那些「暴露」律师专业度的电子邮件及文件命名细节

身为律师，「细节决定成败」可能不假。...

律师/法务在合同起草与审查工作中，少不了发送电子邮件及文件命名，恰恰是这些每日做的“小事”，可能不经意间决定了客户对你的看法，“暴露”着你的专业度。

正如一份求职简历可以透露求职者的专业度一样，细节决定律师「成败」可能真不是夸大之辞。本篇文章，特摘取合同实训营合同起草审查相关工具方法 一节部分内容，提示律师关注以下几点——

目前，即使微信等多种社交软件让人们可以随时随地沟通，律师在合同起草与审查工作中，仍然会大量使用电子邮件。

而且，很多资深法律人均表示：越是相对高端的、重要的法律事务，越是以电子邮件沟通为主，其他沟通为辅。特别是在提交正式工作文档（包括合同文本）时，以电子邮件提交仍然是更加规范的做法。不仅如此，从法律实务的角度，电子邮件还可同时作为有效证据。

因此，作为工作存档的方式，值得律师多加使用。关于电子邮件方面的使用细节，下列事项值得注意：

1.一般而言，律师应使用律师事务所统一后缀的企业邮箱，而不应该是个人邮箱。

2.电脑、手机上均下载并设置好相应的邮件客户端为宜。例如OUTLOOK、163闪电邮、FOXMAIL邮件客户端等均可使用。

使用邮件客户端有如下好处：

（1）可大量保存邮件，数年间的数千封邮件均可以保存。

因此，这个客户端不仅是收发邮件的，很多时候是沟通记录、文件材料存档的作用。

换电脑时，可以一并拷过去，原邮件记录仍保持不动。

（2）便于移动办公。

配合笔记本电脑，有网络时即可自动收取邮件，车上、飞机上、地铁上均随时可打开办公。随时保存草稿，随时改动，随时再发出。

3.因为律师的工作邮件往往涉及保密，可在邮件签名中增加下列提示：

邮件声明：此邮件及附件具有保密性质，受法律保护不得泄露。如果您意外收到此邮件，不可对此邮件及其附件进行利用、复制或者向他人透露其内容等行为，并请立即通知我们并从您的系统中删除此邮件及附件。

Email Disclaimer:This email and its attachments maybe confidential and are intended solely for the use of the intended recipient.If you are not the intended recipient of this email and its attachment，you must take no action based upon them，nor must you copy or show them to anyone.Please delete them and contact the sender if you believe you have received this email in error.

邮件中增加上述提示能产生一定法律效力。错误收到这封邮件的人，如果擅自泄露，有可能要承担法律后果。

4.邮件中应设置签名，将律师个人信息、律师事务所信息加入，有利于沟通，且有利于律师推广。

1.律师适当注意文件的命名，有利于提高工作效率、与客户沟通的效率。

特别是：无论是在电子邮箱还是电脑硬盘中，好的文件命名便于搜索查找。

2.目前没有比较通用的文件命名规则，但是大体上可参照下列规则：

文件标题（项目或标的）-律所名称或负责律师名称-日期-版本-保密。

示例：

房屋租赁合同（万达广场）-××律师20190805-初稿

增资协议（法天使A轮）-××律师事务所201908-签署版-保密

说明：

（1）项目或标的：主要是因为文件标题可能会存在大量相似，需要通过项目或标的区别开来。

（2）版本：可能是初稿、二稿、正式稿、签订版等。实务中还有修订版（表示修订模式的）、清洁版（表示接受修订模式的），但这意义不大，因为修订模式下点击接受全部修订是很容易的。

（3）日期：律师修订的日期，日期与版本主要都是为了适当区分文件的版本。如果日期足以区分，则不一定需要版本标签。

（4）保密：如果是重要保密文件，则有必要在文件名称上直接注明“保密、保密资料、不得外传”等字样。

3.如果是客户发给律师的文件，已经有适当命名的，则律师修订后回复时，可将文件名改为：原名称-律所名称或负责律师名称-日期。以便与原文件有所区别。另外，除非原文件名称很不适当，否则无须修改。

4.律师应该认识到：如果发给客户的文件，是“新建文档、文档1、文档2”这样的名称，会显得很不尊重客户，而且也不利于客户查找。

说明：7月10日，第8期实训营开营（目前人数已满）。自第9期起，结合民法典全面修订后的「标准合同课」将正式上线。届时，视频课程也将同步更新上线。

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