程中的每一分钟都在做有生产力的动作,那么效率又将大幅提升!

具体怎么做?
4
第4级加速:剪去低效时间


  • 剪去分心的时间
也就是你在工作的时候,需要主动让自己进入“专注”的状态,隔离外部干扰,清楚内心杂念,一心只做一件事。

专注是效率的保证,但是专注之所以能提高效率,有一个前提,就是必须得先有SOP。

延伸阅读>>>大猩猩走过屏幕,你却视而不见?“驾驭”专注力没那么简单!

  • 剪去等待的时间
有些事情,需要经过一定时间的等待才能得到结果,这个等待的过程,就是你可以再次利用的时间。

比如做销售时,与一个陌生用户建立信任需要很长的时间,怎么办?业绩不等人,提前提出你的成交请求吗?

信任不够,你提的成交请求就容易被拒绝,该等还是得等,时机不到绝不提前亮出底牌。

但这个时候,你可以同时开启与另一个陌生用户的销售SOP,同步跟进多个用户,整体业绩的增长速度就会大幅提升。

这个过程叫做:并行。

还有些时候,SOP中的两个步骤中有很长的移动距离,比如小锤做奶茶的时候,存放木薯粉的柜子离制作台有10米之遥,每次来回都得花1分钟,这期间并没有生产力,所以应该把木薯粉放到制作台顺手可取的地方,剪去这部分无效时间。

这个过程叫做:短路。

  • 剪去休息的时间
除了等待和分心的时间,还有“休息”的时间也没有生产力,你也应该剪去!

这并不是让你不要睡觉了,而是你得想办法让睡觉的时间也拥有生产力,怎么做呢?

人要吃饭要睡觉,机器不需要,有一部分工作,你是否可以交给机器或者程序去自动完成?

当然可以。

比如,我的第一份工作是证券公司的销售,那时我还不太擅长面对面与客户交流,也不太会搭讪陌生人,更没有社会资源,怎么办?

我的方式是:在网上发广告。

那时候没有微信、微博等,网民聚集最多的地方是各大论坛,那我是要去灌水吗?

是的,那时就那么简单粗暴。但我觉得这样的效率还是太低,于是我安装了一个能自动发帖的软件,导入了一张超长的论坛列表,然后让电脑替我去自动注册、发布。除此之外,当时我还建了一个看上去挺专业的网站,然后去百度做竞价排名(那个时候做的人还很少)。

这样一顿操作,自动脚本和百度就可以24小时不间断的替我工作,即使我在睡觉,业务还在开拓,我只需要等着客户上门就行了。

就在如此“偷懒”的工作状态下,我的业绩却能常年霸占公司几百人销售队伍的前10名,秘诀就是多了这些“不会休息的帮手”。

5
第5级加速:逐步提高效率


如果整个SOP看上去没有优化的空间了,那就把每个步骤拆开单独分析,看看每一步本身还能不能优化?

这里你可以用到2种方式来提高每一个步骤的效率:

  • 通过刻意练习让速度更快
比如在制作珍珠的过程中,有一个步骤是需要在煮开的黑糖水中加入木薯粉,并快速搅拌形成木薯团,再把这个团搓细、切丁,揉成一个个珍珠状,再撒上木薯粉搓匀……

整个过程不仅繁琐,还需要一定的技巧,不熟练的情况下可能需要10分钟才能完成,那能否通过练习把时间缩短到5分钟呢?

当然可以。

提高执行一套固定动作的速度,那可是刻意练习的看家本领。

延伸阅读>>>想从职场新人进阶成大师,你需要“刻意练习”

  • 用现有工具替代人力
但是,你再怎么刻意练习,毕竟还是人肉发力,你的最高速率受限于你的身体极限,而且身体还需要长时间的休息。怎么办?

你需要寻找工具来代替人,比如我前面说的让电脑替我发广告。

所以,你看一下眼前自己正要做的工作,有哪些环节是可以交给机器来处理的?

从理论上讲,只要你的任务有SOP,那这里的每一步几乎都可以用机器来代替,实现全自动化。与机器(人)共舞,是未来每个高效人士的必备技能。

你能制定出合理的SOP,还能驾驭各种机器(人),在这个时代你就能以一敌百!

