《如何进行商务文书写作》：九、技能点9如何修改文书

------九、技能点9如何修改文书------

主题词商务文书写作·一般写作技巧·文书修改适用情景当文书初步完成，需要进一步规范化、标准化时，查看此技能。

技能描述

在实际的文书写作中，很少可以做到一稿成文，一篇文书起草完毕后，总要经过多次认真修改，才能最后完成，以使文书更加规范化、标准化。

修改不只是为了斟酌词句上的正误，因为文书写作者未必是本文书内容的直接决策人，他在领悟意思上可能会与“决策人”的原意有一定偏差；或者可能由于内容涉及的问题过多，写作者第一次书写并没有准确、清晰地表达好各种意思；另外，由于文书的写作往往关系重大，所以决不能有半点马虎，必须要经过检查，使之规范化。这些都是文书要经过修改的主要原因。

文书修改的范围主要有：

观点是否正确，内容是否符合法律要求。

结构安排是否合理，层次脉络是否清晰。

语法、用词是否规范，语言是否得体，行文是否流畅。

文种是否正确，格式是否规范，语气是否得当。

使用材料是否准确合适。

是否具有稳定性和连续性。

一般来说，修改主要有以下方法：

改正。用于修改错别字、词语，使句子通顺。

删节。删掉多余的字词，以使行文内容突出，主次分明。

增补。使行文更为完善、准确。

移位。使行文逻辑严密、文意贯通。

分段和连接。确定文书结构，使之更有条理。

在对文书的修改中，您一定要认识到，这并不是简单的例行公事，而是对所叙述事务的反复认识和对表达方式的反复斟酌，只有这样，文书才有可能在原有的基础上有所提高和完善。

牢记要点

文书修改时应注意：

文书修改非常必要，而且很重要

注意修改的范围

根据情况使用好几种修改方法

在修改文书时，您可以按照下面的顺序进行修改：

检查总体目的和内容。看看目的是否明确，内容是否充实有效。

结构和布局。检查各个组成部分的位置、次序是否合理。

段落、句子、词语。是否连贯、遣词造句是否得当。

个人错误。仔细阅读，找出一些您经常犯的错误，将它们列出一份清单，避免下一次文书书写时重犯。

实践练习

请您指出下列文书的主要问题所在，并加以修改：

×××女士：

最近的一段时间里，我们公司的工作人员一直在招聘有关人员，看到您的来信，我们很高兴，您能够勇于推荐自己，并且对我们公司表示很高的信任，在此，我们深深地表示真挚的感谢。也请您在收到我们的信以后，可不可以请您在这个月的17日下午2点钟，准时到我们公司的人事处来，见见面，详细谈谈您的情况。来的时候，最好带上您的身份证和学历、经历的证件，给我们作参考，您看好吗？再一次对您的应聘，表示感谢。祝您取得成功，成为我公司的一员。

此致

敬礼

×××公司人事处

×年×月×日

参考答案：

可以看出，这篇通知存在的问题是语言与文种不相符，对待应聘者客气是需要的，但不能用商量的口吻，因为通知是一种知照性文体，而不是磋商性质的。所以，不必有过多的“感谢”，将“可不可以”、“您看好不好”一类的语言以及“最好”、“见见面”一些啰嗦、累赘的词语删掉，简单地告知面试者何时何地见面、带齐必备证件等即可。

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------第二章 通用行政文书 一、技能点1如何撰写通知------

主题词商务文书写作·通用行政文书·撰写通知适用情景当需要传达、要求下级组织或个人周知、办理、执行某些事项，或者任免人员时，查看此技能。

技能描述

通知恐怕是一个企事业单位使用最为频繁的文书类型了，它起着传达、要求下级组织或个人周知、办理、执行某些事项，或任免某些人员的作用。

按通知的性质来划分，一般可以分为：

告知性通知。是告知下级组织、个人或同级组织“需要知道”的事情，以利于工作的顺利进行。如《××公司关于成立××调查小组的通知》。

布置性通知。是为全面开展工作，需要普遍告知和要求普遍办理而使用的。如《关于开展××活动的通知》。

发布性通知。是指内容不宜于用命令形式发布，就用通知形式发布，它既具有传达作用，又具有一定的法规作用。这类通知的结尾都有要求“认真贯彻执行”等词语。如《××公司发布××办法的通知》。

