大咖来了|冯惠玲教授莅临我院作专题讲座

 

死亡还是新生?...

3月20日下午三点郑州大学图书馆一楼的报告厅内开展了一场主题为《数字化与社会化——档案领域的发展主题与转型趋向》的讲座。此次讲座我们有幸邀请到了中国人民大学的冯惠玲教授亲临现场为我们讲授。
嘉宾介绍


冯惠玲,中国人民大学信息资源管理学院一级教授、博士生导师,原中国人民大学常务副校长。兼任第七届国务院学位委员会图书情报与档案管理学科组召集人,国家电子文件管理专家委员会主任,教育部社会科学委员会委员,教育部档案学科教学指导委员会主任。国家社会科学基金、国家自然科学基金项目评审专家。中国人民大学电子文件管理研究中心主任,人文北京研究中心主任。
由于互联网的发展,数字化和信息化在冲击着这个社会,使得很多职业都受到了严峻的挑战。于是对于图书馆和档案馆的前景,人们产生了很多不同的猜测。

冯惠玲教授正是针对着这些猜测,展开了更为详细更为深入的思考,同时也为我们讲解了很多知识。
死亡还是新生?


大学图书馆之死得到颂扬,他被看作是一种进步以及是信息在逻辑上的下一个发展阶段。

——Brian T Sullivan图书馆尸检报告,2050

图书馆当前面临的挑战主要来自于外部环境,因此,上海图书馆馆长吴建中提出将图书馆原来的集中功能转变成一个人文空间。现在也已经有很多为图书馆扩大其人文空间的举措,比如说国家图书馆可以举行婚礼等等的这些措施。

档案馆也同样面临着这些问题。冯教授以图书馆的消亡为引子,实则是在为档案馆的现状和前景发声。

档案馆资源数字化将引发档案馆利用意义上的死亡,但不代表保存意义的丧失。

——浙江省档案局局长 刘芸

与图书馆不同的是,档案馆所面临的挑战主要来自自身的观念和能力。部分档案并没有送到档案馆去,而是留在了形成单位。而部分网络文件的管理转移到其他的信息部门,为数不少的机关单位因自身能力的不足,主体功能就转为纸质档案库。但同时,档案的唯一性和国家的法律政策保障了档案机构的档案资源。所以我们要有能力担当起这个重任,有自己的真本事胜任档案管理。
21世纪档案应对挑战的两大主题

数字化

社会化
针对这两大主题,冯教授为我们深入地讲解了两大主题的内容和各国的实际做法。
下面是她的讲座片段节选。


数字化
数字化的时代


终有一天,国家档案馆将宣告自己是一个数字化机构,所有档案都以数字化形式加以处理。

——美国NARA现任局长

这个时代是一个泛在网络、泛在媒体、泛在需求的时代。在这种大的时代背景下,社会记录趋于电子化,而档案又是它记录的转化物,那么档案的数字化又是其不可避免的趋势了。

所以说,档案的数据化如同“正在到来的浪潮”,是一种全面的数字化,全程的数字化和限时的数字化。全程是说从形成到最终长期保存,限时是说很多国家提出了时间表,即到某个时间为止只要数字数据。

美国的做法


美国总统卸任后会以自己的名义自己筹款建立图书馆,而图书馆中最大量的是档案,所以美国的图书馆从体制上其实是归档案馆管的。在这样一个转型当中,美国已经动用了它最所有可能动用的行政和立法的力量。
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2016年12月31日前联邦机构要以可访问的电子形式管理永久和短期电子邮件公文,电子邮件公文必须保存在可支持文件档案管理和诉讼需求的合适的电子系统中。

2019年12月31日前,联邦机构所有永久电子文件要最大限度的以电子形式管理,并以电子形式最终移交到NARA。

——《政府文件管理指南》


上述“强制规定”则是通过倒逼来实现的。目标倒逼,把无纸运行和无纸保存作为改革指向;体制倒逼,用归宿拉动变革;时间倒逼,所有措施都以倒计时的方式推进。
其他国家的做法
英国实施网页档案管理;
加拿大确定无纸化时间表;
澳大利亚数字连续性计划;
澳大利亚确定档案无纸化时间表;
韩国文件档案无纸化进程。
国外数字战略的特点

观念引导:信任(trust)

覆盖范围:全程(continuity)

体制保证:统筹(co-ordination)

倒逼机制:限时(time-limit)

动力机制:合力(cooperation)

业务技术:并重(two emphasis)

能力与责任:根本(foundation)
中国十三五期间电子文件管理重点任务


社会化
档案利用社会化
档案的开放利用能够丰富我们对社会的认知,促进民主,保护公民权利,提高生活品质。

触发利用:让利用过程发生,使档案被主动利用,希望利用像使用商业引擎一样容易(即使搜索中央档案馆的文件如同搜索百度一样容易)。

提供“寻根”档案

多途径传播:英国纽卡索推出了一款APP,即跟着游客的行走的路线推送其所在地的历史故事。
档案资源社会化
多元化、全覆盖:冲破主流和边缘之间的障碍,创建一个“档案多元宇宙”。

社区档案:对于档案机构而言,社区正在成为一种思维方式。

社区档案实践:许多国家的各类“社区”为土著、有色人种群体、少数民族、特殊性取向人群、底层人群等建立档案,实现身份认同。

社交媒体档案:实现个人记录向社会化档案转变。确认机构在社交媒体平台产生的信息作为文件与档案的条件。
档案管理社会化
跨资源合作——联合开发资源库:美国“在线遗产探寻”、英国“医疗文件数据库”等。

跨领域合作——共同管理:NARA制定了《web2.0和社交媒体平台的文件管理指南》,要求各个部分共同承担发布与管理责任。

跨领域合作——ERA合作伙伴

与大众合作——档案管理“众包”:美国“公民档案员”项目、荷兰“众在参与”项目、英国国家档案馆项目、苏格兰“转录档案”项目等。

技术合作——第三方管理平台:档案机构不再是唯一管理平台,需要同第三方平台形成协作的文件与档案管理关系。

技术合作——系统研发:高端开发商的介入,形成了一批知名厂商和具有较高技术水准与市场占有率的产品。

文化合作——增值推广:上海卫视《档案》栏目、北京卫视《档案》栏目等。

商业合作——资源开发:英国国家档案馆和ancestry等私营公司合作等。

新概念档案馆
档案2.0
是开放的,而不是封闭的;
是交互,而不是独善其身;
是以用户为中心,而不是以文件为中心的;
是吸引新的用户,而不是用户找我们;
具有创新和灵活的特质,而不是顾于传统。
——美国国家档案局凯特赛摩
在最后,
冯惠玲教授进行了一番意味深长的总结性发言:
我们的档案事业会随着文明社会同在,
只要有文明社会,
人们就要把自己的记录保存下来。
所以,档案事业是不朽的事业。
不知道这个前景将由谁来描绘。
我希望终有一天,
我们能够骄傲地拍着胸脯说:
档案馆的未来交给我负责!
带你飞遍信管的每一片蓝天
文字 / 冯教授、迷糊仙女
图片 / 文讯部、迷糊仙女
编辑 / 迷糊仙女


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