会议同事写道

又开会？教你和磨人的会议SAY GOODBYE！达沃斯博客

工作不只schedule上的会议，还应该有拯救会议的tips！...

- 职场技能 -

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如果你开过太多“磨人”的会议，当它再次出现在你的日程表上时，你甚至会变得害怕。更糟的是，你可能会被迫接受现状，并在会议上数着时间希望会议早点结束。

Caroline Webb在她的新书《如何拥有完美的一天》中写到道，“会议一词已经带上了消极含义，当你听到别人说他一天都在开会，你不会感到嫉妒，反而会为他感到遗憾。”

Webb是Sevenshift咨询公司的CEO和麦肯锡的高级顾问/前合伙人，这本书总结了她十六年职场技能的精华。她发现，人们之所以害怕开会主要是因为，“我们太过关注会议的内容，却很少关注彼此之间沟通的方式。”

以下是Webb提出的建议，可用来改善计划和参与会议的方式，让“会议”不再是一个贬义词。

1.设置一个议程

没有恰当准备时，会议便会偏题。

站在会议室或咖啡厅门口时，你要问问自己以下的问题：

你最想完成的一件事是什么？
那一天你最关心的是什么？你想专注于什么？
什么事情会影响你抓住会议重点，如何将会议拉回原来的轨道？
你的同事想从这次会议中得到什么？

如果你正主持某项会议，请尽量在原定结束时间之前结束会议，而不是拖到最后一分钟。这样，你就能留出一定的时间切换到工作状态。

你可以试着把会议的议题变成一个个具体的问题，例如，讨论“我们如何才能提高团队沟通能力”的问题，而不是笼统的“团队沟通”。

2.开始合作

不管会议的目的是什么，最好有一个积极的开场，问问大家“一切进展顺利吗？”。

然后，以提问的方式设定合作目标。

“我们这场会议到最后想要达到什么目标呢？”，Webb写道。接着，你应该问问“为了实现这个目标，最佳方式是什么呢？”Webb建议，即使你不用主持会议，也可以在必要的时候将这些问题引入会议之中。

如果你负责某场会议，Webb强烈建议你实行“无电子设备”的会议规则，以避免会议中你的同事时不时的偷看手机，或者用电脑做些无关会议的事情。

3.关心你同事们的利益

最糟糕的会议是成员们接连地发出没有意义的“嗡嗡声”，却鲜有人聆听。

别忘了你坐在会场的原因，就是为了提升彼此的表现。Webb写道，如果情况适用的话，“讲讲故事或举一些生活中的小例子也许会更加吸引人”。

此外，我们也可以试着将较长的评论分解成容易理解的片段，例如：“有三件事对我造成了打击。一…二…三…”

当你想要反对同事的观点时，不要马上反驳，这会使你的同事们出现抵抗情绪。相反，你应该首先肯定他人观点中有价值的部分，然后再提出你的观点，并解释为什么你的方法更有利于解决问题。

如果你没有得到你所要的，不要害怕向同事们开口。

4.确保讨论产生实效

一个真正糟糕的会议，会出现两种极端：彼此随声附和，假装称赞彼此的想法很好；或者，彼此争执，任何事情上都无法达成共识。

不要培养一种“群体思维”， Webb说。不要急于表达你喜欢某位同事的想法，可以假装反驳，然后看看他们是否依然坚持自己的看法，这样就可以看出他们是否对某个问题是否真的想清楚，并准备好去面对各种质疑。

另一方面，如果会议中的每个人都感到沮丧，陷入争吵，就要一步一步地明确大家能够达成共识的事情。你要知道，并不是所有的事情都能最终达成共识，所以尽力在最重要的议题上达成共识就好。

Webb指出，很多时候，会议中人们的分歧，甚至与会议的主题毫不相关。所以为了以后的讨论，团队成员应该列一个“不相关的问题”列表，避免在一些无关紧要的问题上浪费时间。

5.控制挑战性行为

不管你计划得多好，每个人都有可能遭遇“糟糕的一天”，如果有同事带着满满的负能量走进房间，也许他们正处于无助的境地。所以，请不要用侵略性的和轻率的态度去“以牙还牙”，

“人们经常会为一些普遍的问题感到困惑，比如：受到排斥或者不公平的对待、不受重视、缺乏自主性、缺乏竞争力等等” Webb写道。有时，他们可能还会感到疲惫和不耐烦。

为了改善这种状况，你需要避免感情用事，并以客观的方式来看待同事的行为。确定他们感到困惑的来源，用冷静、直接的方式帮助他们解决遇到的问题。

6. 巧妙地总结会议

即使是一个高效会议，如果不进行恰当的总结，也可能功亏一篑。对员工来说，在漫长的讨论结束后，就算他们全情投入也很有可能遗漏会议中的某些要点。

“永远保留一段特别的时间来回顾会议中的关键决定，或是重温会议中确定的观点和步骤，并在每位员工都要执行的步骤上达成共识”，韦伯写道。

7.别开太多会

“很多人说自己讨厌会议，只是因为他们的日程里安排了太多的会议，”Webb写道。“提高会议效率确实有所帮助，但其实最重要的是尽量少开会！”

按照Webb的步骤，最大限度地提高会议效率后，团队中的每个人都需要各自考虑会议成果。

如果你是初级职员，觉得把太多的时间花在了会议上，却一事无成，你应该与主管经理沟通，看看是否有方法减少那些无效的会议，来改善团队工作流程。

如果你是高级职员，你需要看看自己的时间表，看看你的下属是否更适合参加小范围的特殊会议并直接向你报告。

无论你是在精简会议，还是把会议从你的日程表中剔除，不要忘了，它不应该是种痛苦的义务，而是一个促进合作并提升工作效率的好机会。

作者：Richard Feloni是Business Insider的高级记者，主要负责战略管理和创业方面的报道。以上内容仅代表作者个人观点。

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翻译：达沃斯博客翻译小组——陈达铿

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