径点洞察你的会议真的高效吗？

会议让各行各业的人又爱又恨，虽然会议非常必要，但是它占用了大量日常工作的时间。对企业来说，员工们在会议中投入的大量时间可能意味着巨大的经济损失。所以企业应该如何掌握提高会议效率和吸引力的诀窍呢？...

原文：Paul Olenick, AvePoint产品战略总监会议让各行各业的人又爱又恨，虽然会议非常必要，但是它占用了大量日常工作的时间。加拿大国家统计议会称，企业员工平均用于开会的时间占工作时间的37%。由于需要开会，员工们不得不缩减用于项目或其他优先级较高的工作上的时间，这导致他们的工作效率降低甚至任务完成的时间推迟。但也许更重要的是，对企业来说，员工们在会议中投入的大量时间可能意味着巨大的经济损失。所以企业应该如何掌握提高会议效率和吸引力的诀窍呢？

幸运的是，只要利用IT解决方案和经过证明的最佳实践方案就可以帮您提高下一次会议的效率、质量和吸引力。企业可以采取以下措施协助与会人员制定更好、更有效的决策。

提前共享会议议程、目标和相关资料信息

为了让与会人员为会议做好准备并进行高效的讨论，会议主持者应当与他们分享所有必要的文档，而不是让他们毫无头绪地参加会议。由于没有做好上述准备，大多数会议都需要花时间解释会议讨论的目的而不是直奔会议议题。如果没有提前共享会议资料，与会人员会认为他们没有必要参加这个会议或者认为他们应该准备材料以保证会议的讨论不会偏离主题。通常，这种情况往往导致他们安排新的会议讨论相关问题。

运用正确的技术解决方案，与会人员可以通过统一界面无缝共享会议目标、议程和文档。通过使用相关工具，与会人员可以直接在会议邀请中附上共享文档的链接。如果会议资料存放于安全的网站上，与会人员就可以在任何设备上随时获得必要的信息。这样，与会人员就能为会议做好准备，并愿意解决相关问题。

会后沟通会议结果

会议的痛点往往源于无效的沟通。如果会议上的行动项目和决策没有经过有效的沟通，与会人员就可能在没有做好笔记的情况下漏掉会议的关键点。会议软件可以简化会后会议笔记、决策和待办事项的共享。即使某个员工错过了某次会议，他也可以通过同事的笔记快速跟上工作的节奏。

为会议流程制定统一标准

不同的会议主持者召开会议的流程各不相同。这会导致会前和会后决定待办事项时产生问题。比如，有的会议主持者会在会议邀请中附上会议议程，有的会议主持者则可能通过Word文档来共享会议议程信息，还有的会议主持者则可能完全不会提到会议议程的信息。因此，企业需要考虑运用IT解决方案保证会议的统一性和可预测性。通过使用会议软件，会议相关资料每次都会以同样的格式呈现，以此确保与会人员快速找到他们需要的资料并为会议做好准备，而不是每次会议都努力适应会议主持者的开会风格。

指派任务以确保会议有的放矢

没有适当的限制，会议将会偏离主题。无关的谈话将会使与会人员偏离会议议程，从而导致他们需要再开一次会来讨论这次会议原计划讨论的议题。但是如果会前预先共享会议议程和会议目标的信息，那么会议主持者就可以设定预期，确保与会人员的讨论聚焦于会议议题。

保证待办事项得到执行

大多数会议都会制定行动项目和与会人员下个阶段需要做的后续工作。由于这些任务是由受托人和经理来跟进的，代办事项很可能被搁置甚或被遗忘。为了避免掉入这种常见陷阱，企业应该保证所有与会人员都能获得关于后续行动和相关责任人的信息。技术可以培养与会人员的责任感，使他们更好地管理任务。

尽管企业员工在会议上花费了大量的时间，他们却没有想出解决之道。为了确保会议促进企业的发展而不是浪费时间，企业应该在相关的会议软件上投资以促进高效的、以决策为中心的会议的形成。AvePoint Meetings Pro已在Office Store有售

AvePoint Meetings 是SharePoint和Office 365-SharePoint Online的附加应用程序，它能让您的会议变得更加有序和高效。AvePoint Meetings 能帮助您在会前、会中及会后与他人实时协作。它主要的优势如下：帮您轻松安排单次或多次重复召开的会议。基于之前的或多次重复召开的会议通过“点名”功能自动创建与会人员名单。登录首页根据会前和会中的企业需求添加新的会议议程条目、会议目标和讨论话题。添加会议议程和讨论通过一个基于浏览器的界面向所有与会人员交互式呈现会议行动、笔记和决策。采集并储存已创建会议的会议时间、组织者、与会人员和包括会议决定、提议和行动的会议结果等信息。全程监控会议，使用户可以搜索会议历史信息。搜索会议记录用户可以在SharePoint 2013和Office 365-SharePoint Online中找到所有会议任务、行动条目以及它们的状态。

观看客户案例

AvePoint Meetings提升企业Office 365生产力

    关注 AvePoint招聘