阿里、腾讯等企业宣布再次延迟复工!如何高效远程办公,这六点最关键

 

高效远程办公指南。...

来 源 | 环球人力资源智库(ID:ghrlib)综合整理自刘润(ID:runliu-pub)、全天候科技(ID:iawtmt)等

过去一周,很多公司纷纷开启有史以来,第一次“远程办公”。

根据阿里旗下,钉钉数据显示,在2月3日那一天,中国有上千万企业、近2亿人开启,在家办公模式。这样的规模创造,一个吉尼斯纪录不在话下。
大家伙本以为“远程办公”只是个短暂的过渡。

因为根据此前的统计,大多数互联网企业将正式到岗时间,推迟至2月10日,只需在2月3日-7日这几天在家远程办公。

然而目前的疫情,形势依然不容乐观。近日,各企业将正式到,岗时间再次延后,阿里、腾讯、美团、小米等多家互联网企业,发出通知:

再次将正式到岗时间,从2月10延后至2月17日,不排除再次调整。
多家互联网企业复工时间表
全天候科技整理核实(更新至2月7日)
其中阿里、腾讯、头条等企业还在复工通知,中进一步补充:

“如果员工从外地返回,应自行隔离14天后,且身体健康,才能回到办公楼上班”。



这也就意味着很多,员工需要“远程办公”到2月底3月初。


经历了一周在家办公的,朋友们应该知道,在家办公不是人坐在,电脑前就是上班,更不要幻想着可以,划水偷懒。

有不少大厂员工,在网上抱怨:“以前说是和同事们,一起996,现在在家办公,直接变成007了”
知名商业顾问刘润就如何高效,远程协作在得到app首发过一篇文章,以下是正文:

很多公司,尤其是美国公司,在家办公是一个成熟,的政策,这个政策叫Work from Home。

在一些特殊情况下,员工可以申请在家工作,一天,甚至是一段时间。跨国公司的办公室之间本来,就分布得比较远,所以在外企团队之间的跨地域远程协作是,非常重要的基本技能。

现在,全国人民都在抗击,新型肺炎,估计有不少公司,都打算延迟开工,让大家晚一点返工,晚一点再进办公室。

晚一点上班并不意味着不,开始工作,而是在家办公。



在家,是帮助疫情平复,办公,是帮助经济复苏。

非常时期,这两件事都特别重要。

可是,中国很多公司其实缺乏远程,工作的经验,今天我就来,与大家分享一下,在家办公,怎么高效完成远程工作。

在家办公最大的挑战,是远程之下,管理和沟通效率,会大大下降。


下面,我们先给你拆解一下,这个问题,先说管理和,沟通效率为什么下降,然后再讲怎么办。

什么叫管理效率下降?

管理效率下降,是因为你见,不到一些员工了,你没办法非常快速,地安排工作、调整节奏,员工在做什么,遇到什么问题,也没办法及时向你请示,得到你的指导,协同上就会遭遇挑战。

沟通上具体会遇到,什么问题?

大家在一起的时候,遇到问题,一抬头就能跟旁观,同事说一嘴,需要协助就喊一声,大家可能还会快速地召集,开会等等,这些事情在远程办公里,都做不到。

尤其是每个人都,在自己家里,如果有员工他不工作,你其实也不知道,他是不是因为心情焦虑,刷着疫情新闻无心工作,你也无法知道。

这些都会导致沟通效率,下降。

我分别是站在公司和,员工的角度,给大家说几个高效,远程协作的建议:
加强定期沟通


远程办公时沟通显得尤其重要,所以一定要加强,定期的沟通。怎么做呢?

建议大家要开始实行,两个制度:

第一个制度是早会制度;  

第二个制度是晚报告制度。


这两个制度是远程,工作有效率的基本保障。

在公司上班的时候,谁准时上班,谁准时下班,就算你不打卡,大家其实也能看得到;可是在家办公,你很难知道一个员工是不是,准时上班的。
来源网络


而准时上班这件事为什么重要呢?

那是因为大家都在,同一个时间段上班,才有彼此协同的基础。

即便是远程工作,只不过是工作地点换了,工作时间段其实没有换。

这意思是说,你家里,依然是早上9点到,下午6点上班的状态,这时间段不能换,因为大家需要协同。

怎么才能保证大家,都9点上班呢?所以第一点,建立早会制度。

比方说,早上9点,每个部门都在微信,群里开个语音会议,沟通一下今天我们要做的,事情是什么,每个人分别要做什么。

每个人都在会议里,简单地讲一分钟,说我今天大概要做,这么一件事、两件事、三件事……

简单地讲一讲就好,其实最重要的是,大家互相提个醒,我们开工了。

早会制度非常重要。晚报告是什么意思?

