【职场礼仪】电邮Email里的别样乾坤

电邮Email里的七大TIPS!!!...



电邮Email 里的七大TIPS!!!



一、关于主题 

主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。

2．标题要简短，不宜冗长。

3.   标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 。

4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。

5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。



二、关于称呼与问候 

1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的响应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。   如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

2． Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。  俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 

三、电子邮件正文

1.Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

2. 注意Email的论述语气 。 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。   尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。

3.   Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

4. 一次邮件交待完整信息 。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。

5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

6. 合理提示重要信息 。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。

8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 。

四、附件 

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个档

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用 6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小档分别发送，

五、语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其它国家和地区的华人，也应采用英文交流。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。

4. 选择便于阅度的字号和字体。中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。

六、结尾签名  

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

2. 不要只用一个签名档

3. 签名文件文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。



七、回复技巧

1.及时回复

Email收到他人的重要电子邮件后，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。

2. 进行针对性回复

当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。

3. 回复不得少于10个字对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。

4. 不要就同一问题多次回复讨论，如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其它方式进行交流后再做判断。

5．要区分Reply和Reply All

如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了，如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。

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