五万人的字节跳动，是如何实现高效远程办公的？

 

本文转载自i黑马公众号

口述 | 陈炬

整理 | 朱丹

2月11日，字节跳动saas应用全球，生态和渠道总监陈炬，分享自己对于“疫情期间如何高效远程，办公”方面的思考。

以下为整理内容：

大家好，我是字节跳动企业saas应用全球生态，和渠道总监陈炬。今天参加黑马直播问诊，的大部分用户都是创业者，我感到非常亲切。曾经，我也是一名创业者，在2014年创立了，时间管理工具——朝夕日历。



一直以来，我都从事效率工具领域，的产品和运营推广工作，在团队和个人如何更高效的工作方面积(，方面积)累了一些心得。今天，我将以“疫情期间，企业如何做好远程办公”为主题，和大家进行分享。

对于字节跳动的员工来说，远程办公是一个常态。字节跳动在全球几十个城市，都有办公室，为了有效进行跨，部门沟通协作，我们摸索出了一套远程办公和，协作的机制。而当下，很多公司面对远程办公，则显得有些混乱。

对于远程办公，企业有两个常见误区：

一、将远程办公简单理解为使用，远程工具办公，甚至将远程办公和，远程开会划上了等号。这样致使很多远程工具，上线以后，员工使用不习惯，办公效率相比线下办公，低下；

二、将原来线下的工作方式简单粗暴，地搬到线上。譬如有的公司会议非常多，现在线下开不了会，就变成了线上的，视频会议或在线轰炸，让员工感觉线上办，公比线下办公更累。



在我看来，要想做好远程办公，并不是简单地使用远程，办公工具，或将线下的，工作方式搬到线上，而是摸索出一套线上和，线下结合，充分利用各种工具的优势，面向未来的办公方式。

首先，我们需要了解远程办公的，难点和挑战：

一，远程办公缺乏一个共同的，物理环境。原来员工在公司办公，可以快捷地沟通互动。丧失了共同的，物理环境之后，彼此的沟通和理解成本，开始上升；

二，工作更加碎片化。之前员工的所有工作在，公司就能完成，现在如沟通、流程、内容等分散在各个不同，的工具中，使得员工的工作更加，碎片化；

三，远程办公中管理的，不确定性增加，给管理人员提出了一定，挑战。譬如在远程办公时，管理者如何保证员工高效，的投入到工作中；

四，远程办公缺乏线下办公的，氛围和工作的仪式感。



尽管远程办公给我们，带来很多麻烦和挑战，但同时也带来了机遇。譬如远程办公能够彻底打破物理，限制和隔阂。值得一提的是，远程办公为企业组织升级、管理方式和理念升级带来，一个契机，有助于企业打造一个面向，未来的数字化组织。

拥有5万员工的字节跳动，是如何做好高效，的远程办公的？对于这一问题，我将从企业文化，和管理理念、工具以及字节跳动高效办公，的最佳实践三大方面展开阐述。

对于远程办公，我们强调企业的文化，和管理理念的原因在于，这是减少远程办公的，成本和摩擦、提高远程办公效果，非常重要的“润滑剂”。字节跳动在没有疫情时，就通过大量的远程办公进化出与之适应，的企业文化和管理理念，因此近期才没有，出现较大的不适感。

字节跳动的文化和管理，理念是一个很大的话题，我将挑出以下四个，关键点向大家介绍：



第一，核心理念。字节跳动有一句话，“像打造产品一样，打造一家公司”。

打造公司有两种，差异很大的模式：一是Control，即强管控模式。我们可以将这类，公司比喻为一个超级计算机，其中CEO是最核心的节点，特征是有大量的层级、流程、审批、汇报等，很多传统企业都是如此。

二是Context，强调分享。context类型的公司是分布式，的网状结构，没有一个明显的中心，从拓扑学的角度来讲，每一个节点都是平等的。其中，不同的节点连接数目不同，获得的信息也不一样。这样的特征使得企业能够比较充分的，吸收内外部信息。

