《如何进行会议管理》：第一章 策划会议 一、技能点1如何评估会议成本

------第一章 策划会议 一、技能点1如何评估会议成本------

主题词会议管理·策划会议·会议成本评估适用情景当在开会之前需要知道会议的成本时，查看此技能。

技能描述

作为一种商业行为，会议同样是有成本的，也是需要评估成本的。将成本与预期收益相对照，是判断是否应召开某一会议的重要依据。

会议的成本主要由三个方面构成：直接花费、时间成本和效率损失。

直接花费

如果是公司的一些例行会议，会议的直接费用一般较低，顶多包括一些茶水费、电费、纸张费等。但是，如果要召开一个大型的会议，场地、设施等各方面的费用就会造成会议很大的直接支出。

可以从如下公式中看出：

直接费用＝会议场地费＋会议设施租用费＋现场布置费＋差旅费＋餐饮费＋住宿费＋文件费＋车辆使用费＋工作人员工资＋其他支出

时间成本

时间成本是指，由于与会者是带薪参加会议，所以与会者在会议期间付出的时间总额，可以看作是会议时间成本。

时间成本可以用以下公式来表示：

时间成本＝（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议进行时间＋与会者其他时间）×参加会议的人数如果换算成金钱：

时间成本＝与会者的平均每小时薪水×会议进行总时间×参加会议的人数(效率成本

开会时，与会者需要离开自己的工作岗位，这将可能给公司造成工作效率上的损失。例如，有可能不能及时接听电话而错失商机；有可能不能及时与顾客沟通而得罪用户；有可能无法及时掌握突发事件的信息而造成很大损失等。这类损失没有一个固定的公式来计算，只有一个根据具体情况来大致估算的等式。

效率成本＝因开会而耽误的工作的收益×此工作成功的可能性时间成本和效率成本也可以合称为“机会成本”。

对会议成本进行精确的计算和统计，可以为在会议管理中降低会议成本，大幅度提高会议效率奠定基础。

牢记要点

会议的成本包括：

直接费用

时间成本

效率成本

实践练习

利用本技能点中介绍的会议成本的计算方法，评估最近的三次会议，将数据填入下表，对比结果。（单位：元）

会议成本计算表

项目

普通计算方法

直接费用

场地费

设施租用费

差旅费

餐饮费

住宿文件费

车辆使用费

工作人员工资

其他支出

合计（续表）

时间成本

与会者的平均时薪

参加会议人数

合计

效率损失

会议总费用估计

伍德法

会议成员年薪总额

会议每分钟费用

会议可能持续的时间

会议总费用估计

会议实际总费用

技能

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------二、点2如何确定会议成功的标准------

主题词会议管理·策划会议·会议成功标准适用情景当希望了解什么是成功的会议时，查看此技能。

技能描述

召开会议，当然希望会议取得圆满成功，要想获得会议的圆满成功，首先要知道什么是成功的会议。成功的会议，一般可以从三方面认定：明确清晰的目标

有明确而清晰的目标是会议成功的前提条件。所谓会议目标就是本次会议预期要达到的最佳效果。例如说：

希望与参会的另一方签署一份合同，或需要与与会者就某件事达成共识，或仅仅作为与会者之间的信息思想交流等等。总之，就是要清楚为什么要召开会议。

会议目标是考虑会议的议程、时间、与会人员等其他各种问题的出发点，也应是所有与会者共同的目的。在没有搞清楚会议目标前，尽可能不要开会。

最终达成决定

会议最好能达到会前预先设定的目的，如果不能，至少要有会议最终的决定。决定就是会议结束时达成的会议结果，其基本特点在于能清楚地指明与会者将要在什么时间、做些什么事情。形式可以是一个决议、备忘录、一致的想法，或者只是一个工作安排，甚至可以是就此次会议的目的再次召开一个会议。

没有决定的会议会令与会者产生挫折感，并招来对会议的不满情绪。当然，会议上的决定，应对所有的与会者产生作用，而不是仅仅停留在纸上。

会议应有效率

所谓有效率，就是会议的收益应当大于成本。会议的决定可能带来的效益就是会议的收益，无论是合同可能带来的利润，还是好的建议可能会大大节约成本，以及与会者在会上的感受，这些都是会议的收益。如果会议没有决定，收益就为零。比较会议的成本和收益，就可以判断出会议是否有效率了。

诚然，拖沓、纷乱的会议是属于效率低下的会议，会令与会者感到不满。

知道了什么是成功会议的标志，是向会议成功迈进的第一步。

牢记要点

会议成功的标准包括：

有明确的目标

最终达成决定

有效率

实践练习

以上述的三个标准来衡量最近参加过的一些会议，看看这些会议是否符合成功标准，与您当时的对会议的反应是否一致。

会议日期

会议内容

成功会议的标准

是否是成

功的会议

当时的感受

是否有明确的目的

是否最终达成

了决定是否有效率续表）
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行会议管理》

作者：龙泽
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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