每天工作接二连三，剪不断理还乱，怎么办？

每天工作繁忙，毫无章法？也许以下经实践证明高效的WBS任务分解法、GTD时间管理法以及番茄工作法能帮你。...



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本期导读：每天工作繁忙如无头苍蝇？工作毫无章法？也许以下经实践证明的高效工作法能帮到你。

• WBS任务分解法，将复杂的问题简单化（超级推荐！）
• GTD时间管理法 、番茄工作法，找到适合自己的时间管理办法，才是最好的；

• 高效利用时间，必须学会运用80/20法则，即让20%的投入产生80%的效益。

本文是2018年5月推送的第50篇干货，计2452字，阅读时间5分钟。

本文根据互联网分析沙龙（ID:techxue）、Kindle电子书库（ID:kindle10000）、信贷圈订阅号（xindaiquan2013）、证大财富益学 （ID:zendaiyixue）、李开复（ID:kaifu）的部分内容整理而成。

每天工作繁忙如无头苍蝇时，你是不是总觉得自己毫无章法？你的时间怎样使用才是最有效率的？工作都一样，为什么有些人总能够准时下班？

你有没有想过，可能是因为他们掌握了方法、工具，懂得如何运用已有的结论帮助自己做出改变。今天推荐的都是经过实践证明的高效工作方法和工具。绝对干货供你get～职场上的新任务总是说来就来，有时还需要处理较为复杂的工作或项目，让人不知从何下手。其实，你可以试试WBS任务分解法，将工作细化、分解，变成一个个具体的活动。

WBS任务分解法源于项目管理，即英文“Work Breakdown Structure”的缩写，指的是以可交付成果为导向对项目要素进行分解。

WBS将项目的整个范围组织在一起并加以明确，每向下分解一个层次，就意味着项目工作的定义又深入了一步，任务分解的过程如下图所示：



如果我们把工作任务分解成一些具体的工作，再把每一项工作细分成一个个具体的活动，工作起来就轻松多了！

WBS的三个关键词

WBS包含3个关键词：任务（work)、分解(breakdown)、结构(structure)

• 任务（work)：指可以产生有形结果的工作任务。

• 分解（breakdown）：是一种逐步细分和分类的层级结构，就是指把大项的工作任务分解为具体的工作，再把每一项工作细分为许多个活动。

例如，拓展业务这一项任务，就可以分解为拜访、电话营销、派单等多项工作，而仅仅是拜访这一件工作，又可以细分成提前了解客户资料、准备好开场话术、顺利地过前台、与客户进行有效沟通等多项具体的活动。

• 结构(structure)：按照一定的模式组织各部分。

也就是说，无论你把一项任务分解成了多少项工作、活动，这些工作、活动都应该是结构分明的，它们之间存在着一定的内在联系。我们一定要对这种联系了如指掌，才能高效地完成工作。

WBS分解原则

• 将主体目标逐步细化分解，直到最底层的任务活动；最底层的活动可直接分派到个人去完成；
• 每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。

WBS分解的标准

• 分解后的活动结构清晰
• 逻辑上形成一个大的活动
• 集成了所有的关键因素
• 包含临时的里程碑和监控点
• 所有活动全部定义清楚

WBS分解的方法

WBS分解的方法有三种：类比、自上而下和自下而上的方法。

• 类比方法

类比法就是以一个类似任务的WBS为基础，制定本任务的工作分解结构。

• 自上而下的方法

自上而下法常常被视为构建WBS的常规方法，即从任务的目标开始，逐级对任务进行分解。这是一个不断增加级数，细化工作任务的过程。

• 自下而上的方法

自下而上法，需要我们从一开始就尽可能地确定与任务有关的各项具体活动，然后将各项具体活动进行整合，归纳到一个整体工作或WBS的上一级内容当中去。

WBS任务分解法是一些优秀人士在职场上长期实践总结得出的。学会分解任务，可以让我们做到对自己的工作心中有数，妥善安排自己的时间，确保我们能够有效管理活动，有条不紊地完成自己的工作任务。GTD（Getting Things Done）就是把事情做完，GTD的核心理念概括就是必须记录下来要做的事，然后整理安排并自己一一去执行。

