这才是工作日程表的正确排法，以前都白做了｜2nd时间管理锦囊

其实不需要多复杂的方法，就可以好好规划工作日程。不是老板更需要好好规划自己的工作噢！！...

想必无论是职场新人还是公司老板都会遇到同样一个问题，一天感觉排得好满，但好像忙了一天，工作效率还不高。其实有可能是工作日程安排出现了问题噢！下面我们来看看有何锦囊妙计。

上周开启了第一个时间管理锦囊《职场人士节省时间的魔法｜时间管理锦囊》，反响良好，趁热打铁，为了让大家尽快通过实践下面的方法成为人生赢家，顺利成为高富帅（白富美）。这周我们继续开启第二个时间管理锦囊。

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我的朋友Philip是一位培训公司的副总，位居要职的他，平时日理万机，需与各个部门开会，商讨重要议题。除了每周的定期会议外，部属也会随时敲门进入办公室，与他进行临时讨论。除此之外，经常还有许多客户前来拜访，与他商议培训的具体事宜。

他有一位秘书协助安徘每天的工作日程，只见工作日程本上，密密麻麻地登录着许多不同的会议及面谈。

Philip希望推动各项计划，也期望能够大幅提升公司的业绩，但他始终觉得自己的时间被切割得四分五裂，无法井井有条、从容不迫地治理公司，纵然每天下班时总是累得精疲力竭，但工作依然效率不高。

他翻开某一周的工作日程让我参考，只见他的秘书将各部门要开的会议杂乱无章地分散在每一天不同的时间。每当有客户要求拜访时，秘书基本上都是顺应客户的意思来安排会面的时间。如果同事临时有要事需与他讨论，秘书也是任意安插在工作日程上。

因此，Philip的上班时间便被会议、访客及讨论切割得支离破碎。

我看了他的工作日志后说：“你的秘书十分负责啊！将你的工作日程列得很清楚，不过，你的秘书好像只负责记录时间，却没有帮你规划时间啊！”

“这是什么意思呢？”

“一位优秀的秘书并非只需负责将老板工作日志上的空格填满，而是要思考‘什么格子应填入什么事项，这样才能节省老板的时间，并让他的工作效率发挥到极致’”。（敲黑板三次重点内容）

“你说得确实没错！”他同意地点点头。“那我该怎么做呢？” Philip接着问。

“建议你用‘归类法则’重新安排你的工作日程表。”我说。

我大幅挪动Philip的工作表后，他看了大吃一惊，怎么会变得如此有次序？

“我只不过将你的开会时间固定在每天下午一点至二点，接见客户时间是下午二点至三点，而其它的临时讨论全部安排在三点至四点罢了！”

“这样的话，我就有完整的时间区块，可专心工作及思考了！” Philip高兴地说。其实要想提高效率并不难，就是相同的实务放在一起处理，这样我们的大脑就不需要频繁转换工作内容，而且相同的事务放在一起也容易处理的越来越得心应手。这样做就可以做好时间管理，减少工作所需花费的时间。

这些省时秘诀的核心概念在于“归类法则”。

上班族最怕变成无头苍蝇一般，陷入忙、盲、茫的无底深渊。进办公室做的第一件事情不是打开电脑，也不是立刻埋头办公，而是应将今天所欲进行之事做适当的分类，例如文书类工作、联络型工作、讨论型工作、思考型工作等。

将要做的工作分类妥当后，尽量在同一时段做同类型的事。例如一次接收所有电子邮件，一次回复所有信件，一次阅读所有公文，一次打完需联络的所有电话等。一口气做完同类型的工作，可节省不同事务之间的“切换”时间，并在工作速度上产生递增效应，有效提高工作效率。

假设思考单一问题需花一个单位的时间，那么思考三个同类型的问题往往仅需两个单位的时间。这是因为常我们想出第一个问题的解决对策及方案时，可举一反三，将该思考模式套用在第二个及第三个问题上，如此即可有效缩短解决后两个问题的时间。