早会既然已经提出了,我们今天要做这件事,其实就给了管理一个非常,重要的依据。

到了晚上,每个人需要通过钉钉或者,企业微信,把自己的报告发出来,讲一下我今天做的事,每件事我做到什么程度了,今天的工作,我有一个怎样的结果,交付给大家。

所以早会晚报告,这两个制度是进行远程办公时一个很重要,的基本管理手法。 
把目标拆解为任务
这句话意思是说,公司要懂得把本来是,要在一天、一段时间里要完成的目标,开始拆解为每一天,要完成的任务。

因为很多事情,工作周期可能是一周、一个月,甚至更长时间。

为了避免在远程,办公时失去目标,我们需要把目标拆解,到一个个任务上,把objective拆解为task。

目标要达成,每天的task也就是,任务先要执行到位。

举个例子,公司要向客户交付,一套非常大的代码,中间可能涉及到,300多个功能。

作为项目管理者,就需要再把这个目标聚焦,到这周干什么、今天干什么。

比如,今天的任务:

第一,我要给客户打个电话,谈项目计划,疫情期间在家里完成设计;

第二,我要跟我的团队开会,这个会是要确定我们,节后三个主要提案的方向是什么,并且由我的团队交付,出来这三个方向的基本设计框架。

把目标拆解为以,天为单位的任务,这其实也在训练一个人,的管理能力。   
选择合适的线上协作工具


我们今天的沟通工具已经非常多了,比如微信、企业微信和钉钉这一系列,即时沟通工具。

但是大家办公的时候,往往要基于同一个文件、同一批文件协同,而即时沟通工具并不能传输,大规模的文件。
所以给大家介绍几个工具。

文档类,大家可以用类似于石墨、Office365这样的软件,他们可以支持多人在,同一篇文档上同时做修改。

有时候写一个项目计划或者,一篇报告,老板、助理、项目经理、策划员工,大家可能一直站,在电脑面前说,这个人说这么改,那个人说那么改,一起把文书改好。

这时候通过石墨或者,office365,大家可以在线共同修改同,一篇文章,这个时候就达到了一个,协同的目的。

传输类,我推荐可以用网盘。

比如说,大家把每一天工作的,成果都上传到百度网盘,每天结束的时候,每个人都可以看到,彼此交付的成果,第二天再基于这个成果,来做第二天的工作。

百度网盘之外,钉钉和企业微信里面都有,类似的功能。

沟通协作类工具,就是大家完成一个项目,管理任务的工具,比较典型的就是像,teambition这样的工具。

比如前文第二个建议中,我们把目标拆解成任务。

这时,如果我们借助teambition这样,的工具,就可以在软件上创建一个“任务”,设好3W(who do what by when),也就是:任务内容,执行者,和截止时间。

这样就可以大幅,提高团队协作效率。

还有以前要开会,开会怎么开呢?

你当然依然可以用微信,但是要开视频,电话会议的话,今天也有很多的公司提供,了基于互联网视频的一些电话工具,比如腾讯会议,大家可以在网上去,搜索一下。

以上三个建议是,从公司角度来看,下面再从个人,角度分享一些建议。

在家办公,工作效率很容易变差。为什么?

因为一开始你会觉得,特别舒服,无拘无束。但是稍微一段时间后,你就觉得特别难受,甚至工作效率会大大下降。也是因为无拘无束。
准时起床,穿戴整齐   


我经常在酒店房间办公,偶尔也会在家办公。我给自己一个非常重要,的要求就是,一定要早起之后,穿戴整齐。

不要觉得穿着睡衣很舒服,穿着睡衣吃早饭,吃完早饭趴在餐桌上就,开始干活了。

这个时候你会特别容易,分神,因为你进入不了状态。

你一定要当作正常上班,一样,准时起床,换上正式的衣服,这是一种仪式感。这种仪式感会把你,拉入到一个工作的状态,很大程度上提高你的,协作效率。
不要在休息区域办公
反过来说,不要在办公的地方休息,在家里,要把做这,两件事的场所分开。

如果你家里有书房,把书房当成你的办公场所。早上从卧室起床,穿戴整齐,带着背包正式地走进书房,把门关上,就相当于你到办公室开始,办公了。

这个过程很重要,在这里把一切工作资料都,准备好,注意,不要在这睡觉。
严格把工作和休息时间分开
在家办公,对公司而言,考验的是把目标,拆解为任务的能力,对员工而言,非常考验区分工作和休息,的能力。

这是什么意思呢?就是你很容易工作,着工作着,突然之间想要躺一会儿,就在沙发上躺一小会儿嘛。躺下来就想,那我打开电视看一会儿,休息一下……

一看就是很长时间。

无法保持专注,这是在家办公带来的,巨大挑战,但这也是很锻炼一个人的。



怎么才能清晰地区分好工作和,休息时间呢?

建议大家用番茄钟工作法,就是工作以25分钟,为一个单位,这25分钟里,手机调成静音,什么东西都不碰,告诉自己在这个时间里、在番茄钟提醒你之前,别的什么都不能干,只能专心工作。

下班之后,你就可以离开书房,或者你的电脑,如果在餐桌上,就把电脑从餐桌上拿走,进入下班状态。

你告诉自己,我下班了,这个时候才把身上正式的,衣服换成家居服。

清晰地区分好工作和,休息时间,这样远程工作,才会让你既有高效,又能劳逸平衡。

如果公司里每个人都,能做好这件事情,其实对公司的管理水平平和个人,的自我管理水平都是一个很大的提升。





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