关于Email：菜鸟律师不知道的四件事

Email是律师最常用的沟通方式。随着市场越来越国际化，能够写一封漂亮、清晰的英文Email已经成为了律师（不论外资还是内资所）最重要的技巧之一。考林君知道大家已经看过无数教如何写Email的文章了，但是我保证：这篇文章绝对和那些不一样。...



考林君 按

Email是律师最常用的沟通方式。随着市场越来越国际化，能够写一封漂亮、清晰的英文Email已经成为了律师（不论外资还是内资所）最重要的技巧之一。考林君知道大家已经看过无数教如何写Email的文章了，但是我保证：这篇文章绝对和那些不一样。

我听过一个合伙人说，从一个Associate发的Email就能八九不离十的看出他是不是当合伙人的料。写Email的水平对于一个律师的重要性可见一斑。可是，初出茅庐的菜鸟律师除了知道文末署名前写“best regards”外，其实完全不知道写Email时有什么需要注意的，而本文就是要和大家分享一下这些注意事项。

1Professional Email一般不说“Hi”

还记得告诉我不用写Thank you Email的Senior Associate么？这篇文章最初的灵感也是来自她。有一次，我和她在同一个deal上，我发给客户的Email也抄送了她一份。该Email如下：

Hi John,

Please kindly find attached the memo re: dissenters’ right in Delaware, updated per your comments.  Please let us know if you have any question or further comment.

Regards,

考林君

随后，这个senior associate给我单独回了一个邮件: “This Email is otherwise good, but in professional Emails, no need to say Hi.” 自此之后，我注意观察了一下，发现我所的大Par和Senior、客户的GC等在职场摸爬滚打久了的前辈们在Email 中都不说Hi，直接就是用收件人的名字开始Email（例如： “John,”）。说Hi的一般都是刚开始工作的菜鸟们。之后？考林君也默默地把邮件开头的Hi一律去掉了。

说不说Hi这件事相比我之后要说的几点而言没有那么重要，但是我想通过这个例子表明职场Email中有很多新手律师想不到，因而只能通过自己的观察或者别人的提醒(if you are lucky)才能知道的细节。所以，如果你是一位菜鸟律师，那要完善你Email skill的最好方法就是观察其他资深的同行是如何写Email的。

* 考林君目前供职于一家Top Tier美所的纽约办公室。对于英文Email是否say Hi的问题国内有可能有和纽约不同的做法。所以，对于新手律师而言，最好的方法还是要观察其他资深律师的做法。

Email里要不要say Hi这个topic就告一段落。这个问题可能根据地域而有不同的答案，但接下来考林君要说的三个topics不论是哪的律师都应该注意。

2Email的主题栏(Subject Line)

Email的主题栏主要有以下几点需要注意。考林君就从个人觉得最重要的一点开始说起。

A. 求求你，一个“Re:”就够了！

一定见过一个超级超级长的Email Chain吧？在一个Email被答复多次以后，主题栏很有可能变成 “Re: RE: 答复：Fw: Re: [Real Subject Line]”。这样的主题栏非常的unprofessional！每次我看到心中就像长了草一样痒痒。

这个问题有多招人嫌？就这么说吧，有的律所或公司就因此已经在Email软件上特地加上一个功能：自动将“Re:”的数量控制为一个。如果你的Outlook还没有这个功能，那么你只好花一秒的时间手动操作一下。考林君觉得这是一个legal professional起码的professional courtesy，也相信只要你有心做了，no effort will go unnoticed.