再者，将类似的问题一并思考，可以比较相互之间的异同，产生多样化的构想，以找出最佳的解决方案。

过多的会议只会让上班族疲于奔命、人仰马翻。节制开会的次数及频率，是提高公司整体工作效率的重要概念。性质相近的会议应尽量合并举行，出席成员相同的会议也应尽可能一起召开，如此既可节省上班族重复参加会议所浪费的时间，并且在相关议题上取得一致性的结论与共识，不会产生前后矛盾的现象。为什么同一时间集中处理类似的工作可以大幅提高效率呢？

“学习曲线法则”可以回答这个问题。

学习曲线法则是指在一个合理的时间段内，连续进行有固定模式的重复工作，工作效率会按照一定的比率递增，从而使单位任务量耗时呈现一条向下的曲线。学习曲线效应是在以下两种因素的共同作用下产生的：

Ø  一是熟能生巧：连续进行有固定套路的工作，操作会越来越熟练，完成单位任务量的工作时间会越来越短；

Ø  二是规模效应：生产10件产品与100件产品所需要的生产准备时间、各生产环节间的转换时间是一样的，因此一次生产的产品越多，分摊到每件产品上的准备时间和转换时间越少，单位生产效率越高。

学习曲线法则告诉我们，应尽量集中处理性质相同的事务性工作，如一次性处理具有相同性质的所有文件，一次性打完所有的沟通电话，一次购齐所需的生活用品，一次性做完所有家务等。这样既有利于提高工作的熟练程度，又能通过批量作业减少准备工作和中间环节占用的时间，从而达到节约时间、提高效率的目的。我们来思考一下“归类法则”在安排工作日程表时候的应用：

Ø  安排特定时间区块进行例行事务

例如将各部门的每周工作汇报均安排在下午同一时段，如此一来，报告者及与会者都不会轻易忘记时间，而且与会者可以提前安排时间，不会因为开会而干扰到属于自己的完整时间。

Ø  主动调整客户到访或临时讨论的时间

可设定下午某一固定时段接待访客。如果访客不方便于某日前来，就请他另择他日的同一时段再来造访，才不至于因客户的突然到访而干扰原本的工作，如有同事临时提出讨论的要求，若非刻不容缓的急事，则可安排在特定时段与同事商谈。

Ø  尽量腾出完整的时间区块

只要妥善将例行事务或临时访谈排入特定时段，自己拥有的完整时间区块就会显著变大，我将这些时间区块称为完整时间区块。完整时间区块越多、越大的人，工作效率也会越高。

或许我们尚未位居高职，没有秘书帮忙安排工作日程，但我们仍应尽可能积极争取安徘工作日程的主动权，尽量将例行事务安排在同一时段内进行，以努力放大自己的完整时间区块。当你发现工作日志上的完整时间区块越来越大、越来越多时，自己的工作效率也会在无形中大幅提高。当我们掌握了如何安排有效的日程表后，这里还有一个小技巧，可以确保你能高效坚定的按照日程表行事。

这个小技巧就是在你的日程表中，复习你的人生计划、年度目标，同时也复习你的月重点目标以及周目标，因为你每天都在做一件事情，在你的脑海里，第一次想的就是你多年的计划，就是你的人生目标，你一直都在想的一件事情就是你把它白纸黑字地写下来。有了年计划，你就有月计划重点、周计划重点，有了计划重点就会引导你的日计划，你做这些事情有没有离你的目标更近，如果你做得不好，就离你的目标更远。

你每天所做的事情，是否与目标相吻合，是非常重要的。根据确定好的长期目标，逐步地安排你的月计划、周计划，这样你的日程表便真正可以让你脚踏实地的朝着目标前进。
要把你多年的梦想变成多年的计划，把多年的计划设定一个目标，然后再逐步地成为你的年计划，成为你的季计划、月计划，甚至成为你的周计划、日计划。在这些过程中，就要靠你每一天去把它做好。因此，日计划在时间规划系统中起着重要的作用。小编绝对相信，所有的经验分享要是不运用起来，那么对大家来说都是一纸空文。因此小编还是给你们准备了小福利，马上行动起来并把你实践的高效工作日程拍照发送给我们，在本文下面留言心得，被我们翻出来（我们翻牌率极高），点

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