一看就会！这些小功能，帮你高效解决文档管理
掌握这项技能，复杂的文档管理不用愁...
在信息技术的影响下，办公逐渐倡导无纸化、电子化，越来越多的文件会存储，在电脑里。虽然这确实便利，但也出现了下面这些让人「头痛」的问题：
- 想找一个文件却不知道放在哪里
- 想到家里办公，却忘记拷贝文件
- 文件更新后，却找不到之前的版本
对于这些问题，其实都能称之为「缺乏文件管理」。那如何解决它呢？
今天，就跟大家讲讲如何通过 WPS，零门槛上手文件管理，快速找到想要的文件。
01
文件管理的四个重点
电脑中浩如烟海的文件，也逐渐让「文件管理」成为了一门大学问，很多人会基于，实际场景需求，总结出属于各种各样的方法，和习惯。但事实上，都离不开以下 4 点：
02
善用高效的首页，解决备份和同步
如若将文档备份至 云文档，那么便能充分，发挥文件管理功能。
给文件加星标
如果需要经常打开一些，文件，你可以选中已上，传到云文档的文件，右键单击选择「添加星标」。
添加后，便能直接在首页「最近打开」的 ⭐️星标中快速打开，不需要再花费时间寻找。
（添加好星标后，便能在左侧「星标」找到文件）
敲重点！给文件添加「星标」的行为，将会自动备份到 WPS 账号之中。也就意味着，无论你换到任何电脑、手机，只要登录同一账号，便能直接快速查看、编辑，解决重要文件不知道，放哪里的烦恼。
（手机上，点击上方的星标也能查看）
实时同步的文件夹管理
在 WPS「云文档」中，你可以直接新建文件夹，并支持将文件移动至，文件夹中，方便直接对文件进行分类。而这些管理好的文件夹，将会保存至 WPS 账号；即便切换至不同设备，也将保持一致。
你可以点击 WPS 左侧的「云文档」，可看到文件夹「我的设备」，点击便能看到不同设备的，子文件夹。
仅需在云文档中，右键单击文件夹，选择「固定到常用」后，该文件夹便能在首页面板，中快速访问。
（即便切换设备，登录账号后，该设置也能同步）
02
用云文档，解决繁琐的命名
对于绝大多数用户而言，文件管理的难点是「文件命名」，而更大的难点则是对同一个文件、不同版本的命名。
比如说：我们编辑好一份文档后，总会需要经过给领导，同事检查，接着再根据修改意见，反复修改、反复检查......
这种时候，对这类文件的命名方式便会，影响到后续查找（有时候自己本人也会，分不清！！）
（点击云文档的任一文件，即可看到「历史版本」）
更酷的是，文件的所有版本，点击皆可预览，也支持直接导出、恢复。不需要对文件重复命名，WPS 云文档「历史版本」就能自动帮你搞定！
（100+个版本，也能完全备份存储）
03
快速搜索、分类搜索，皆可快速搞定
文件管理的目的，便是在需要时能够快速，搜索定位。WPS 自带的功能中，也能轻松实现。
用「搜索框」搞定快速搜索
在快速搜索方面，WPS 2019 首页提供了搜索框功能。用户搜索文件名称，即可快速找到文件及所在，的位置。
具体如下图所示：
分类搜索善用「筛选」
办公文件格式十分多样，常见的有文档、表格、PPT、PDF、图片等等。为了方便用户快速对，文档进行分类查找，WPS 2019 提供了「筛选」功能。
仅需在首页中点击「筛选」，即可让文件以不同的，格式进行排列：
最后，我们来总结下，在 WPS 中开启「云文档」功能，便可充分实践文件管理的 4 点要领：
- 备份和同步：善用星标、云文档文件夹
- 合理命名：使用云文档的「历史版本」
- 快速搜索：使用首页「搜索框」快速定位
- 分类搜索：善用首页的「筛选」
今天的文章就到此结束啦~如果你还没有良好的文件，管理习惯，那么建议你使用 WPS 2019 的上述功能，杜绝再出现关键时刻找不到文件，的状况。
如果你还不知道「WPS 云文档」功能如何开启，可点击下方图片查看：
干货知识分享
点个[在看]支持下
↓↓↓
关注 WPS办公助手
微信扫一扫关注公众号
