标题样式文档

让你效率增加10倍的Word常用的小技巧

几分钟学会一个技巧，提高好几倍的效率，何乐而不为？...

工作中处理文档最常用的工具就是EXCEL,PPT,WORD。如果不懂一些使用技巧，就等它虐你千百遍。

曾经也傻傻的用很多机械的方法去处理数据和格式，花了很长时间还处理不好一些表格。然而等高手一坐镇，风轻云淡的三下五除二就弄好了你处理几个小时的数据的时候，心中既崇拜也淡淡的忧伤啊，我怎么就不会呢？

于是之后处理复杂数据的时候，就会百度一下是否在某些信息处理的方法上是有捷径可走了，从而也就节省了一些时间，并且也会有一点小小的成就感。

下文是我昨晚从秋叶团队的老师那里偷来的师，可以一起分享。

一，连环格式刷

当需要把下图中的三个标题，都设置成标题一的样式的时候，很多人的做法都是选中标题一，点格式刷，然后再点中标题二，如果需要再刷标题三的时候，又需要去复制一次标题一或者标题二的格式刷，如果需要修改的文字很多的时候，这样就很没有效率了。

技巧一：双击格式刷，可无限次重复使用。

技巧二：使用SHIFT键，可以只复制文字的格式，同样可以做到无限次粘贴。这些技巧在整个OFFICE里都会通用。

是不是简单了许多？要想知道更多的快捷方式，可以使用F1调出快捷键列表。

二，选择格式相似文本

上面的技巧已经让人觉得效率提高了一些，但是如果有多个格式需要调整，还是需要一个个的去点才能达到效果，看起来并不是最优的办法，WORD还有一个功能，是选择格式相似文本，能让你再甩人一大截哦！

我们需要一次操作就让下图中的几个标题变成同一种格式，怎么操作呢？

在开始菜单下面的选择里面，可以看见这个选择格式相似的文本的功能。

当你选中标题一然后再选择这个功能的时候，WORD会把格式相似的文字都识别出来。这个时候你就可以完成批量更改，从这里可以看出，OFFICE工具的使用心法，最便捷的不会是快捷键，在所有需要重复操作的地方必有批量修改的工具去支持。

三，批量套用和修改格式-样式

上面介绍的技巧只是一些修改文字的技巧。如果从一开始你就知道你做的文档会结构比较复杂，比如论文，标书等，就需要使用下面这个样式管理器功能了，这个功能是WORD里十分重要的功能，于是这个工具也被设计在十分显眼的部位。

使用这个工具，就可以直接将设定好的格式在任意文字上套用。比如我可以先设定好标题一的格式，然后选中我需要使用的标题样式，点更新标题一以匹配所选内容，这个时候WORD里的这款样式就跟我目前设定的一样了。

这个时候再选中其他的标题，直接点选刚才设定好的这款样式，所有标题的样式就都会被修改了。如果标题一的样式更新了。再点一下这款样式的更新按钮，其他标题也就被自动更新了。这个样式包含了字号大小，段落距离，颜色等。

四，自定义多级符号

写论文的时候需要提前预设好文本有多少样式。并且样式保存了以后，可以在多个文档里直接套用，不需要再次设定。样式设定里可以包含设定标题的编号。自定义了多级编号以后，如果这些段落有删减，WORD会自动更新被修改的编号。

除了在样式管理器里去设定编号，也可以在开始菜单的下面去设定这样的编号。

通过外面的分级按钮去链接设定的样式也是可以达到同样的效果的。在上面的排序列表的下面有个定义新格式的选项，点击更多，可以看见完整的选项内容，选择链接到标题样式，我们可以选择把多级列表的样式应用到标题一样式里。

这样是不是清晰了很多呢？

五，一键生成目录

做文档的人都知道，当文档的页数过多的时候，会需要一个目录，如果是手动输入的目录，当文档内容有变化的时候，还需要一个个的去比对目录的内容和页数，十分的不方便。有没有什么快捷的方法呢？

