法务效率工具大礼包：用工具让你的工作如虎添翼 法务圈
本期天同诉讼圈（tiantongsusong）的法务圈栏目向大家推荐一些日常工作经常会用到的工具，这些工具都是我和我的同事经过使用认为不错的，直接推荐大家，希望能帮助大家减少寻找工具的试错成本，在短时间内找到适合自己的办公工具。...
hi， 我是江春！
之前很多法务朋友们经常会问『有没有思维导图工具可以推荐啊？』『平时做知识管理都用什么工具啊？』......
本期天同诉讼圈（tiantongsusong）的法务圈栏目向大家推荐「思维概要整理」、「在线办公」、「思维导图」、「知识管理」这四个方面日常工作经常会用到的工具。
这些工具都是我和我的同事经过使用认为不错的，直接推荐大家，希望能帮助大家减少寻找工具的试错成本，在短时间内找到适合自己的办公工具。
如果大家有什么好的推荐，或者需要了解其他类型的工具，都可以留言告诉我们，我们共同学习~文/江春
一、思维概要整理
在我们的日常工作中，记笔记、制定工作计划这些都是很常见的工作需求，有些记录是需要与其他人共享，之前大家都是习惯使用word这些基础的办公软件，格式受限、占用内存、分享不便等问题随时可见，今天给大家推荐两款很好用的思维概要整理工具，分别是「幕布」和「Workflowy」。
1.幕布：http：//mubu.io
幕布是我个人常用于「结构化输出」的在线工具。这张图是进入幕布之后的主界面，大家可以新建文件夹、文档，把电脑桌面上的繁杂文件包纳入这个「在线桌面」。
当新建一个文档之后，就会出现如下简洁的编辑界面，所有内容都是实时自动保存，再也不用担心忘记点击保存带来的尴尬。以我撰写这篇文案为例，在我动笔之前，我会选择先在幕布进行框架梳理，当一篇文章的主干出来之后，再去丰富便会清晰很多。
幕布的主要功能是整理思维概要，但是还有个「彩蛋」功能，便是「思维导图演示」，点击上图的右上角思维导图演示按钮，便会出现如下展示效果，换个方式是不是焕然一新呢？
2.Workflowy：https：//workflowy.com
Workflowy的基本功能与幕布是相似的，但是它是国外的一款软件，免费使用的条数是250条，超出便要另行购买才能使用，大家可以根据自身情况选择使用。
二、在线办公
1.文字输出——石墨：https：//shimo.im
对于写文案来说，石墨文档绝对是值得尝试的一款工具。
首先，它的主界面与幕布相似，简洁清晰，但不同的是，在编辑的界面，它有常用的编辑工具栏，基本满足撰写文章所需的元素。其次，即使在网络连接不稳定的情况下，所有的改动都会离线保存，不用担心内容丢失。
另外，如果你想与他人分享你的文章，再也不用邮件或者其他形式发送整个文档，只需在右上角点击「分享」，即会出现文章链接，轻松搞定。
如果你需要和团队成员共同编辑一份文章，可以邀请成员参与在线协作，大家同时在线对文档进行编辑，这样可以避免冗杂的文档传输环节，让文案撰写过程更顺畅，也会大大提高工作效率。PS：「我的这篇文章就是在石墨上面撰写的哦」
2.画图——Processon：https：//www.processon.com
Processon是一款免费的在线协作绘图工具，不管你的电脑系统是Windows还是IOS，Processon都能够适用。这款工具也是无讼「诉讼可视化」课程推荐使用的。这款绘图工具支持在线创作流程图、BPMN、UML图、UI界面原型设计、iOS界面原型设计等，对于我们平时的工作来说，流程图基本就能满足需求。
对于法律人来说，如果遇到复杂的案件材料，使用绘图工具将法律关系可视化，可以更好的帮助大家理清思路；而且在日常工作中，不管是帮助自己梳理流程还是向他人展示成果，这款绘图工具都会是你的好伙伴。
打开Flowchart流程图，如下就是绘图的标准界面，在左侧竖栏有很多绘图所需要的各项元素，将其拖至右侧画布即可，而且能够随时调整。在上面横栏，有一系列的属性区，可以更改文本框的大小、颜色，可以更改线条的粗细、方向等等。
当图表绘制完成，您可以点击界面右上方的「下载」按钮，即会出现如下可供选择的格式，不管是PDF还是图片，根据情况选择就行。
三、思维导图
思维导图工具主要适用于「发散性思维」操作，与文字相比，丰富的色彩和形象的图示更加能够激发大脑的想象力。由于法务的工作会与公司的业务相结合，不同行业的法务部门人员也会越来越要求创新，与其在纸上写写画画，不如学会用一款思维导图工具，它能够帮助你发挥想象、生动展示。
1.Xmindhttp：//www.xmindchina.net
今天主要给大家推荐的就是这款思维导图工具，它有「免费版」和「付费版」两个版本，前期建议大家先下载免费版本的APP试用。
例如，作为企业的法务，要合法地处理一个裁员的问题，就证据的收集和固定问题，您可以用文字这样表达：
也可以用Xmind这样表达：（一）实体类证据
1、裁员事由合法
2、达到裁员人数
3、裁员对象合规
（二）程序类证据
1、拟定裁员方案
2、提前三十日向工会或者全体职工说明情况
3、听取工会或者职工的意见，对裁员方案的具体条款进行协商并修改、完善
4、向劳动行政部门报送材料，报告裁员方案及工会、职工意见，听取劳动部门意见并领取
5、公布裁减人员方案，与被裁减人员办理解除合同手续，支付经济补偿金等，出具裁减人员证明书
