应对IT预算受限的7个技巧

当资源有限时，明智而有创造性地，分配it资源是至关重要的。以下是首席信息官们在预算受限的情况下，实现关键目标的7种方法。...

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当资源有限时，明智而有创造性地，分配it资源是至关重要的。以下是首席信息官们在预算受限的情况下，实现关键目标的7种方法。

这个世界上没有什么是，确定的，除了死亡和税收--以及有限的IT预算。没有多少it领导者会因为资金，过剩而失眠。相反，在预算严重不足的情况下，在不眠之夜思考如何满足组织，的期望则更是一种常态。

即使是管理相对慷慨的it领导者也，开始感到了压力。企业软件支持公司Rimini Street的前Gartner分析师、现任市场研究副总裁的Pat Phelan指出，it部门目前面临着，投资数字化转型的巨大压力，几乎没有多余的空间来维护和更新现有，的技术和运营。“cio们应该仔细评估他们的创，新和软件支出，权衡公司的具体需求，这一点很重要，”她建议。

你是否觉得自己被不断增长，的需求和有限的资金束缚了？看看下面的这七种预算紧张，的it领导者可以实现当前目标的方法，以及如何让他们的组织为不可避免，的变化做好准备。

1.接受现实并开始计划

数据保护提供商Arcserve的首席技术官Oussama El-Hilali表示，it领导者所犯下的最大错误，就是缺乏规划，因为这加大了耗尽it资源和，预算的风险。“适当的规划，通过了解组织的使命和，谁将负责确保使命的执行，可以帮助减少这些错误。”

事实上，几乎每个it组织所面临的需求都超过，了可用的财务资源。这一现实将迫使首席信息官在值得资助的计划和，应该拒绝的计划之间做出选择。“一个有效的，治理框架至关重要……要确定对企业最有价值，的it投资，这些决策必须是由业务而不是，it来驱动的。”IT咨询公司Info-Tech Research Group的高级执行顾问Sidney Hodgson建议。

有效的预算管理包括开发一个与企业战略目标，直接一致的it战略。“这将使得IT能够规划、支持和预算优先的事项，”Hodgson指出。“it应该能够根据业务部门来确定，预期的增长计划，并相应地规划优先级和，能力。”

cio还需要对业务需求和目标有，清晰的可见性，以准确地对正在进行，的项目进行优先级划分。“当项目成本高于预期时，有限的预算意味着有限的，回旋余地，这往往会导致年中预算的削减，或项目终止，”商业管理咨询公司Engage PEO的首席技术官Ralph Labarta表示。“当这种情况发生时，cio只能交付10个项目，中的7个项目，这7个项目最好是对，业务最有影响力的项目。”

2.不要屈服于压力

由于来自同事和供应商的压力，在没有首先评估成本和潜在业务，价值的情况下，就对新兴技术，进行深度投资，这可能会使本已有限的，it预算不堪重负，Phelan指出。她观察到，供应商驱动的计划，如ERP升级和持续更新，往往很少或没有，直接的业务价值，通常成本很高，却没有提高竞争力，是臭名昭著的预算燃烧器。

即使是一项重要的新技术，比如一项基于云的新服务，显示出了真正的潜力，也不要急于采用。这种转变应该被仔细考虑。“不要为了云而迁移到云，”Phelan警告说。“你需要让业务来，推动这一举措。”

专注于推动(于推动)竞争优势和增长，的举措总是明智的。“例如，大多数企业会选择保留对erp，系统的投资，同时利用边缘的云技术，来进行创新，”Phelan解释说。

在考虑一个新项目时，不要成为供应商的销售说辞，的受害者，他们通常会承诺可以顺利、轻松地进行部署。“尽管他们过去可能已经成功地，做到了这一点，但他们通常不会谈论最初没有计划的或预算，外的成本和时间，你需要一个中立的第三方组织来，帮助首席信息官评估和选择企业软件，”技术评估中心的CTO Mehdi Aftahi警告说。

