会议席卡会场

微服务弹奏会议组织“三部曲”，谱写会议组织精彩乐章——会议管理作业指导书最佳案例

在探讨这个问题前让我们先来明确一个前提：会议很重要。为什么重要？这个就不用多说了吧。项目研制的各阶段的转阶段...

在探讨这个问题前让我们先来明确一个前提：会议很重要。为什么重要？这个就不用多说了吧。项目研制的各阶段的转阶段评审会，研制过程中的各种调度会、协调会、论证会等，大家是再熟悉不过的了；各类工作会、办公会、研讨会等是明确目标，推进工作开展的重要载体，还有各类培训、交流、调研会等。开会对于大家来说已经是家常便饭了，在实际工作中也确实发挥了重要作用。

会议很重要，因此作为其基础工作——会议的组织工作就显得尤为重要。如果会议组织不好，准备不充分、过程不顺畅、决策不闭环，不仅影响会议本身的效果，久而久之，还会让与会者对会议产生抵触情绪，产生“开会的烦恼”，乃至影响其他工作的开展。

因此，为了不浪费大家宝贵的时间，使会议真正发挥其应有之作用，So（不说你就知道了），我们今天就来探讨一下：如何成功地组织召开一次会议？探讨之前先声明一点：此处讨论的会议主要是指所内召开的“常规”会议，对于所外召开的会议或各类培训会、检查会、涉及参观接待的会议等较为特殊的会议，各位看官可做适当删减，咱们有机会择日可详聊。

废话不多说，Let’s go••••••

谈到开会，你最先想到的是什么？会务准备、会议议题还是参加范围。NO!NO!NO!都不是。开会首先要解决的问题是——开会的必要性。因为开会是有成本的，大家要放下手头的工作，搭上时间参加会议，开完会还要继续搞生（加）产（班）；开会还涉及到场地、设备、会议材料及会议用品的准备。所以，在组织会议之前，请组织者“三”思：一思工作是否必须通过开会来解决，或者重要到需要通过开会来解决；二思通过开会想要达到什么目的，会议目的要明确；三思会议程序设置和参加范围是否合理，是否可达到会议预期目的。从程序上控制开会的必要性，就是要建立会议审批制度：会议组织部门要说明清楚会议召开的必要性进行，并由相关领导批准会后召开。

在聊完会议的必要性，解决了会议是否召开的问题。接下来我们就来聊聊会议组织工作的“三部曲”：会议准备阶段、会议进行阶段、会议善后阶段。

（一）会议准备——会议顺利召开的基础

会前准备工作是会议顺利召开的重要环节。根据会议类别的不同，会议需要准备的内容也不尽相同。但总体来讲，主要包括以下几大方面：

1.会议通知。通知会议召开主要分三步走：

2.会场准备。会场的准备是会议准备工作的核心，这项工作很虐心，因为你稍不留神就会遗漏一些细小但很重要的东西，不急不急，咱们一起来归纳一下，看看会场到底需要如何准备。

先来看张图：

（1）会场的确定。毫无疑问这是会场准备的前提工作。会议组织者应在会议通知发出前，根据会议规模预定合适的会场。所内公共会议室预定路径：“公文管理系统—公文管理—新建任务—会议登记”，填写会议基本信息进行预定，其他专用会议室需要联系责任部门进行预订，会议室责任部门可通过所主页所办发布的《关于调整明确各会议室责任部门及相关工作职责的通知》查询。会场确定了，下面就需要做一些准备和布置工作。

（2）会场设备、设施准备。主要包括多媒体设备、摄录设备、空调及家具等设施的准备。

（3）席卡准备和摆放。摆放席卡也是会议尤其是重要会议的一项基本要求。

Ø 席卡的制作。目前所内会议使用的席卡主要有坐席卡和背帖席卡两种，可根据不同需要选择不同的模板制作。注意事项有：席卡的大小应适中、字体应正式；席卡打印要与人员名单仔细核对，确保准确无误。