君子性非异也,善假于物也。

6
第6级加速:提前压缩步骤


经过了前面5个步骤的加速,小锤制作奶茶的效率已经大幅度提高,但与其他奶茶店相比,仍然体现不出优势。

小锤苦思冥想,突然意识到了一个问题,整个SOP中有几个步骤特别耗时,比如珍珠的制作过程,需要熬糖水、做木薯面团、捏成小圆子、入水煮、再入冰水、再入糖水一起煮……步骤繁琐,耗时漫长。

能否提前先把大量的珍珠做好,等白天开业的时候,直接在奶茶中加入制作好的珍珠呢?

当然可以。

步骤不变,把其中的一部分提前执行,然后把做好的成果封存起来,等需要用的时候再打开使用,这样,现场的效率就能大幅提升。

这个有点像先“压缩”再“解压”的过程,先提前集中处理,做成一个个压缩包,等需要用到它们的时候,再解压出来使用。

这种方式的典型例子就是中国菜的标准化。

中国菜以前很难标准化,成菜速度也很慢,烧一个菜通常需要十几,乃至几十个步骤,其中任何一步从出错,菜的品质都会下降,怎么办?

于是,中央厨房出现了。

中央厨房会把某个菜需要的食材按标准提前洗净、切配、调制对应的酱料包,然后封装进一个包裹,配送至各家餐馆后厨。这个过程,就相当于是把烧这个菜的几个核心SOP提前给“压缩”成了一个半成品。

现在,厨师拿到这个餐包后要做的事情就变得非常简单,那就是:解压。打开菜包,按顺序放入食材、酱料包,翻炒至熟即可出锅。

原本30分钟才能做好的一道菜,现在只需要3分钟,而且菜量、味道每次都一样。

那你该如何运用这个方法,进一步提高自己的工作效率呢?

你得把工作中需要经常用到的、耗时较长的、重复度较高的步骤提前“压缩”成一个个模块,等需要用的时候再直接调取“解压”即可,你的工作效率就会大幅提升。

比如销售,每天要接触大量的陌生用户去推销产品。虽然用户不同,但你和他们说的话都是类似的,无非就是先吸引他们的注意力,再引发他们的兴趣,之后再建立信任,最后促成成交。

所以,你可以根据这些步骤,先提前设计几套常用的沟通话术,做成一个“话术库”,当客户提出某个问题,或进入到某个特定销售阶段的时候,你就不用再现场组织语言,而是直接从库中调取相应的内容说给客户听即可。

如果是网上沟通就更加方便,直接复制黏贴,连说话的时间都省了,效果还更好。现在很多智能客服机器人,用的就是类似的原理。

除此之外,你还需要经常参加各种会议,汇报各种工作,学习各种课程……

可以提前给自己设计一套会议记录的模板,汇报用的PPT模板,学习笔记的模板等等,规定好模板中的板块、内容、格式、样式……

这样,你之后的每一次,只需要拿出模板来修改其中的文字,不用再思考结构是否妥当,记录是否全面,这些你都已经提前规划好了,只需要在空白处填写对应的内容即可,生生把一道简答题,变成了填空题,你的办公效率就会大幅提升。

7
第7级加速:购买生产力


压缩步骤后,90秒就能做出一杯奶茶,但是,一个人90秒只能做一杯,如果招100个人,90秒不就可以做100杯了吗?

花钱购入生产力,用人海战术,就几乎可以把效率无限提升!

真的是这样吗?

首先,你可能会赔死。想提高速度,确实可以通过增加劳动力来达成,但这是有成本的,如果太高,甚至吃光收益,那就不是做得快,而是死得快了。

其次,人越多效率未必越高。多了100个人来帮你,不见得效率就提高了100倍,如果没有合理的分工协作,人越多越混乱,效率可能还会更低。

那应该怎么做?