3.建立内部支持

人际关系是IT成功的关键。无论在何时考虑一项，重大的it计划，都要游说其他c，级的重要参与者。解释项目的好处并，获得他们的认可。“当正式的提案提交给，整个执行团队或董事会时，首席信息官就会有盟友，来表达他们对该倡议的支持，”Hodgson指出。

在企业制定战略，目标的过程中，IT应该始终占有一席之地。“否则，你的预算就可能总是，无法满足新的业务计划，”it企业管理软件公司kaseya，的首席战略官mike Puglia警告称。

puglia还建议审查现有的it，活动和支出，并在适当时将它们，与特定的业务单元关联起来。“这在本质上是将it预算与，业务线联系在一起，从而提供对战略目标，对业务影响的可见性，”他指出。

整个it管理团队都，需要共享预算目标的所有权。“这可以确保资源和资金，不会花在低优先级的项目上，”数据恢复服务提供商Sungard Availability services的CIO Chris Fielding表示。

4.建立准确的财务模型

在努力实现预算目标的过程中，首席信息官们最重要的，盟友就是他们在金融领域的同事了。“it领导者应该与财务部门，携手合作，开发基于历史数据的模型，特别是在编制it运营，成本预算的时候，”Labarta建议。准确的模型使it的财务合作，伙伴能够独立地预测和创建财务业绩场景，从而使IT受益。这些模型也保护了it，的利益，因为它们得到了金融盟友的，认可和保护。“这是双赢!”Labarta说道。

财务部门制定每周的kpi报告也是管理预算，最有效的方法，Puglia指出。“如果你没有相应的数据，和基准来决定你的绩效，你就会为低效率、浪费和意外惊喜打开大门，”他说。“等到月底或季度末再积极管理预算，已经太晚了。”

5.根除浪费

为了最大限度地利用预算资源，应密切审查现有的，低效率和冗余流程。“通过优化流程，一个技术组织可以，迅速成为利润中心，而不是亏损中心，并从高运营(高运营)和技术成本，中拯救整个组织，”MBA招生咨询公司Aston&james的业务顾问兼首席，执行官nick H.Kamboj建议。

it领导者应该始终，关注有前途的新技术，因为这些新技术可以在削减或消除昂贵，操作的同时降低手工工作负载和减少意外中断。“关键是要有合适的应用程序和，经过培训的人员，以及适当的集成流程，”El-Hilali说。

it服务提供商syntax美洲公司的首席，技术官mike Rulf建议，可以先测试几个工具来，确定哪种技术最有效，并确保您能够以，最有效的方式进行投资。“通过这种方式，人们将不再关注某一特定的工具，或服务的成本，而是更多地关注对公司，的长期投资，”他指出。

许多成功的it领导者都会通过将选定的简单任务直接，推给最终用户来节省资源。“在一些组织中，it人员将允许终端用户从备份和存档，中进行自己的恢复，并使用诸如One drive或sharepoint之类的应用程序来管理，他们的数据，”El-Hilali说。“这类措施将有助于减少资讯科技，小组的工作量，并腾出时间来处理，较优先的工作。”

6.考虑外包

获取外部的软件和服务通常比在内部开发要便宜。“当有通过COTS、SaaS或云服务提供的选择时，it人员往往都会希望在，内部开发应用程序，”Hodgson解释说。

通过增加内部it人员的人数来处理增加的开发工作量对于it领导来说是，一个很难向其管理同事推销的roi案例。“外包比增加员工数量更，节省预算，”IT服务和支持提供商Kyocera intelligence的信息和通信技术，副总裁keith Marchiano表示。

7.寻求外部建议

从同行或行业分析师那里获得现实的评估，可以帮助cio为it，预算设置合理的参数。“结合通过仪表板进行的，报告和与财务部门的合作，将帮助it领导者实现有效管理it，预算的灵活性。”El-Hilali建议。

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