笔记工作文件

「零秒工作」是个神话，不过读懂这些能让工作效率提升 10 倍

《零秒思考》的姊妹篇《零秒工作》。书名「零秒工作」固然是个噱头，但是本书围绕着如何提升工作效率，还是给出了很多值得我们学习的方法。...

读完本文需要4 分钟

本周在读完赤羽雄二的《零秒思考》之后，接着读了姊妹篇《零秒工作》。作者结合自己在麦肯锡 14 年的工作经验，写就了这本书。

正所谓天下武功唯快不破，工作也是这样。书名「零秒工作」固然是个噱头，但是本书围绕着如何提升工作效率，还是给出了很多值得我们学习的方法。

为什么你的工作效率低？

外部原因

众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推荐工作
部门内外协调后的再次协调
随之而来的庞杂冗繁的资料制作

自身原因

无法迅速开始工作
无法专注于应该完成的工作
工作缺乏计划、不断滞后
优柔寡断、犹豫不决
制作文件和资料的速度慢
在Email上花费大量的时间
会议又多又长
大量的退回与重做

提升工作效率的正确原则

首先形成整体印象

所谓整体印象，主要是指：

最终的成果是什么？
为了取得最终成果需要考虑怎样的要素？
需要按照怎样的步骤和顺序？
从什么地方着手才最有效？

一旦有了整体印象，就能清楚判断哪个部分是最重要的。这样一来，注入过分细致的工作、一开始便在不那么重要的本应暂缓的工作上浪费过多时间等情况就可以避免，同时还能在全面分析风险因素的基础上，致力于提升工作速度。

工作不要过于细致

细致本身时间好事，但为了推进工作，重要的是「不要过于细致」。从结果上来看，一旦超过截止时间，那么不管之前工作得多么细致都于事无补。

掌握工作的要领

把握完成工作所必需的要点，在减少时间浪费的同时推进工作。掌握要点，可以使我们在工作时心情相对放松，同时，因为把精力主要放在应该重视的部分上，能确保最终的成果质量。

对改善方法本身做改善

为了提升工作速度而尝试各种改善方法者大有人在，但是如果能更进一步，寻找改善方法本书的改进空间，那么工作效率自然能更进一步提升。

凡事提前

即便是计划中的工作，只要是在能够完成的范围之内，都尽量提前一些完成。提前完成会让人更加轻松，时间是也更加充裕，让人冷静地以更加全面的视角来推荐工作。心中感到轻松的同时，大脑也会变得更加灵活。

提升工作效率的利器

PDCA管理循环

PCDA 是指 Plan（计划）、Do（执行）、Check（检查）、Act（改进），是一种循环管理工具。
以制作文件为例：

Plan（计划）：讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。
Do（执行）：完成所有页面的制作。
Check（检查）：确认最初的目标是否全部达成。
Act（改进）：重新编写不足的部分和不恰当的部分。
Plan（计划）：重新讨论文件的整体构成、页面分配以及每一页的内容、是否有遗漏等。
Do（执行）：全面修改。
Check（检查）：确认最初的目标是否全部达成。
Act（改进）：重新编写不足的部分和不恰当的部分。

一次、两次甚至多次运用该循环工具后，工作的成果便能日臻完善。