职悠学堂｜来看看这6种邮件小错误如何毁掉你的职业生涯

近期，一项研究发现超过90%的美国人每天在邮件上花费超过90分钟时间。不论你是否喜欢，你的邮件揭示了许多关于...

近期，一项研究发现超过90%的美国人每天在邮件上花费超过90分钟时间。

不论你是否喜欢，你的邮件揭示了许多关于你和你同事，特别是你和你上司之间的往来习惯。许多时候我们惯性思维，基于他们的“邮件行为”作出反应：对“漫谈者”我们唯恐避之不及，对“仅回复一行”的人感到恼怒，讨厌“抄送所有人”的发送者，对劣质邮件感到愤怒。对于邮件的关注如此高，以致于有的老板甚至会以写邮件的能力判断你。看看这6个可能颠覆你职业生涯的邮件错误，在为时过晚之前做好补救。

1. 头脑发热一键转发Happy with "forward"

你在收件箱里收到一封重要的邮件，你感到非常兴奋，迫不及待告诉老板。马上按下转发按钮极具诱惑——把它转发到老板的邮箱，你可能甚至会拥有一丝成就感。但是请再三考虑！

不带注释或解释而只转发邮件迫使你的老板话费宝贵的时间弄清楚消息的内容，且他并不深入了解为什么你认为这封邮件对于他重要。

解决办法：

首先，审查和编辑主题，这样就可以获得你的老板的注意，并提供正确的上下文。

接下来，写一个简明扼要的概述。把原邮件附在下方作为参考，写出关键的简介。记住，老板总是对结果感兴趣。附加提示：如果可能，做一个关于下一步的明智建议。你的老板可能会欣赏你的洞察力。

2. 总是忽视语法Getting lazy with grammar

现在已经没人要求你完美呈现一个句子，但是在职场中，还是有发送正确书写、语法无误的邮件的要求。你不会通过发送写满断句、多个感叹号、错误的分号或者表情来表达你的智力水平和出色的写作技巧。

解决办法：

通过聪明而正确的语言传达你的信息，而不是没必要的符号或写得不好的句子。如果你对某事感到兴奋，提供一个简洁的解释，而非使用12个感叹号和笑脸。使用短的、有意义的句子，切入重点。对电子邮件来说，永远记住：越短越好。

3. 喜欢秀“术语”Spewing jargon

如果你使用过多对手头上的问题没有价值的术语，你不能帮助老板和他的工作。更甚者，每当他/她的眼睛从收件箱中扫过你的名字，都会跳过忽略，这不太好。

解决办法：

使你的邮件摆脱过度使用行话，与其秀智商，不如想想你真正想要说什么。

4. 别用缩写

你的老板不是你的BFF（=best friend forever），你不应该在电邮包含非正式或时髦的缩写。这包括令人不愉快的缩写，除非是在社交媒体内容中使用。

解决办法：

考虑如何说清楚事情同时听起来平易近人。与老板熟络、唠嗑并不是坏事，但一定要保持主题和观点的专业性。保持你的电子邮件的相关性，并通过你对真实世界的建议和见解帮助你的老板，而不是通过引用流行文化或使用莫名其妙的俚语。

5. 总是回复所有人"Replying all" all day long

“回复所有人”真是个伟大的工具，但它也是个奇葩功能。

大多数团队使用一个邮件组群来沟通重要的日程或提问。但如果滥用“回复所有”，你将很快填满你老板本就被塞满的收件箱——这一定会让他/她相当恼怒。

解决办法：

如果一个邮件群组里包括上司，那么在需要时才使用“回复所有人”。如果你需要反复和团队成员沟通，把群组从标记中删去。一旦你需要上司的反馈，那么再把你的老板直接添加进来。

6. 无止境地分类和整理Filing and sorting

你知道吗？六分之一的人说整理电子邮件实际上降低了他们的效率。

虽然有时你觉得这是你必须完成的任务，但整理你的收件箱会导致你失去焦点、浪费时间。更重要的是，随着你在公司职位的提升，保持电子邮件完美分类变得越来越困难，所以现在戒掉这个习惯。

解决办法：

专注于你需要完成的最优先的任务，为具体的截止日期设定目标。你最好基于某些特定的项目制作一个待办事项清单，而不是把你的注意力和效率浪费在清理收件箱上。

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