细节与线下会议的管理

古老的民谣在曾被誉为钢铁洪流的国家一直传唱：“铁钉缺，马蹄裂；马蹄裂，战马蹶；战马蹶，骑士跌；骑士跌，军团削...



古老的民谣在曾被誉为钢铁洪流的国家一直传唱：“铁钉缺，马蹄裂；马蹄裂，战马蹶；战马蹶，骑士跌；骑士跌，军团削；军团削，战士折；战士折，帝国灭。”

直到现在，很多思想家、战略家依然认为万代兴盛和国破家亡之间，仅仅隔了一枚铁钉。

当然今天要和大家说的不是蝴蝶效应电影中的剧情，也不是讨论细节决定成败书中的逻辑，而是要谈谈我们做了这些年的线下会议，那么一场会议真正关乎成败的是什么？



前几天和几位老友聊天，不自觉的就扯到这个话题，抱怨完上下家之后，也都开始冷静思考。

“这两年的线下会议行业比以前苦逼的时候要好上太多太多，从市场、规模到风气都越来越成熟，就算跟国外比也不会差到哪去。但就是有种说不出的感觉，像走马灯一样，为了办会议而办会议。”有个家伙这么抱怨。

“思想上瓶颈了。”我们临走前这么总结。

回到家刚好酒醒，把先前聊天的碎片当胶片在脑子里放了一遍，算是有所收获。“现在办会议大家套路都差不多，咱拿啥跟别人拼？”“科技是第一生产力！”朋友打趣的说。

其实说的也没错，现在线下会议已经被玩出“花”了，想“花”上开“花”，技术嫁接是必不可少的。

但更重要的是“嘉宾”，即参与会议的人。我们一直以来都在追求把会议办得如何如何，让会议显得如何如何……并没有好好地停下来思考其中“人”的感受，所以才觉得像“走马灯”、像为“办会议而办会议”，线下会议需要完成“会议管理”到“嘉宾管理”的蜕变。



回到细节，为什么要说细节，因为每一个细节，都决定了嘉宾的体验，优秀的主办方都会把嘉宾当作聪明人，就像优秀的作家都会把读者当作聪明人。国人有个习惯，消费体验时，如果东西好，会什么也不说，下次再来；如果东西不好，就在心里骂你，再也不来了；估计只有不到二十分之一的人会真心给你提出建议。

所以不把嘉宾当傻瓜，从一开始就做好所有细节，别因为没有掌声就停滞不前，其实嘉宾是可以看到诚意，惊喜甚至尊重的。

细节这种东西应该是精进不止的，这条路上我也刚刚起步，掩面提几点。

1电子自助签到 

签到台上放几台电脑，工作人员在那里一边问一边记录甚至是纸笔签到，我一直觉得这是大洋彼岸土著民族的做法。即便有邀请函配合，由于存在很多没带邀请函的嘉宾会滞留在签到台，造成现场签到不流畅，甚至是拥堵的情况。

一场线下会议的签到环节是至关重要的，此处是主办方的门脸，排队乃至拥堵会给嘉宾带来烦躁不安的情绪，开始时糟糕的情绪会被带到会场的各个环节中。

而且面对重要的嘉宾，“身份校验”这一环节本身就存在着一点质疑的层意在里面，怎样处理好这一微妙的关系， “验明证身”又“倍显尊重”？很少有人思考这个细节。

我的做法是用电子签到产品，让嘉宾自助签到，如果签到是一个富有科技感的环节，嘉宾会积极主动的去体验，上述问题便不存在了。

国内推荐“OnArrival”产品，不介绍，请自行百度。

2礼仪长期培训

关于礼仪也是很头痛的事情，行内大多的做法是会议前交给中介搞定，但这样是存在很大隐患。我们都知道，礼仪一般是兼职且素养参差不齐的学生，绝大多数情况下直接接触嘉宾的是礼仪，而非我们工作人员，所以礼仪的一言一行都决定了嘉宾对整个会议的评价。

每次会议前临时培训礼仪都有一点心慌，并不完全信任她们，而每次又在心里安慰自己说“这也没办法”，敷衍了事。

关于这点，建议聘用长期稳定的礼仪，持续培训。短期在开支和时间上肯定没有雇“临时工”来的实在，但相信从长远的角度讲，定会受益匪浅。

3信息化管理

一直不敢谈管理，因为大家都是项目管理的高手，那我就来说说嘉宾管理和嘉宾信息管理。

从策划流程，拿到嘉宾名单的那一刻起，嘉宾管理就应该开始了，邀约邮件、邀请函、回执、嘉宾身份卡，这些准备环节；接待、签到、身份校验，会议开始；信息通知、数据跟踪采集等会议环节；物流管理、人员调度，后勤保障；报告，行为数据等事后环节。

这些会议流程靠本子记，靠电脑记显然是不现实的，众多环节背后更重要的是如何做到信息及时同步，如何做到把他们串联起来，一起发光发亮相互支持是关键。建议去网上找一些会议管理工具试用起来，刚开始可能不习惯，但之后就会发现效率变高很多。

同样推荐“OnArrival”他们家的解决方案。

4纪念品，短信回访

有时候我们会发现，嘉宾还是挺可爱的，他们要求真的不高，只要一个小纪念品，一点小的关怀就很满足。即便如此，有时候我们都没去满足他们……

建议制作一些小的纪念品，三两块钱的成本，却能极大的表现出主办方的心意，国人不喜欢空手而还，大小都是收获。如果此物碰巧被嘉宾留存，也可作为营销的后续被人念起。

最廉价却最贵重的礼物---祝福，会议后给嘉宾发送短信问候一下，哪怕会议中有什么不顺也都会云散的。这些都是容易实现却也容易被我们忽略的细节。

抛砖引玉，希望大家一起来补充，互帮互助。

我们都在不停的追求专业，追求“战略级”的理念，追求最新最好的技术，但这些最终都要落实在人身上，我们在盯着线下会议，而这些参加会议的人又无时无刻不在盯着会议中的“铁钉”。

悄悄地说一句：对文中提到的“OnArrival"感兴趣的可联系jane.qian@lingzetech.com

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