Ø 席卡的摆放。会议席卡应按照参会人员职务或部门先后顺序按照一定的规则摆放，总体上应“以面门为上，以左为尊”。

OK,来看几张图加深一下印象：

席卡摆放示意图

（4）基本招待服务准备。就是保障会议召开的其他招待准备工作。如茶水准备、会标制作、纪念品的准备等，会议组织者会前认真梳理，相关物品领用可通过所“会议招待服务审批流程”申领。此次不再详述。

3.材料准备。会议材料主要包括签到表、会议议程/日程、报告材料及佐证材料、会议用纸和笔等。

Ø 会议日程/议程。会议应拟定日程/议程，明确议题的先后顺序、议题时间、汇报部门或人员等，会议议程/日程应经过会议主持人审阅同意；对于时间较长的会议，应视情况安排茶歇或适当的休息时间。对于上级机关检查、调研或外单位来所交流工作的会议，一般应在会议议程后附上参会人员单位、名单、职务等信息，便于双方掌握参会人员基本情况，参会人员名单的顺序遵循“先单位（部门），后职务”的原则。

Ø 报告材料及佐证材料。提前收集会议供审议材料及佐证材料并按照议题顺序进行编号，必要时对会议材料进行打印并按照参会人员座次依次摆放整齐。根据参会人员性质的不同，可制作不同的会议材料加以区分。

其他的准备工作，受能力和篇幅的限制，在此就不一一列举了，欢迎各路大神接龙••••••

好了，说了这么多会前准备工作及注意事项，最后强调一下最关键的一条：

提前准备！

提前准备！

提前准备！（重要的事情说三遍）

为了确保会议按时顺利召开，最好提前30-40分钟到会场准备，反复检查，给自己留下充足的回旋余地和时间，相信一切就会OK的。

（二）会议进行——会议顺利召开的重要保证

对于会议组织者来说，会议顺利开起来，可以好好舒口气了，但前面的内容都是前戏，会议的效果主要还是体现在后两个阶段。会议进行中，只要确保会议过程顺畅就行了。

会议进行中的主要工作

（三）会议善后——会议发挥实效的关键环节

会议结束后，还有很多工作需要开展：会场的恢复、会议纪要的编发及会议决策的落实、会议宣传报道和简报编写、与会领导讲话录音的整理、会议经费的报销、会议总结、会议材料的归档等等。其中，以会议决策的落实最为重要，它直接决定了会议的目的是否达到。

Ø 会场的恢复。顾名思义，就是把会场恢复到开会前的状态，包括回收会议材料、席卡、会务用品，关闭空调、电脑、扩音器、多媒体等会议设备，关闭会议室门窗等。

Ø 会议纪要和决策落实。会议纪要编发要讲求时效性，一般应在会议结束后1个工作日内完成会议纪要的编写，会议纪要应如实反映会议情况及待办事项、责任部门，由相关部门会签并经相关领导签发后生效并由相关领导签发。会议主办部门应跟踪落实会议待办事项并督促办理，重大的决策事项可提请所督办平台进行督办。

Ø 宣传报道和简报。一般会议宣传报道应在5个工作日内完成挂网；对于重大会议，还应在会议结束后1-2个工作日内完成简报编写并发所办。需要注意的是，对于涉及到所主要领导讲话的宣传报道，在所主页发布前应经过所办或党群工作处负责人审阅后方可发布。

Ø 会议经费报销。按照所报销相关要求进行报销即可，重点要关注是否符合“八项规定”的要求。

Ø 会议总结。会议主办部门应对会议召开情况进行总结，积累经验，分析不足，指导后续工作。

Ø 会议材料的归档。会议组织的最后一项工作，在会议所有事项完成后，会议组织者应将会议材料、照片、录音、会议纪要、会议总结报告等文件和资料进行整理后，按照档案管理的相关要求进行归档。

还有非常非常重要的一点：涉密会议。涉密会议在组织时还需要在常规动作之外，按照我所《会议管理办法》关于涉密会议的规定落实相关的管理要求，做好会场、参会人员、涉密载体等的管理，此处不再详细介绍了。

OVER！

最后一点，所办是我所会议的归口管理部门，各部门在组织会议中如有不清楚之处，还可以向所办求助！

以上表述仅是小编从事会务工作以来的经验之谈，不当之处，还请各位专家指正，小编也会不断学习中，希望能够更好地服务大家。