批示性通知。用于发布某些带有行政性质的法规、转发上级、同级或不相隶属单位组织的公文，以及批转下级机关的公文。如《××公司批转××报告的通知》。

会议性通知。即通知有关单位或个人参加会议。如《××公司召开××会议的通知》。

任免型通知。即告知有关单位或个人有关人事任免的事项。如《关于任免销售科科长的通知》。

通知的大体篇章结构因类型的不同而不同，一般由标题、编号、主送单位、正文和落款单位及时间五部分组成。

1．标题

完整的标题由发文单位、事由和文种构成。发文单位、事由及多余的“关于”或“通知”字样可以酌情省略。但发布性和批示性通知，则需要在标题中将其性质体现出来。这两类通知通常在“关于”后面标明“发布”、“公布”、“批转”、“转发”等字样。批示性通知一般要求使用完整的标题。

2．编号

这是对那些比较正规复杂的通知而言的，具体是指该通知的公文编号，一般放在标题的右下方或下方。如《关于认真贯彻执行会计从业资格管理制度有关规定的通知》里，编号全称为“财政部财会[2000]6号”，其中“财政部”为发文单位，“财会[2000]6号”是该年度的编号。

3．主送单位

即被告知的单位或个人，一般应放在正文的上方，顶格写。主送单位有很多时需要一一列举；而当主送单位很明确时，则可概括性地描述。

4．正文

正文内容因类型而定：

（1）告知性通知。原由要理由充分，不要超过全文的三分之一；行文简洁，使受文单位领会到发该文的必要性；一般采取介词结构语句，作为原因的起始句，如用“为了……”表目的、“根据……”表依据、“由于……”表原因等，作为通知的开头。通知事项明确具体，必要的时间、地点、办法要交待清楚。

（2）批示性通知。主要由两部分组成，前一部分要写明对所“批转”、“转发”文件的意见态度，注意要表明“已经同意”的态度，然后根据所批转或转发文件的性质及其重要程度写明要求，如“认真贯彻执行”或“参照执行”等；后一部分是批示的内容部分，要体现批转或发文的意图，阐明文件的精神实质或意义认识，注意要说明所批示文件的重要性，对贯彻执行的时间、方法、目标等提出较为明确的要求。

（3）会议通知。包括通知原由和通知事项及内容两部分。通知原由要写出召开会议的目的、意义；内容要交待会议的议题、时间、地点，还有与会人员的条件、范围等。

（4）任免通知。因关系到干部的任免，所以在提法、措词、排列上要有一定的讲究。任免原由宜粗不宜细，宜简不宜繁。任免事项则要明确，排列有序。

5．落款

即发文单位和发文时间，应在正文右下方。

通知的写作一定要视内容、类型的不同，注意标题、格式的区别，否则就会给实际工作的执行及工作事务的进行带来不必要的麻烦。

牢记要点

通知的写作应注意：

至少由标题、主送单位、正文、落款单位及时间四部分组成正文根据通知类型书写

行文简洁，语气中肯，措词适当

北京市商业局关于催报商品流通中

不正之风检查处理情况的通知

各站、司、店、校、所：

今年3月5日，市人民政府曾以京[20××]45号文通知各单位，要求切实贯彻国务院《关于制止商品流通中不正之风的通知》，并将检查处理情况逐级上报市政府。为此，请贵单位按照市政府通知要求，将有关情况，于5月5日前书面汇报我局，一式三份。要求如下：

一、汇报材料中，请着重说明收到通知后开展了哪几方面的工作。

二、汇报内容应包括中纪委通知“关于杜绝‘关系户’不正之风的要求”。

三、福利产品的检查情况。

以上各点望遵照执行。

北京市商业局

××××年×月×日（公章）

实践练习

试指出下面通知中存在的问题，并提出修改思路：

鹰潭市财政纪律检查组关于禁止

使用白条子报账的通知

×字[××]×号

各单位：

在财务大检查中，我们发现一些单位，特别是集体建筑企业中，用白条报账的现象极为严重，其中大都是经各单位领导签字批准的，这些白条少则几元，多则几百元，甚至上千元。这种做法不符合会计手续，是一种严重违反财经纪律的现象，必须杜绝。

特此通知。

鹰潭市财政纪律检查组（章）

××××年×月×日

参考答案：

这则通知的内容和文种很不相称，通知无须过多地介绍、描述情况，而只需要告知应当杜绝使用白条报账的行为，否则予以惩罚等等内容即可。另外，主送单位的指代“各单位”也很不明确，既然发文的是财务方面的纪律检查部门，那么受文的单位也应该写明是“各财务单位、部门”。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行商务文书写作》

作者：王涛
小说现有字数：11万字
最后更新于：2016年12月22日
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