在引用的菜单下面，我们可以选择目录这一项，确定了目录样式以后，就可以插入目录了。WORD会自动识别文章里使用过的多级标题去生成目录。

使用这个功能的前提是需要使用刚才说过的标题样式的功能，这样才可以被WORD识别为目录。一键操作，就可以有下面的效果了。当文字段落有更改的时候，点一下更新目录，所有的标题和页码就自动更新了，效率提高的不要太多哦！

但是关键点需要牢记，就是使用标题样式！

六，一键比对文档修改痕迹

有时候我们需要把文档交给他人去修改，然而对于没有使用WORD的修改文档模式去修改的文档，我们是无从看见他修改的痕迹，这是一件让人抓狂的事情，怎么办呢？我们的WORD里提供这样的比对文档的功能呢！一键查出修改的痕迹。

点击比较以后，选择需要比对的两个文档，点击确认，文档所有的修改痕迹都一目了然。同时在这里还有提供了一个合并功能，可以讲多个不同人给你的修改合并到一起。

七，批量打印奖状-合并邮件

当你需要打印同样格式但内容不同的文件的时候，例如工资条，奖状等，如果你是一个个的复制粘贴列表里的姓名等信息，不然非常辛苦而且还容易出错。批量打印的功能就能帮到你啦！

首先你需要有一个EXCEL表，里面包含了你需要打印的信息，可以包含文字和图片。如果是包含的图片，需要在表格里做好图片的链接。下面是一个这种情形的举例。我们需要把左侧的EXCEL表的信息录入到右侧的WORD模板里。并且最终的效果是能批量打印这些带模板的文件。

如果你的模板里包含了需要替换的图片，则EXCEL最好是以下的格式，就是图片已经用超链接的形式做好。

然后按下图选择邮件下面的开始邮件合并的下级菜单的信函。

选择使用现有列表去选取刚才准备好的EXCEL。

点确定进入下一步。这个时候就可以在WORD模板的相应位置，从插入合并域里面去选择对应的EXCEL的项目。

这样关于文字的链接就完成了。

接下来是关于图片的链接，可以先将模板里的图片删除，然后切换到插入页面，选择文档部件下的域选项。

并在左侧里面里面选择includepicture的选项。在文件名的地方给文件先任意命名为1，按下图指示勾选相关选项，然后回到WORD的模板界面。

这时候在WORD的界面按下ALT+F9进入代码编辑模式，并按下图操作。图片需要放在什么位置，就把光标停留在什么位置，然后做下面的这些操作。

操作完成以后，按下面的操作可以会把WORD文档自动分成需要打印的若干份。此时已经可以看见每一页的文字和图片已经按顺序链接到了EXCEL里的相应位置的信息，然后就可以一键打印出所有的文件啦！

重要注意事项：操作完成以后，有时候图片无法正常显示，需要在已经分离文档的模式下先按下CTRL+A选中整个文档内容，再按下F9去刷新文档，此时图片就可以正常显示了。

八，文本一键转表格

有时候需要需要把一些没有表格形式的文字转换成表格，像这种情况，可以先选中文字，再插入表格，比如下面左侧文字到右侧表格的转换。

选中了文字以后，在插入页面选择表格，文本转换成表格，下图最右侧的图片是转换表格时候的设置，我们需要设置决定文字转换成表格系统能识别的分隔符号，可以是空格，逗号等，如果有特殊符号也可以设置。

按下确认按钮，表格就生成了。

如果是竖排的格式，数据分隔是通过回车的形式，那在定义表格的列数的时候按照实际需求的修改，在其他字符里直接敲入回车，就可以实现。

九，替换法的妙用

普通的替换法除了可以批量的替换字以外，还可以批量的替换各种标记，比如换行的标记符号等的标记符号。

在替换的里面选择更多选项，就可以看到所有的特殊符号，然后再指定替换方式。

十，万能快捷键F4

这个快捷键可以重复上一次的操作，比如上一次改了字体的颜色，那你再选下一个字体的时候，按F4就可以改变字体颜色。如果上次个操作是修改的段落格式，那在下一个段落按下F4也可以重复刚才的操作。

上面写的有点多，但都是干货，看完也不一定记住，但有个印象就好，下一次需要用到类似功能的时候，哪怕忘记了具体是如何操作的，也可以去百度搜索这种功能的用法。