这样给法律文件命名，工作效率翻番

法律文件的统一命名是律师的基本功，但是《律师职业基本素养》一书中载明的命名方式过于繁琐、复杂，可以对该种命名...



法律文件的统一命名是律师的基本功，但是《律师职业基本素养》一书中载明的命名方式过于繁琐、复杂，可以对该种命名方式进行优化，优化目的是简单、高效、易上手。

一、文件命名的重要性

文件命名的重要性不多说，但是有几点必须强调：

1.无论是个人知识管理还是团队业务协作，统一的文件命名是必经之路；

2.根据文件使用的目的，选择不同的命名方式。我把它分为个人版、团队版、跨所版。其实很简单，只是命名要素的增减。

二、优化前的命名方式

我们先看一下《律师职业基本素养》书中所介绍的文件命名方式：





从图中可以看出，书中明确了文件命名的七个要素，分别是：

1.提供文件的事务所简称

2.提供文件律师代码

3.归属卷宗

4.文件内容

5.完成时间

6.版次

7.文件使用的语言

三、优化后的命名方式




上图为优化后的《文件命名要素一览表》，我分三步优化：

首先：优化要素数量

个人版 

优化后，要素数量为4，包括：

1.完成日期

2.文件名称

3.主体／项目名称

4.版本团队版 优化后，要素数量为5，增加律师简称（即作者简称），包括：

1.完成日期

2.文件名称

3.主体／项目名称

4.律师简称

5.版本

跨所版 

优化后，要素数量为6，增加律所简称，包括：

1.完成日期

2.文件名称

3.主体／项目名称

4.律师简称

5.律所简称

6.版本

其次：优化要素顺序

上述要素中，顺序为：

▶️ 完成日期做为第一顺序

▶️ 文件名称做为第二顺序

▶️ 版本做为最后一个顺序

理由是：第一顺序确定为完成日期，是将时间线索放在第一位。所有的文件，无论是个人，还是团队、跨所，都可以按照完成时间的先后顺序自动排序，我们可以根据时间线索查找相应文件。对方也可以首先根据完成日期，确认文件的新旧程度。

第一顺序确定为完成日期，还有一个重要原因，使用Mac电脑的朋友们，可以让Mac自动批量添加完成日期，无需手工操作，即便是过往的文件，也会自动添加最后修改的日期。

第二顺序确定为文件名称，是因为文件名称可以标准化，所谓的文件名称，例如：起诉状、答辩状、法律意见书、法律备忘录……这些名称是可以统一标准的。

确定为第二顺序，我们可以对同类文件归档，甚至同类按照时间顺序排列。使用Mac电脑的朋友们，可以根据文件名称，使用智能文件夹的功能，实现自动分类筛选。

在这里，告诉大家一个小秘密：如果您按照本文的命名方式梳理过往所有的文件，您很快就会发现，无论是个人，还是团队，整个知识架构体系就会显现在您的面前。

最后一顺序确定为版本，是方便修改，属于次要信息，放在最后。

最后：统一要素标准

要素一：完成日期

以8位年月日阿拉伯数字命名，即：20160403。完成日期，即最后文稿的修改日期，使用Mac自动批量添加完成日期（教程可添加作者微信获取）。

要素二：文件名称

统一标准，例如股权转让合同、法律意见书、起诉状、答辩状……

要素三：主体／项目名称

按照客户名称、项目类型来确定。客户名称可以使用简称，“敌我”双方之间可以添加VS或PK。

要素四：律师简称

自由确定吧！可以是大写首字母也可以是编号。例如镐赞，即：HZ。

要素五：律所简称

自由确定吧！可以是大写首字母也可以是中文。例如深圳盈科或SZYK。

要素六：版本

格式为：V1、V2、V3……

其他要素统一

各要素之间通过“_”（下划线）连接。问我原因，我也不知道，但是最好使用下划线，我个人感觉应该是视觉上比较清晰。

所有的英文字母，统一使用“大写”。问我原因，就是统一的思维。

我们看一下最终的效果：

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