B. 大小写

这个是一个格式上的问题。主题栏的内容最好Capitalize Each Word，除了：“a”、 “an” 、“and” 、“at” 、“but”、 “by” 、“for” 、“in”、 “nor”、 “of” 、“on” 、“or”、 “so”、 “the” 、“to” 、“up” 和 “yet”。

举个栗子：主题栏请写 “Memo on Potential Matters Involving Chinese Law”而非 “memo on potential matters involving Chinese law”。

C. Be SPECIFIC !

主题栏要达到的目的就是让收件人一看就能知道这封邮件是关于什么内容的，不然要主题栏干嘛……所以，在编辑主题栏的时候应该写的具体一些。

举个栗子：主题栏请写 “Memo on Potential Matters Involving Chinese Anti-Bribery Law”而非 “Memo”。

当然也不要太过火了：如果你的主题栏超过了10-15个单词，考林君建议你考虑精简一下。毕竟，有再多的话，正文里也可以说……

D. 可以在回复邮件时改变主题栏

你发了一封邮件关于 “Reps and Warranties in the Merger Agreement” 的邮件给A，随后你们就这个话题进行了几轮Email exchange，再解决了Reps & Warranties这个问题之后，A突然回复这封邮件，开始和你讨论Escrow Agreement。在你回复A的时候，记得把主题栏从“Reps and Warranties in the Merger Agreement”改为“Escrow Agreement”。这样让你自己和A下次再找这封邮件的时候都会方便许多。

E. 可以加上项目Code Name

特别是当你和同样的人在不同的项目上的时候，加上Code Name会方便你的Email检索工作。

例如，你和A在一起同时做一个Code Name为“Bluebird”的项目和另一个Code Name为“Greenday”的项目，那么在将Bluebird项目需要的一份XXX公司的Bylaws发给A时，主题栏可以写 “[Bluebird] Bylaws of XXX”。

3Email的正文

在编辑Email正文的时候，总体的指导方针是“简洁、清晰、明确。”

A. 结构清晰、有条理

最烂最烂的Email就是一封超级长、但又没有条例的Email。不论你是发Email给你的Senior还是客户，一定要记住收件人都是非常忙的。读一封很长的Email已经是一件非常累并且耗时的事情了，如果这封Email还没有条理，读者一定会很不耐烦。

如何让Email条例清晰？最主要的是要学会用bullet points。如果你要在一个Email里面说三件事，每件事又分为两方面，但这封Email的主体结构应该如下：



你也许会说这都是基本功，但很多菜鸟律师往往会忽视这点。

在适当的时候，Email中可以用表格或者结构图。例如，如果你的Email是要从A、B、C、D和E五方面来比较甲和乙两方面，那么用bullet points也许不如用如下图表来得清楚：

再比如，如果你需要用Email解释好几个investment vehicle之间的股权结构，那么与其用语言在Email中解释，不如直接画一张股权结构图（当然，除非结构一目了然，不然还是最好配上解释）。

B. 明确说明收件人需要做什么

有时候你会需要写一封很长的Email向客户update交易最近的进展、解释客户的问题。恰巧，当时你正在finalize一个合同，需要客户提供几个信息，所以，在这个很长很长的Email里，你还加了一句 “Can you  please provide us with XXX?” 之后，no response，客户一天都没有回这个邮件。为什么？因为他只是粗粗地扫了一眼这个Email，根本没看到“Can you  please provide us with XXX?”这句话。

在很长的Email里，考林君建议你用一些visual aid。如果有什么事情需要Email收件人马上做，明确告诉他，并且加粗、斜体、下滑线或高亮相关部分。总之，让收件人第一眼就能明确地看到他需要做什么。这样会给你和收件人都省下很多时间。

当然，考林君在这里也不得不补上一句，这些visual aid的使用也需要掌握好火候，过多处或者过多种形式的强调反而会让人眼花缭乱，更加失去重点。并且，有时一些使用不当的visual aid可能会给人造成一种很粗鲁的印象，比如整句话全部使用大写字母。

C. 站在收件人的角度考虑问题

作为一个律师，你的目标应该是给客户（或者你的boss）提供最大程度的便利。所以，一封好的邮件应该考虑到收件人阅读后的反应。

举个栗子：如果你发Email回答一个问题，那你就应该考虑到这个问题的方方面面、由这个问题衍生出的下一个问题是什么，然后一并作答。（e.g. 客户问你要地址，你又能猜到客户是想要寄文件给律所，那么在给地址的同时也给出邮编、收件人等必要信息。）