譬如我们号召员工，在春节返乡时候，调研用户，包括用户喜欢什么、对我们的产品是什么感觉、希望我们提升什么等。这些数据，是新的一年中开展业务非常，重要的决策参考。

同时，context类型的公司能充分，激发员工的创造力和责任感。这在远程办公的时候，就能发挥很重要的作用。因为每一个独立的个体或，小团队，都能够以比较好的参与感，和责任感投入到工作中，而不需要很强的管控。此外，在网状结构下，每一个团队、每一个节点都能快速地去，决策和执行；

第二，在企业内部的规则和，审批上，字节跳动是尽可能去，减少流程，譬如在出差、打车方面，可以直接用统一的，平台去进行操作，不需要进行审批；

第三，企业内部也会非常，弱化层级和抬头，员工在第一天参与入职培训，的时候，HR都会明确强调这一点。有的新员工(新员工，)加入后一时半会还不适应，一上来就称呼某某老板，或老师，老员工就会给予提示。当大家习惯以后会非常，喜欢这种文化，这会使得员工，能够更加自由、开放地去表达想法，为公司增添更多活力，输入更多信息；

第四，内部信息非常透明。在字节跳动内部每个，双月有一次ceo面对面，ceo会公开透明的，分享公司业务进展。同时，每个双月会让每个，团队有一个全面的会议，此外还有周报、日报。这些数据和内容在不同，的范围之内，透明地分享给员工，保证每个人都，能得到充分信息。

我们需要强调的一点是，企业的文化和管理理念对于员工，是否能较好地适应远程办公的工作方式，至关重要。

要想实现高效的远程办公，工具必不可少。字节跳动的远程办公，时使用的工具“飞书”在吸取市面上优秀产品的，特点的同时，进行了探索和创新。



一、将“视频会议”当作同步重要信息及团队，状态的窗口。

企业可以通过视频会议，来召开常规例会,把画面、声音搬到线上,虽然远在他方,依然能够实现面对面沟通。我建议在开晨会，时打开摄像头，穿戴整齐，有仪式感地沟通。

二、使用“协同日历”，规划共同工作时间。

员工可以将每天的，日程放在飞书日历上，并让团队看到使用，在线日历，这也是对组织资源，的管理与确认。

用户使用协同日历，可以有效协同日程，规划会议等安排。此外，员工也可以订阅，公司的公共日历，获得公司整体的安排，如节假日安排、公共讲座、CEO面对面等。如果公司有跨国团队，协同日历则可以自动更新，工作时区。

三、“在线文档”可以让效率提升数倍。

目前很多企业还是使用本地文档等协同效率，低的线下产品。比如收集疫情信息时，传统的做法是hr，制作一个表格模板，发给所有员工进行填写。最终，HR收到几十、上百个表格后，再逐个打开复制粘贴，这非常耗时耗力。现在，HR通过在线文档，创建一个在线表格，员工在一个表格中，就可以实现协作编辑，大幅度的提升效率。

如果员工没有带办公电脑，会为远程办公带来，极大不便。而将文档存储在云端，就不会受到影响。实际上，文件放在云端，文件反而更加安全，可以通过权限进行分享，管理，不会担心因为个人的，设备丢失，导致出现数据安全问题。

飞书在在线文档方面，进行了很多创新，譬如员工可以在文档中@相关同事，被@的人会收到及时通知，进行查看。此外，在线文档中还，可以进行投票、评论、插入视频等。

四、线上办公室。

面对疫情，近期我们开发了，一个新的工具——线上办公室。通过线上办公室，员工就可以构建一个共同，的线上空间，更接近平时在办公室快速拉人现场，沟通的场景，同时发起路径极简，不用建群、不需要事先确认时间，和参会人、不会留下任何记录。

一、通过“飞阅会”进行高效的远程开会

在字节跳动内部有一种比较独特的开会方式，我们起名为“飞阅会”，即通过飞书，基于文档阅读的开会模式。

飞阅会参考了一些，优秀公司的做法，我们在这些理念之上，通过在线文档进一步，进行优化和改良。



飞阅会的开会流程是：

1、当决定开会时，会议组织者通过用群日历或，订阅参会者的日历找到共同的开会时间；

2、开会之前，90%以上的会议不做PPT，但是需要会议组织者写一个详细，的会议文档，其中包括会议的主要目标、具体议题、相关背景以及一些相关，的参考资料和连接。我们会把文档先发到群里，参会者进行10几分钟，到20分钟的默读；

