基于资源的标准管理模式

信息化时代下的管理新畅想...





管理思想的创新不是独立发展的，而是建立在每一次产业革命所提供的技术基础和可行性之上。当精益管理创造了巨大的社会财富产生了非凡的社会效益之后，面对信息化的时代诉求，如何改造创新与时代发展相适应？或者说，技术进步推动作业方式的变革，面对信息技术的迅猛发展，如何将精益管理理念和现代信息技术相结合，构建适应现代社会发展的管理模式或作业方式？本文创造性地提出信息化条件下基于资源的标准管理模式，试图在精益管理的信息化实践、标准化、信息系统建设、运行模式机制等方面做一些尝试和探索。

一、构想基点

1．三个标准化

从信息系统的角度看，每一个人都是系统中的一个信息加工点，所做的工作不同。在这些不同的工作中，我们抽象出普遍性，就是都在做信息处理工作。这就要求工作开始之前，需要有预想的工作结果或目标，需要有资源，需要利用资源如何开展工作能够得到预想结果的作业流程。

上面三个需要就是资源、作业流程和输出结果。在信息系统、标准化、精细化，努力减少人为差错，提高系统稳定性的要求面前，就是资源标准化、作业流程标准化、输出结果标准化。这三个标准化，构建了一个信息加工点的工作标准。如果我们把一个信息加工点作为一个系统来看待，三个标准就是输入标准、输出标准和处理标准。这三个标准化构建了我们模式创新的基础。

2．基于流程的链传动的弊端

现行的管理方式和信息系统，强调以流程为中心，流程管理、价值链管理、流程再造等，甚至把流程再造作为MBA必修的核心课程。而作业流程和数据流程又是信息系统设计与分析的基础和前提。可见流程在当今充斥着各个领域各个行业。流程既顺序，假如一件事情分4个步骤，分别为：



A做完了B做，B做完了C做，C做完了D做，D做完了，整个工作才能结束。这种顺序的链传动，某一个节点断链，整个链条既陷入瘫痪状态，系统可靠性极差。且本级所产生的信息只能提供给下一级，不能共享。

3．基于资源的分布式协同作业

另一种作业方式，是我们倡导的基于资源的分布式协同作业方式。这种作业方式是引入一个公共服务平台，这一平台提供作业所需的资源，同时也用来存放作业的结果，这个结果也是下一个作业的资源。如图：



某一个点工作，首先去公共服务平台找资源，然后进行信息加工和处理，工作的结果再上传到公共服务平台上，新的工作结果又作为资源供更多的点使用。点与点之间没有直接的联络，而是通过公共服务平台通过提供资源的方式实现的。

系统稳定和资源共享是这一结构体系的特点。每一个点有不同的权限，享用不同的资源，产生不同的结果。当某一个点缺失时，支撑系统的点不完整，只影响系统质量，并不能使系统完全瘫痪，况且库存的旧有资源也能够发挥作用支撑系统应付工作。

这一体系的另一特点，是支持多人协同作业。可实时在线同时或分时协同作业，完成相对复杂的任务。

4．表单集成

表单或叫表格或叫表。

表是信息的有序集合，表是信息的有效载体，表是信息的客观表现。

在我们设计的信息系统中，资源要用表来表示，输出结果也是表。这样对于系统中的某一个节点，就有输入表和输出表之分。利用输入表如何操作才能得出输出表即作业流程也是我们所关心的。这就是前面谈到的三个标准化，即输入资源标准化、输出结果标准化和作业流程标准化。标准化是精细化管理的要求，也是信息化的基础和前提。



在我们的表单系统设计中，与市面上流行的管理表格或表格管理不同：它是系统的，是部门或体系的所有工作信息表的集合；它是集成的，是集成在公共服务平台上的信息资源；它是逻辑的，表与表、单元格与单元格不是孤立存在而是有内在的对应关系。



二、应用实现

1．信息系统设计与实现

基于资源的标准管理模式的产生，是源于信息系统的开发与设计。早在十几年前，我们就研究探寻管理信息系统解决方案，面对开发人员不掌握业务工作、业务人员不了解开发要求，双方在业务工作流程面前举步维艰的现实。一方面系统完整的业务工作流程描绘不清，总是在系统分析和详细设计之间徘徊。另一方面，基于流程的信息系统很难适应组织架构、任务分工和流程的变更，系统生命周期短开发成本高的矛盾难以解决。