再举个栗子：如果你发Email问一个问题，那你的目标应该是让客户能够用最短的句子回答你的问题。（e.g. 根据以前和一个客户打交道的经验，你认为给A公司的文件应该寄送到1 East St., Suite 3636, New York, NY 123456, Atten: John Doe，但你又不确定，仍需要和客户确认。那么你的Email应该是 “Can you please confirm that notice to A Corp. under XXX Agreement should go to 1 East St., Suite 3636, New York, NY 123456, Atten: John Doe?” 而不是 “Can you please provide the address of A Corp. for purposes of the notice provision under XXX Agreement?”）

4附件

A. 别忘了attach！

关于Email附件的第一条铁律：如果Email的正文说有附件，千万别忘了attach上附件。考林君充分意识到这句话看上去是一句大废话，但是很多时候一忙起来就非常容易忘记附件。

律师的reputation就是要细致，所以忘记附件和邮件中有typo一样都是大大的减分项。现在有些律所的邮件系统已经会自动检测类似attachment的词语，如果你的Email中提到有附件而没有attach的话，系统在发送前会自动提醒。如果你工作的律所还没有这个“福利”，那自己可要多小心。

B. 说清楚怎么用附件

其实关于附件，总体的原则还是要站在收件人的角度考虑问题。接下来的几点也都是从这一原则出发，是这一原则的具体适用。

请看这封邮件：

Under the Shareholders Agreement (attached), at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.

这封邮件还attach了Shareholders Agreement。

有什么问题？如果收件人想要确认你说的对不对，打开了附件中的Shareholders Agreement，他应该看哪呢？难道让他一页页看下来，直到看到了Board Quorum那一条条款么？

正确的做法应该是：找到Board Quorum的相关条款，高亮，并在邮件正文中写明：“Under Section 12(b)(ii) of the Shareholders Agreement (see page 10 of the attached), at least four directors must be present at the board meeting to constitute quorum.”

C. 想想收件人怎么用附件方便

假设律所大Par让你写一个memo。你小心翼翼地写完了，检查了3遍之后才交差。第二天，大Par看好以后，打了一个电话给你，说：“Good job. 我有几个comments：……”你按照大Par的comments又对memo进行了修改，然后把修改后的memo发给了大par。

30秒后，电话又响了。是大Par。当你正在惊叹大Par读memo的速度时，只听到大Par说：“逗我么？你想要我再把你整个memo都读一遍？”

出了什么问题？大Par当然不会想把他看过的内容再看一边，所以你应该用Word中的compare功能，将修改前和修改后的版本compare一下。Compare后生成的文档基本如下图（蓝色显示的是修改后版本新输入的内容，红色划区的是修改后删去的内容）：



随后，你应该将新改好的版本（一般称为“Clean version”）和compare的版本（一般称为“Blackline”或者“Redline”）一起发给大Par。这样就节省了大Par很多时间和脑细胞，大Par也自然对你青睐有加啦。

D. 附件数量很多怎么办

考林君在做summer associate的时候，有一位合伙人让我给他从SEC filing中找某些文件，一共有十几个。给你做个选择题，考林君找到后，应该(A)直接散乱地attach在Email上，让合伙人自己一个个打开找他需要的；或(B)将十几个附件每个都在文件名中编号，并在Email中附上如下表格：

看到这，有点common sense的人都会选(B)吧。但是，往往许多人一忙起来就不考虑收件人的感受了。P.S.考林君当时按照(B)的做法做以后，合伙人非常满意，在我summer结束的时候还特地提到了这件事，说因为这件事情记住了我。

好了，这就是考林君从主题栏、正文、附件三大方面为大家总结的注意事项，希望能对大家有所帮助。一句话总结本文的takeaway，就是：律师身处service industry，发邮件时一定要考虑收件人的感受，让收件人能够最方便的处理邮件中的内容。如果大家还有什么tips或者有什么想和考林君交流的，欢迎在文章下方留言~

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