3、在阅读会议文档的过程中，参会者可以通过在线评论，的方式进行互动。如果某个人觉得文档某一内容，有不同的意见或不了解的问题，可以选中相应的，内容进行评论。参会者也可以通过@的方式去指定具体，的人解答一下相关问题，或提供相关信息和数据；

4、在评论结束以后，会议组织者会让大家，在文档最底部点赞，再进入沟通的环节。在讨论时，首先会先将所有，的评论先过一遍，凡是没有充分的解答的内容再，进行口头沟通，进一步探讨。同时，会议组织者也可以就，重点内容展开讨论。

5、会议讨论结束后，总结会议达成的共识，设定下一步的待办事项，并设置截止日期，到了截止日期系统就会自动提醒，任务的负责人。

飞阅会相比传统开会模式，可以极大地提高开会效率，确保每个人都能带着，想法参会。

会议的讨论模式，由原来口头的串讲，变成了并行讨论，基于在线文档十个人，同时进行评论，评论的过程中相互不干扰，再基于评论进行进一步，的讨论和解答，这种信息互动的效率远远大于依次，发言的讨论，同时还可以提升参会，人员的参与度。同时，会议参与者的信息接受，效率更高，讨论更加聚焦有序。

此外，会议文档在会前、会中、会后，不断完善充实，会议的关键及精华内容，以文档的形式沉淀下来，事后还可以反复被消费、阅读，突破空间和时间的限制，长期地发挥它的作用。

这一会议模式最早是由飞书，团队摸索出来，在内部宣传推广。现在字节跳动的各大部门、各个业务线都是，以这种形式开会。大家反馈这种新的会议形式相比之前的开会，模式大大节省了时间，同时效果更好。

二、目标的管理和对齐

字节跳动在创业之初，就使用okr这一工具来进行，目标管理和对齐。现在很多互联网公司、创业公司觉得kpi越来越不，适应发展趋势，很难衡量员工的工作，纷纷想往OKR转型。但是如果没有分析okr和，kpi的区别，OKR很容易变成KPI。

OKR和KPI的区别在于：

1、KPI是固定的、分散的散点目标，譬如做多少DAU、完成多少任务、获得多少学员等。OKR则是灵活、系统、完整的目标，譬如一个双月有几个，具体的关键结果。

2、KPI是一个强制结果，OKR是一个单行结果。KPI直接跟绩效、奖金挂钩，OKR则和绩效没有关系。KPI是完成得越多越好，但是对于OKR来讲，如果每一次都100%完成，说明目标的设定存在问题。

3、KPI是将目标进行拆解，从总负责人到员工，一层一层往下拆解，而OKR强调的是目标对齐。

4、KPI和OKR的适用面不同，创造性工作、员工自驱的企业可以，用okr, 而标准化的、被数字激励的，员工更适用kpi。

三、招聘面试

字节跳动内部有人力资源系统，hr在飞书日历中预约，面试官时间，无需事先确认，面试前系统会，智能提醒面试官，只要面试官点开日程，就能看到详细的候选人简历及视频，面试的入口。

疫情期间，字节跳动会通过远程办公的方式，为新员工(新员工)办理入职手续及培训，电脑、物资直接寄送给员工。此外，员工通过在线查看云空间的文档，及聊天记录，快速在家学习，进入工作状态。

总结来说，我认为远程办公有，三大要点：

首先，企业要想实现，高效的远程办公，不仅需要工具和方法，还需要打造适合，远程办公的企业文化。适合远程办公的企业文化，不仅在疫情期间，能够发挥效益，未来也将进一步帮助企业，提高竞争力。

二，疫情期间，员工的常规工作，会受到影响，工作效果会打折扣。我认为一个比较好的方式，就是企业在疫情期间集中，设置一些项目、发起一些战役，以明确的、短期能够实现的，目标为导向，围绕一个共同的，项目去开展工作，引导和激发员工的士气。在这个过程中，企业要关注员工的情绪，和状态，及时做一些员工关怀。

三，企业要重新梳理组织和，管理理念，积极拥抱远程办公，的工具和方法，促进企业快速，完成数字化转型。