  • 基于SOP分工协作
你要基于SOP进行拆分,让每个人负责其中一个或者若干个步骤,通过互相协作来制作一杯奶茶,而不是大家一拥而上,哪里人少补哪里,或者大家都独自负责一个完整流程,因为资源有限,每个人能力不同,还可能会增加切换时间。

所以,并不是来帮你的人越多越好,而是要基于SOP,基于你现有的资源,进行合理的分工,让每个人各归其位,所有人形成一个完整的系统,这样效率才能大幅提升,不然就会越帮越忙。

SOP是让工作有序,而基于SOP的分工协作是让系统内部的合作有序。有序,是提升效率的第一原理。



  • 边际收益 ≥ 边际成本
如果你打算通过“购买生产力”,也就是让别人有偿帮助你提高效率的时候,有一笔账你始终要在大脑里进行计算,那就是:“边际收益”要大于等于“边际成本”。

增加人手可以提高效率,但是成本也会相应的增加,当增加到一定程度后,你会发现再新增一个人所带来的额外收益,已经不足以支付这个新人的酬劳了,那么你就该停止再新增人手了。

学到这里,小锤突然恍然大悟:

原来奶茶并不是做得越快越好的,那些排长队的网红奶茶店很可能并不是不能更快了,而是已经走到了这个最佳收益点,做了一次取舍。

到了最佳收益点,加速也就到了终点,不是不能再加速了,而是不需要再加速了。开奶茶店的目的是盈利,而不是比谁快,提高制作速度仅仅是手段之一,切不可陷于手段而忘了目标。

8
第8级加速:技术进步


唯有技术进步,才能突破现有条件下越快越贵的魔咒!

如何运用最新,甚至自主研发的科技来为自己的工作赋能,才是进一步提高效率最值得探索的方向。

比如卖奶茶的小锤,可以通过研制“全自动珍珠奶茶机”等神器,来实现“全城最快的奶茶店”的目标。



小结

今天我们通过“小锤想开一家全城最快的奶茶店”的案例切入,讲了提高个人做事速度的方法,一共有8个阶段:

第1级加速:理解。想要提高某项任务的速度,你就必须先理解这项任务,“会”是“快”的第一步。这个阶段不求快,而是要在一堆未知中,找出实现目标的关键要素,先让这个结果可实现。

第2级加速:SOP。理解任务之后,你要把这些无序的关键要素,变成有序、可量化的标准动作,固定成标准作业程序SOP,并每次都按此执行。

第3级加速:优化SOP。有了SOP还不够,你还需要不断优化它,因为SOP没有最好,只有更好,你可以通过“精简”“替换”“合并”这三种方式来不断完善。

第4级加速:剪去低效时间。为了让SOP中的每一分钟都具备生产力,你需要剪去其中低效的时间。你可以通过“专注”剪去分心的时间;通过“并行”和“短路”剪去等待的时间;通过“机器替代”剪去休息的时间。

第5级加速:逐步提高效率。为了进一步压缩整个SOP的耗时,你可以通过“刻意练习”“工具替代人力”的方式,逐步提高每一步的效率。

第6级加速:提前压缩步骤。将SOP中的那些耗时较长的重复步骤提前执行,“压缩”成一个个模块,等需要用的时候,再将模块放入新的流程进行“解压”。

第7级加速:购买生产力。当个人效率已优化到极致,你就需要招募帮手,基于SOP通过分工协作来提高效率,但切不可让成本失控,要确保你的“边际收益≥边际成本”。

第8级加速:技术进步。在现有条件下,“边际收益=边际成本”是你加速的极限值,想要突破这个瓶颈,唯有依赖技术的进步,科学技术才是第一生产力。

这8级加速并不是并列的关系,而是像汽车的换挡,需要你逐级提升,前一级没执行到位,后一级的效果就会大打折扣,唯有稳步提升,你才能将这速度提升到极致。

本文来源于公众号富研社(ID:dontletmeplay),文章仅代表作者个人观点,不代表“培训杂志”立场。

投稿请联系:editor@trainingmag.com.cn
赠书福利

在这个时代,如何迅速脱颖而出?

本文作者、知乎高人气大V谢春霖老师倾囊相授,推出新书《认知红利》,带你全面升级认知,深度优化脑力,让你拥有不平凡的思考力!

(点击图片,了解图书详情)


参与方式:在评论区留言,点赞最高的前5位,将分别获赠《认知红利》一本,赶紧号召身边的小伙伴为自己的留言点赞吧~

活动截止时间:9月18日星期三12:00


    关注 培训杂志


微信扫一扫关注公众号

0 个评论

要回复文章请先登录注册