GTD方法认为压力不是来自于大脑本身，而是任务在大脑里的混沌塞积，造成心理的焦虑和抵触。所以一个人需要通过记录的方式把头脑中的各种任务移出来。

通过这样的方式，头脑可以不用塞满各种需要完成的事情，而集中精力在正在完成的事情上，是一种消灭压力的高效工作方法。

GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与执行五个步骤。



收集

在电脑上或者本子上将你所有没有做完的事情，没有整理完的念头罗列出来。

整理

整理自己收集的未完成事情，按照是否可以付诸行动进行分区。

组织

建一个列表集合，你可以用来跟踪在某个特定的期限之前需要完成的事情。

• Next actions(下一步行动)：下一步准备做的。
• Projects(项目) ：不是短期内能解决，需要长时间的处理的事情。
• Waiting for（等待）：交给了其他人做，需要等待外部的事情。
• Someday/Maybe（将来/可能）：在以后需要去做，不是当前必须要做的。

回顾

每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，回顾的同时进行未来一周的计划工作。

执行

按照每份清单开始行动。番茄工作法强调通过量化执行任务时间来提升注意力，改善工作效率。



实施方法

1.每天开始的时候规划今天要完成的几项任务，将任务记录下来。

2.设定你的番茄时间为25分钟（也可根据自己的注意力时长设定具体时间，如有人设定为15分钟）。开始完成第一项任务，直到番茄钟响铃或提醒。

3.停止工作，并在列表里该项任务后画个X，并休息3~5分钟。

4.开始下一个番茄钟，继续该任务。一直循环下去，直到完成该任务，并在列表里将该任务划掉。

5.每四个番茄钟后，休息25分钟。

使用“番茄工作法”的原则

1.保持高度专注，一次只做一件事；

2.一个番茄时间（25分钟）不可分割，一旦中断即作废；

3.番茄工作法是专注于脑力劳动的，在休闲时间或非工作时间不必使用番茄工作法的理念；

4.番茄工作法所处理的是短期事务，最好是当天要处理的事务。需要较长时间处理的事务可以按照项目的流程进行管理，分解后按照日程再使用番茄工作法的理念（如结合WBS任务分解法）。



李开复在分享其时间管理的秘诀时强调，要想保证效率，一方面要提高体力，另一方面保持做事专注，在一段时间内专心做一件事。在这个过程中，如果大脑中冒出其他未尽事项或一些点子，不妨先写到纸上，继续专注做你手头的事，做完后再找时间处理记录下来的那些事项。在时间管理中，必须学会运用80/20法则，即让20%的投入产生80%的效益。

也就是说，要把握一天中20%的精华时间（对有些人来说是早晨，对另一些人来说是下午或夜里），将它们用于最为关键的思考、学习和工作。



每天的时间不可能安排得满满当当，其中一定会有许多空闲的时间碎片。无论是等车的时间、两个会议之间多出的时间还是等电话的时间，都不可轻易浪费。

你可以随身带一本你想读的书，或者带一张“To Do List（工作备忘）”或“To Think List（思考备忘）”，有时间时，就把它们拿出来。每天如果能挤出20分钟，一年就有7300分钟的多余时间呀！

在做每件事的时候，最好能给自己设定一个合理的、略微紧迫的、可以刺激自己不断努力的时间期限。从现在开始做第一步吧~

本文根据互联网分析沙龙（ID:techxue）、Kindle电子书库（ID:kindle10000）、信贷圈订阅号（xindaiquan2013）、证大财富益学 （ID:zendaiyixue）、李开复（ID:kaifu）的部分内容整理而成。

投稿请联系：editor@trainingmag.com.cn

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