导师分享邹鑫:作为实践时间管理方法9年的人,我是怎么选择工具的?

 

如果问你:“什么是最好的工具?”你可能的回答是:“适合自己的,就是最好的”...



如果问你:“什么是最好的工具?”你可能的回答是:“适合自己的,就是最好的”

但什么才叫做“适合”?应该选择它;什么才叫做“不适合”?应该放弃它呢?

小强从2007年开始实践时间管理方法,到现在已经9年,在选择时间管理工具上走过一些弯路,这篇文章跟大家分享走过这些弯路之后的经验



我的弯路是怎么走的

如图所示,我目前为止职业生涯分为三个部分:IT行业、间隔年、时间管理讲师。

IT行业:当时我做产品经理,工具的组合是:omnifocus+google calendar+Trello+projects+Evernote。可能有些人都没听说过这些工具吧?当时我觉得这样的组合没问题啊!很合理,因为每个工具都有不同的用途:

- omnifocus:管理待办清单

- google calendar:管理日程

- Trello:团队协作

- Projects:项目管理

- Evernote:资料管理

现在看来,每个工具都很牛X,但我把他们组合在一起使用就很傻X,工具系统很重,维护起来成本很大,但是我仍然背着这样的组合走了2年

间隔年:这一年基本没做什么事儿,享受着不用上下班的自由时光,这时候我就用笔和纸的组合,把想做的事情写下来,把写下来的事情做到。

时间管理讲师:这时候我有一些企业内训项目、研习会项目、社群项目,管理这些我用滴答清单+手机自带日历的组合,就足够了,项目、行动、约会,都能照顾到。



什么信号预示着工具不适合你了?



以下三个信号就是在提醒我们想这个问题:工具是不是不适合我了?

1. 工具系统太重,维护成本大:每天都要花很多时间去录入、修改、更新,或者是要频繁的把A工具里的信息传到B工具,或者检视的频率太高。

2. 产生了不信任感:感觉有工具和没有工具没有什么区别,想起来了就用用,想不起来就不用

3. 不能满足某个重要需求(而不是“不能满足所有需求”):比如做项目管理的如果还只用笔纸工具,恐怕无法满足项目进度统筹的需求。



我给大家选择工具的建议



1. 新手不要改变习惯,当工作环境变化时一定要升级工具

刚刚开始实践时间管理的朋友,选工具的时候我建议不要改变你原来的习惯,比如说你习惯用笔纸,那么你就还用笔纸,如果你习惯手机,那就还用手机,如果你习惯outlook,那就还用outlook,不要眼红别人的工具。因为同时养成两个习惯,会增加实践时间管理的难度,比如同时养成列清单的习惯和使用新工具的习惯。

但是,当你的工作环境发生变化的时候,就要升级工具,其实连思维模式都要一起升级,比如你原来是一个执行者,然后升职了,变成一个管理者,那么原来只用笔纸的方法可能就无法适应,这时候你列清单的习惯已经养成,只是升级工具,也不那么困难。
2. 可随身携带,三秒进入录入状态

待办事项可能是随时产生的,比如在地铁上、睡觉前、散步时、等车时,所以你的工具需要能随身携带,并且三秒钟之内就进入录入状态,否则,一个漏水的水桶是靠不住的,一个不能随时收集想法和待办事项的工具也是靠不住的。

3. 管理行动的工具最好不要超过两种

我现在用的就是滴答清单和手机自带日历,我发现如果多于两种工具维护成本就会增大很多,比如一开始我的那幅图,我要管理日程、待办、资料、团队协作、项目,后来发现,我可以压缩为滴答清单和手机日历,因为滴答清单有团队协作功能、项目的进度虽然不能像甘特图那样一目了然,但也可以看出项目进度,所以,请尽量断舍离自己对工具的占有欲

4. 不断迭代适合自己的方法,而不是工具

我见过一些人会把工具换来换去,迭代(更新、升级的意思)很快,但小强觉得应该迭代的是使用工具的方法(也就是脑袋),举个例子:我用了滴答清单管理自己的行动,但仍然很忙乱,请问这是工具的问题?还是方法的问题?该升级哪个?



结语



我在绘制这幅图的时候有一个发现:我使用的工具越复杂,越是在掩盖我软实力不足的真相,其实我的发力点找错了:在IT做产品经理的时候,自己的管理经验不足,很焦虑,于是就选择了看似牛X,其实傻X的工具组合,而这时候我应该在提高自己管理能力和吸收前辈经验上发力才对!

所以,当我们努力寻找适合自己工具的时候,应该觉察下:我是不是找错了发力点?
作者简介:邹鑫


中国最有实战经验的时间管理专家

敏行青年成长工作室青年成长导师

畅销书《小强升职记》作者

2010年3月,开始时间管理相关演讲和培训工作

2011年11月开始担任“开复我学网”成长顾问


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