《如何进行商务文书写作》：六、技能点6如何制定制度

------六、技能点6如何制定制度------

主题词商务文书写作·通用行政文书·制定制度适用情景当企事业单位根据单位及员工利益，要求有关人员共同遵守、并按照一定的程序办事时，查看此技能。

技能描述

制度带有一定的强制性和约束力，它一经订立并公布于众，企事业单位的所有员工就都必须照章办事，毫无例外。制度一般由标题、发布或落款、正文三部分构成：

制度的分类，可因不同的标准而有不同的方法：

按制定的部门来划分，有国家制定的制度、企业制定的制度，还有个人制定的制度；按其时限长短划分，有长期性的制度、临时性制度；按其内容性质划分，有行政工作制度、经济管理制度等。

标题

通常由制度的基本内容和文种构成，如《××高等学校财务制度》。

发布或落款

即在标题下注明制定或发布的单位、日期，或是在落款处写明。

正文

可以按总则、分则、附则的形式去写，也可以按前言、主体、结语的形式去写。比较简单的制度，其正文可以采用前言加主体式，也可以采用条目式。条款要简明扼要，便于执行。

制度的写作要注意符合国家的方针、政策要求，从实际情况出发，这样才能更好地体现制度的作用。

牢记要点

关于制度的写作要注意：

制度具有强制性和约束性

灵活掌握正文结构

××公司全面质量管理办公室

质量管理责任制度

全面质量管理办公室在经理的直接领导下，负责全公司的质量管理工作。

一、基本职责、工作标准

1．草拟制定本企业全面质量管理工作的长期规划与近期计划。

2．对全面质量管理计划制度的贯彻实施，以及各部门的全面质量管理工作进行检查、督促和考核。

3．组织管理群众性的质量管理活动和评审、奖励。

4．组织并指导从新产品研制设计、生产制造、辅助使用、服务等生产全过程的质量工作，完善和健全质量保证体系。

5．负责收集汇总分析传递和上报全厂质量信息。

6．负责对各种型号产品的质量分析，并及时反馈检查落实的情况。

7．负责对全公司以及各级质量责任制为核心的质量保证体系实行监督和检查。

二、权限

1．有权草拟制定企业全面质量管理的长期和近期计划，拟定全面质量管理的规章制度，并代表经理对全公司质量管理体系实行监督、检查与保证实施。

2．有权对全公司新老产品进行监督、检查。

3．有权对各车间部门上报质量数据进行审查核对，并提出奖惩建议。

三、责任

1．对质量保证体系实行监督、检查的及时性、准确性、完整性负责。

2．对代表经理发布指令、协调、仲裁的正确性负责。

3．对发布或上报的质量数据的正确性、及时性负责。

4．对因质量管理未能及时监督、协调造成的质量事故负责。

××公司

××××年×月×日

实践练习

请您回答下面问题：

参考国家有关规定，根据您公司的实际情况，制定一份考勤制度。

参考答案：

公司考勤制度

第一章总则

第一条为了加强劳动纪律和工作秩序，特制定本制度。

第二章公司作息制度

第二条公司上班时间为8:00～12:00，13:00～17:00（可分为夏季、冬季两个作息时间）。

第三章工作制

第三条公司（总部）一般实行每天8小时标准工作日制度。实行每周5天标准工作周制度，周工作小时为40小时。

第四条其他工作时间制度：

1．缩短工作时间。主要针对特别繁重和过度紧张劳动以及夜班工作的职工、哺乳期的女职工。

2．计件工作时间。按计件定额工作。

3．不定时工作时间。主要为公司领导、外勤、部分值班人员、推销员、司机、装卸工等因工作性质需要机动作业的工作岗位。

4．综合计算工作时间。工作性质为连续作业和受季节影响的岗位。按标准工作日换算为以周、月、季、年等周期计算工作时间。

第五条遵照国家双休日及法定节假日制度。

1．每周公休日2天。

2．法定节假日包括：

（1）元旦，放假1日；

（2）春节，放假3日；

（3）国际劳动节，放假1日；

（4）国庆节，放假2日；

（5）法律、法规规定的其他节假日，如妇女节、青年节、建军节、少数民族节日等。

第四章考勤范围

第六条公司除高级职员（总经理、副总经理）外，均需在考勤之列。

第七条特殊员工不考勤须经总经理批准。

第五章考勤办法

第八条在有条件的情况下，采用考勤机打卡制度。未采用考勤机的，可填写员工考勤表。

第九条任何员工不得委托或代理他人打卡或签到。

第十条员工忘记打卡或签到时，须说明情况，并留存说明记录。

第十一条考勤设置种类：

1．迟到。比预定上班时间晚到。

2．早退。比预定下班时间早走。

3．旷工。无故缺勤。

4．请假（可细分为几种假）。

5．出差。

6．外勤。全天在外办事。

7．调休。

第十二条员工须出示各类与考勤有关的证明材料。

第六章考勤统计及评价

第十三条行政主管负责每月填写月度考勤统计表。

第十四条公司通过打分法综合评价每个员工的出勤情况。

第十五条考勤计分办法。

1．迟到。迟到10分钟扣2分，迟到10～30分钟扣5分，迟到30～60分钟扣10分，迟到60分钟以上扣20分。

2．早退。早退10分钟扣2分，早退10～30分钟扣5分，早退30～60分钟扣10分，早退60分钟以上扣20分。

