【陕西合力项目管理】项目成功之道：良好沟通

项目成功之道：良好沟通...



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案例聚焦

某行业准备开发一套平台产品，作为下属机构本地化实施的基础。作为平台软件，要求提炼核心业务需求，技术上采用先进方法，且时间要求也非常严格，必须在行业大会上进行发布。

某公司A接受了项目并指定一名具有丰富行业知识和管理能力的小赵任负责人。经过项目前期准备以及与行业主管单位的协商，确定了项目开发的组织模式和技术路线。组织上，指定行业内另外4家本地化公司、中间件厂商和数据库厂商参与本次平台软件的开发，因此包括公司A，一共有7家不同的公司参与平台软件的开发。

作为项目经理的小赵，面临的最大的问题是：建立什么样的沟通渠道、方法，才能保证项目的成功？小赵采取了以下几种方式：

一、建立项目公约，每个项目成员必须遵守。项目公约在项目的启动会上进行宣读，并打印出来，张贴在办公室最明显的位置，实时的提醒项目成员遵守公约。

二、建立多级沟通体系。根据项目的不同阶段划分不同案例聚焦的小组，指派分组长和小组长。各小组长向分组长汇报、分组长向项目经理汇报、项目经理向领导层汇报。这种三级式的汇报方式减少了信息的失真率，使信息能准确的转达。

三、建立多种沟通方式。建立项目通讯录，采用多种有效的沟通方式：邮件、工作会议、电话、报告等。项目组成员之间多数采用口头的、非正式的沟通，小组间的沟通有正式与非正式方式。

四、强化正式沟通。由于项目成员来自不同公司，因此正式沟通显得尤为重要，项目的进度报告以及风险报告都以正式形式递交各公司上层负责人；项目的关键阶段都组织正式的报告会议。通过正式沟通方式，加强了各公司领导对项目进展情况的了解，及时调整项目资源。

五、建立例会制度。每周召开工作例会，及时掌握项目进展和存在的问题，并编写会议纪要，分发项目相关的所有成员。

在项目进行的过程中,各公司人员各司其职，整个项目有条不紊进行，并按照项目的要求行业大会上进行了发布。

项目按照预期的目标完成了，举行了隆重发布会。该项目在开发的过程中合作的公司最多9家，人数最多达到70人，这么多家公司合作并能达到预期目标，在软件开发的历史上也是少有的。

事后“反省”

在整个案例当中，我们不难看出管理各公司的人员是本项目管理的难点和重点，沟通顺畅了，项目成功就有了基本的保障。当然一个项目的成功来源于多种因素。但是一个成功的项目肯定有良好的团队沟通，沟通是实现项目目标实现的一种手段。

在大型的软件项目开发过程中，个人的生产率（编码量）随着开发人数的增多而降低。当程序规模增大时，团队人员之间不得不更加频繁的进行沟通，以达成共识，因此，花费在沟通上的时间比写代码的时间还要多。由于系统功能庞大和技术复杂，项目成员只能关注于单一项目成功之道：良好沟通业务或单一技术领域。系统和技术的接口就更需要沟通，从而保证系统的质量。

既然团队沟通如此重要，那么怎么增加团队的沟通意识和沟通的效率呢？

三种方法促进沟通

一、项目启动会

项目启动后，当项目目标、项目团队、项目资金等已经到位的情况下，就要组织一次项目启动会，启动会参加的人员是：客户代表、公司代表、项目经理、项目团队。会议的主要目的是宣布项目的启动，宣读项目的章程以及明确双方进行沟通的方式和方法。

项目启动会由项目经理主持，最主要的内容是宣读《项目章程》，《项目章程》包括项目的背景、项目的目标、项目的交付物、项目团队名单等。除了宣读《项目章程》外，项目经理还要介绍《项目团队公约》，《项目团队公约》对每个项目成员均有约束作用是经过公司领导所批准的。项目启动会是一种标志，标志着项目团队的正式建立，并且进入项目的开发实施阶段。

二、建立合适的沟通模型

一般有三种沟通的模型：功能性沟通模型、非结构化沟通模型和产品型沟通模型。

功能性沟通模型是指项目的各个功能都由一个独立的部门来完成。一个部门完成其任务后，再把项目交给下一部门，部门间的沟通主要是文档和相关资料的移交。这种沟通模式的优点在于每个部门内的成员都是专家，组内的沟通非常顺畅和流利，提高了工作效率。但是这种沟通模式过于结构化和正规化，容易形成“专业化中的功能紊乱”。按照这种模式，每个专业部门都处于孤立的工作状态，只关心做好自己的事情，当系统进行集成时，将会出现“爆炸式集成”，就是单独的部分运行的完好，整合在一起就不能运行和使用。

非结构化沟通模型是指项目成员只是简单在一起工作，当项目人员很少的情况下（最多5人），项目团队的沟通是很充分而有效的。当项目的人数增多的时候，这种交流的效率就会变得非常低，出现过多交流的情况，团队成员花在沟通的时间比编码的时间要多得多。而且这种沟通比较混乱，信息在沟通的过程中就会出现偏差，容易导致信息的失真。

产品型沟通模型是指项目团队由一些重叠的小组组成，每个小组的工作覆盖不同的开发过程，但负责开发过程中的一项主要任务，与功能性沟通模型有两个最基本的不同点：

（1）各小组的成员仍然属于项目团队，项目团队的人员基本稳定；

（2）小组成员属于多个小组，各小组之间有重叠的成员，从而加强了沟通。这种模型采用了功能性沟通模型的专业性，却打破了功能性模型的壁垒。

三、增加有效沟通

通过增加沟通的渠道、方法等增强团队成员之间的有效沟通。

1、建立多种沟通渠道。提供项目成员的邮箱地址、联系电话、建立办公系统等。

2、重视双向沟通。双向沟通的目的是沟通的双方对沟通的信息达成共识。双向沟通方式有会议沟通、电话沟通、面对面沟通等。

3、正确地使用文字语言。项目的文档流转于项目的整个过程，项目文档如果能被项目成员理解，也将提高团队的有效沟通。

总之，在进行项目沟通管理时，一定要根据组织与项目的情况进行设计和管理，只有适合项目团队的沟通方法才是最好的。

作者｜高金晶

来源｜中国计算机用户

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