基于资源的分布式协同作业，较好地解决了基于流程所面临的困惑和问题，使得组织构架、任务分工和流程变更可由用户自己定义轻松实现。

组织机构的设定如同建立层次目录一样快捷简便。

操作层采用通用的表格处理软件（EXCEL），功能强大更易于被大众所接受。

底层或后台采用大型网络数据库实时在线支持多用户表单处理协同工作。

任务（工作分工）及流程在组织机构中定义，既职能任务。作业流程在个人任务中规范，既个人能力标准。

整个系统是一个开放的、共享的网络支持服务平台。其最大特点是能够应对不断改进和发展的变化，来自任务的变化和来自流程的变化。

2．资源标准模式

伴随着信息系统建设要求应运而生的是新的管理模式或工作模式，我们称之为资源标准模式。

资源标准是整个管理模式的核心，也是精细化管理的体现。资源标准包括了人力资源和物力资源，既我们通常所说的能力素质标准和装备保障标准；流程标准包括了工作分工协作的任务流程和单人完成工作的作业流程；信息标准既表单模板标准，囊括了输入表单标准和输出表单标准。其中资源标准、流程标准是工作标准，信息标准是工作标准的客观反映，任何工作标准最终都要通过信息标准客观呈现出来。

管理模式既工作模式或模式机制，是使系统发挥效能、资源有效结合的方式方法。历史反复地告诫我们，技术的进步推动作业方式的变革，信息化不是传统作业方式的网络化，而是充分利用现代信息技术提供的物质基础和现实可行性，创新工作模式，最大效能地发挥资源开展工作。资源共享需要物质基础和技术支持，协同作业需要网络化的工作环境。我们提出的基于资源的协同作业模式就是适应信息时代要求的创新的工作模式机制。



三、模式再认识

1．流程继承

基于资源的标准管理将着眼点盯在资源上——输入输出资源标准化，而忽略流程，是流程管理过时、无效了吗？不是。流程管理诸要素——顺序、方法和资源，在这里都能够得到充分体现，而流程设计、再造、优化的理论和方法也同样适用于我们倡导的标准管理模式。因此说，基于资源的标准管理不是对前人的否定而是继承基础上的创新，是从不同的角度对问题普遍性的深入认识，是信息化时代要求的必然产物。

2．流程归一化

经过归一化处理，把数据与控制相剥离，实行总线制，复杂的计算机就变得很简单。凡数据传输走数据总线，凡控制指令就走控制总线，把所有物件挂在总线上，由地址总线指派任务。这样，计算机工作先由地址总线明确谁干工作、由控制总线确定如何工作、由数据总线传递开展工作需要的资源、最后再由数据总线将工作的结果传递出去。这种总线制的结构大大简化了物理流程，开创了信息时代的先河，奠定了今天计算机飞速发展的基础。

在我们设计的资源标准模式中，把工作分工及任务流程放在部门职能上，把个人任务及作业流程放在人员职能上，输入输出的数据资源统一由公共服务平台提供，这种归一化的管理等同于总线制的计算机，是借鉴工业控制系统众多部件管理的先进方法理念创造性地应用于社会管理上，解决社会复杂系统管理的现实问题，是我们基于资源的标准管理方法的精要。

3．管理落地

任何一种创新的管理思想或模式，通常包括三个层面的内容：一是愿景，二是方法论，三是工具。能够较好地解决这三个方面的问题，才能有效地落地并得到持续发展。

基于流程的信息系统，沿用传统作业方式或工作模式，由于缺少体系方法论的支撑，表现的步履维艰。市面上大量表格管理的理论和方法，由于缺少网络环境下数据服务器的工具支撑，应用也受到很大局限。科学性和可行性永远是我们创新发展面对的难题。我们提出的资源标准模式，愿景是资源和标准，理论根基是三个标准化，体系方法论是表单管理，支撑工具是共享的数据集成服务器，较好的解决了科学性和可行性问题，是知识管理、协同作业等诸多管理理论和方法的融合与创新。

4．知识管理

资源信息化。输出标准化、作业流程标准化要求资源标准化，这就逼迫我们必须将保存在头脑中的隐性资源，准确客观地呈现出来，或者在输入表中体现或者在流程中作为参数体现，这一过程既资源信息化的过程。

流程科学化。经过经验积累、历史积淀，作业流程将会越来越科学、越来越精细，并日臻完善，逐步形成科学简捷的决策支持系统。

经验知识化。每一任岗位的新老交替，都是在累计前人的基础上，经验得到积累和升华，不断凝炼成岗位知识，这一积累的过程就是经验知识化。

化是动态的渐进过程，资源信息化、流程科学化、经验知识化不断总结凝练形成的是文化。由管理模式改革创新促进经验有效积累，不断形成有序知识，创新发展团队文化，正是知识管理丰富文化内涵。



四、系统发展展望——从辅助决策到决策系统

系统由子系统组成，子系统由直联系统的节点组成。伴随着资源标准化、作业流程标准化、输出结果标准化的深入展开和实践积累，三个标准化将会越来越精细、越来越科学、越来越标准，作业中人的因素也会变得越来越小。相反的计算机辅助决策的地位和作用将会越来越大。当计算机辅助决策足以替代人的决策，或者偏差能够控制在可接受的范围内，我们就可以认为，计算机辅助决策就是我们需要的结果，就是系统决策。

某一个节点能够由标准资源经过标准流程的处理，得到标准输出，实现系统决策。那么，由这些节点构成的子系统，就可以实现系统决策。众多能够实现系统决策的子系统就构成了我们追求的决策系统了。

注：本文作者系空军某高校研究员

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