格式化条件设定

工作、学业必备 10 大 office 绝技【6】

表格愈来愈庞大，甚至会因为累积的数据量太大，而无法快速及准确地找到关键内容。这边就要教你如何使用Excel的格式化条件设定，来找出重要数据数据。...

格式化条件设定，让重点一目了然

利用 Excel 制作数据表格时，经常会随着时间及样本数变多，而让表格愈来愈庞大，甚至会因为累积的数据量太大，而无法快速及准确地找到关键内容。这边就要教你如何使用 Excel 的格式化条件设定，来找出重要数据数据。

利用Excel制作数据表格时，经常会随着时间及样本数变多，而让表格愈来愈庞大，甚至会因为如何使用累积的数据量太大，而无法快速及准确地找到关键内容。当然，虽然说透过建立函数条件，可以在庞大的数据库里，筛选出符合条件的数据，但要建立函数条件，说难不难，说简单也不简单，最基本的要先知道函数怎么选择，才能进行之后的条件设定，其实，还真不是件容易的事。

因此，如果在时间紧迫下，又或是不了解函数怎么使用时，不妨可以试试Excel内建的格式化功能，透过内建的样式，再依照情况进行细部的设定调整，就可以在庞大的Excel数据表中，快速突显出想要的讯息。甚至进一步还可以搭配小图标使用，让表格能够更佳精准的呈现重要信息。

通常设定格式化的条件，有基本的显目提示，例如标示大于、小于、等于，又或是将单元格中的数字，以横条或色阶显示，甚至也能依条件设定，从表格中挑选出百分比等。这里就以简单的个人账簿为例，透过格式化的条件，可以检示一年中的各项支出费用里，哪些超过预算，哪些又符合标准值。

▲在「设定格式化的条件规则管理员」里，可以针对预设或自定的条件，进行内容的修改

Step 1

选取要做为格式化的单元格，并选择「设定格式化的条件」→「醒目提示单元格规格」→「大于」。

Step 2

跳出窗口后，先点选要做为比较条件的字段，此例为B2，窗口里便会出现「$B$2」。

Step 3

为了将此格式条件通用整个表格，将「$B$2」改为「B$2」；并设定表格数据的显示条件，下拉选单可以选择预设及自定义。

Step 4

在「设定格式化的条件」→「管理规格」项下，检查设定条件是否无误。

Step 5

于出现的窗口可以按下「编辑规格」，进行格式条件的修改。

Step 6

重复步骤1至步骤3，设定其他格式条件。切记每项格式条件设定时，务必要重新选取格式化的单元格。

Step 7

选取设定的条件格式栏目，并按下选单功能列的「复制格式」图示。

Step 8

当出现油漆刷的小图示后，就可下拉到想要套用的行列里，表格数据就会自动依格式化条件显示。

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