3．旷工。旷工一次扣20分。

4．请假超期。一天扣20分。

以100分为基数扣除，考勤成绩分为五级：

优：90分以上；良：80～90分；中：70～79分；及格：60～69分；差：60分以下。

第十六条公司依据员工考勤成绩决定员工的考勤奖励、处罚。

第七章附则

第十七条公司行政部会同人事部执行本制度，经公司总经理批准颁行。

××公司

2003年3月12日

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------七、技能点7如何制定计划------

主题词商务文书写作·通用行政文书·制定计划适用情景当需要在某段时间内完成某项工作，从而需要制定出明确的任务目标及切实可行的措施并提出具体要求时，查看此技能。

技能描述

做任何工作都应该事先定出目标、分好步骤、想好措施等，这样才有利于一步一个脚印地完成任务，达到目的。否则就会使工作陷入盲目被动的状态中，不能达到预期的目标。因此在开始一项工作之前，制定计划是非常有必要的。

计划是计划类文书的统称，也是各种计划最常用的名称。这类文书由于时限上、详略上的不同，还使用规划、方案、要点、设想、打算等名称。一般情况下：

规划适用于时间较长、范围较广、内容较全面的情况；要点、方案往往是上级机关借以向下级机关布置一定时期的工作，交代政策界限，提供工作办法的文件；设想是一种初步的、不成熟的，提供参考的计划；打算则适用的时间较短、范围较小，内容比较具体。

从管理学的角度来讲，制定计划是为了实现工作目标。计划的内容，就是把管理者决策的目标分解到所管理的工作的各个方面、相关的时间段，形成实现目标所需完成的具体任务、要求、措施、办法和步骤。

计划的结构一般包括标题、正文、落款三个部分：

1．标题

完整格式由单位名称、适用时间、内容范围和文种构成。可以省略适用时间或内容范围；当标题由两项要素构成时，则由内容范围和文种名称构成。

2．正文

计划的正文一般有如下几种写作方法：

（1）图表式。图表式的计划通常用于时间较短、比较单一或者量化指标比较多的情况。一般通篇都用图表来表示。这种计划制作简单、文字简明，便于对照和检查。

（2）条文式。是将一项计划的内容分为几个加小标题的部分，主要用文字阐述。如果涉及到数字指标，就将其穿插到有关部分的文字叙述之中。这一形式的正文一般包括以下三个部分：

①前言。以简明扼要的语言阐明制定计划的背景和基本情况，以及落实此项计划的重要性。有一些不太复杂的简短计划可以省略这个部分。

②主体。包括计划的任务、要求、具体项目、措施、步骤等。对于任务比较单一、各项任务间有共同基本措施的计划，要采用“做什么—怎么做—达到何种目标”的分列式结构；对于任务较多、相互之间属于独立、并列关系的，采取每个任务一段、在每一段内说明一个任务的综合式结构。

③ 结语。多用于总结全文、阐述意义，或是表达完成此项计划的决心；同时也有以效益预测或对前景的展望来收尾的。结语要短暂有力，切忌过长。

（3）表格文字综合式。适合一般生产、经营计划。通常由计划表格和计划的编制说明组成。编制说明部分要对计划的背景、依据、目标、具体安排等，做出相应的介绍和解释。

在结尾处，往往要提出执行时需要注意的事项和修订、检查的办法。如果计划还有别的材料作为附件，要在正文结束后予以说明。

3．落款

如果标题下已署明，则此处可以省略。

计划的制定要服从大局，与实际情况相结合，同时具有一定的挑战性。很容易就完成的工作，不用制定过于正式的计划。计划还要注意留有适当的余地，不要太满，这样才能更好地对工作进行指导。

牢记要点

在写作计划时应注意：

正文写法有图表式、条文式、表格文字综合式顾全大局，与实际相结合

制定时留有余地

2004年上半年外贸工作计划

2004年上半年的工作必须认真贯彻执行国务院××号文件精神，坚持以商品为中心，以市场、客户为对象，继续抓好对外成交和出口，抓住重点商品，积极和有关省市加强经济联系，切实提高经济效益。

一、继续大力抓好对外成交和出口

1．各级领导要亲自抓成交，当前特别要抓好日常函电、客户来访和各种交易会的成交工作。

2．各级领导要重视信息工作，信息部门要加大与发展生产、扩大出口密切相关的信息服务力度。

二、在抓紧落实适销资源的同时，要以商品为中心，加强内联工作1．继续抓好适销商品的收购。

2．调动生产部门增产适销产品的积极性，改变现有工业企业的考核方法。

三、改善经营管理，加快企业整顿步伐，提高经济效益，建立和完善经济责任制及各项管理制度四、切实改进领导作风

××外贸总公司

2003年12月20日

实践练习

请您做下面的实践练习题。

根据本技能点所学知识，如果现在让您为本公司制定一份本月的工作计划，简单地列出一些您需要注意和考虑的问题。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行商务文书写作》

作者：王涛
小说现有字数：11万字
最后更新于：2016年12月22日
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