6、裁员前的“补救措施”
两者对比，相信我不用再多说什么了。
Xmind有不同种类的空白图，还有很多丰富的模板。当您使用的时候，可以根据自己的习惯去调整图示的形态、方向，有的时候，转变一个视角，便会带来意外的惊喜。
如果您对于图示的美感有更高的需求，推荐您尝试这款思维导图工具
2.Mindnodehttps：//mindnode.com，但是这款工具目前只适用于苹果系统。
四、知识管理
在这个信息大爆炸时代，我们每天都会接触到各种各样的信息，为了紧跟公司业务的拓展，作为法务，也要不断地涉猎不同种类的知识。如何将这些碎片化、多元化的信息加工处理成有用的知识，如何将这些知识「更聪明」地进行管理，是越来越多的人想要解决的问题。在这个大背景之下，很多「知识管理」的工具应运而生。在这些知识工具的海洋里找到一款功能相对完善、实用性强的来辅助自己进行知识的管理和积累是十分必要的。在我的很多同事和朋友的推荐下，印象笔记是目前非常值得拥有的一款工具。
印象笔记：https：//www.yinxiang.com
印象笔记目前在全球已经有2亿用户，其中的中国用户是2000万，它的功能主要是留存记忆、捕捉灵感、整理思维、协同办公。由于大家对知识管理的需求比较大，所以会详细地介绍一下这款工具的功能。
人的头脑不善于记忆，而善于思考，让我们记住圆周率后面一千位可能需要长时间的刻意练习，但是对于电脑来说只需要一秒钟的时间。但是如何定义圆周率，进而进行数学上的应用和分析，在人工智能技术还没有完全成熟的时候，人的头脑显然更有优势。笔记类软件的优势在于能让我们及时将头脑清空，将金刚钻的头脑空间留在思考关键问题上，而不是单纯记忆上。把主要精力去思考信息之间的勾连和它们所能衍生出的可能性，而不是去记忆每个信息本身细节的枝枝蔓蔓。
「剪藏」
我们常常抱怨自己处于一个碎片化的时代，网页端和微信端海量的信息把我们整块的时间切的支离破碎，在这样的一个背景下，我们的知识不是成体系的，而是如珍珠般散落在各种终端，如电脑、手机或者是PAD。其实，当我们把“收集信息”和“阅读信息”分开来处理的时候就会发现，把“找信息”和“读信息”单独拿出来做会极大提高工作效率。
用碎片化的时间来收集信息，无论是PC网页端的信息还是微信公众号、朋友圈的文章，用印象笔记的“剪藏”功能一键一秒钟搞定。而当我们有了整块的时间的时候，可以将这些文章分类并进行深度阅读。这样既不用担心漏掉任何一个关键信息，也可以有精力专注于阅读本身。
「笔记本与标签」
正如刚才讲到的“剪藏”功能，将信息保存在云端只是第一步，如何把这些“信息”条分缕析的加工成体系化的“知识”才是关键。这个时候笔记本和标签的用处就突出体现出来。作为公司法务，我们可以把自己的工作重点集合成几个专题笔记本，如合同审查、诉讼管理、律师协作等等，然后把收集的相关信息分门别类的放到里面。我们不就在云端建了一个小型信息库嘛？
对于同一篇文章，有的时候我们可能需要多个维度来标记。比如在一篇合同审查的文章中您发现通篇讲的都是建设工程领域的合同要点，在一篇诉讼管理的文章中讲的也和建设工程案件处理的要点相关，大家就可以这两篇文章中贴上一个“建设工程”的标签。这样我们除了在笔记本的分类维度外，又建了一个标签的分类维度。当我们在标签中找到“建设工程”这个关键词的时候，分布在不同笔记本中的相关文章就会整齐排列出来。
「小技巧」
收集信息是笔记类产品的第一功能，当然还有很多实用的小技巧，如果用起来绝对对于知识管理来说如虎添翼。
全文检索：在搜索栏中输入大家想要寻找的关键词，不仅仅可以从笔记本中迅速调出相关信息，最厉害的是，他还能找到大家存在PDF文件中的关键词。
协同办公：在企业版本中，大家可以将笔记本进行共享并协同编辑文件。这对于法务部团队来说非常实用，如审理一份合同，大家可以在一个共享笔记中同时操作，避免了一封封来回发邮件的繁琐。
随时记录：客户谈判，重要图片，没有电脑怎么办？大家如果安装了印象笔记的APP，可以随时录音，拍照并记录，然后在固定时间将这些信息重新整理、复盘，不遗漏任何一个细节和灵感。
在这里抒发一个小感想，用了印象笔记后，我感觉自己轻松了不少，再不用为信息处理所累，而是能够轻装上阵，把精力时间用在刀刃上。另外，不仅要存储，及时对信息进行清理，做到信息断舍离也非常重要哦。
除了印象笔记，大家也可以尝试一下有道云笔记：http：//note.youdao.com，两个笔记类软件都同样强大，如果大家不愿意为软件续费变成高级版，有道云笔记有时候可能还略为实用。当然这都是仁者见仁智者见智，真正如何选择大家还需要在实践中慢慢体会。
好啦，这次就简单地给大家介绍这几款工具。希望大家在使用这些工具的时候不要本末倒置，因为我一直认为，一个人的思维或者方法一定是比工具更重要，这些效率工具一定是辅助角色，而不是主导地位，选择几款适合自己的充分利用起来，减少一些传输、沟通的时间成本，更好地建设自己的工作方式和能力，是工具对于我们最大的意义。如果您对效率工具感兴趣，或者您有其他实用的工具推荐，欢迎您加我微信与我交流（加我的时候请备注姓名和单位哦）：
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