《如何进行会议管理》：七、技能点7如何使各种形式的会议达到最好效果

------七、技能点7如何使各种形式的会议达到最好效果------

主题词会议管理·策划会议·会议形式技巧适用情景当想令会议通过选定的形式达到最佳效果时，查看此技能。

技能描述

会议的形式确定了之后，当然希望会议能成功地以此形式顺利地进行，最后达到会议的目的。但是，每种形式的会议都有各自的特点，我们应该通过运用合适的技巧使会议达到成效最大的效果。

两方会议

这种会议由于只涉及到两方的参与，所以在会议之前要尽可能多地全面掌握对方的有关信息，由此推测对方在会议上可能采取的行动，并与本方的情况进行对比，推断出本方恰当的让步程度。这一系列的步骤，是参加面对面会议成功的关键。

非正式会议

这种会议因为通常是由召集者临时提出而召开的，所以缺点在于因临时提出议题而容易准备不充分，往往会造成会议过程拖沓。故要克服这种缺点，一是要尽快明确会议主题。这主要是召集者的工作。在召集之前不妨先稍等片刻，先将主题清晰化；二是要争分夺秒地思考议题。这主要是与会者的工作。由于时间紧迫，与会者往往是在会议开始前不久才匆匆得到会议议题的，所以匆忙间要想对议题有深刻的思考是很难的。于是在收到召集人的会议通知后，要尽可能地拖延集结的时间以尽可能多获得一些起码的思考时间，并抓紧一切机会思考议题，以便在会议开始时能够对议题有较为深刻的理解和自己的一些观点。

集思广益会议

这种会议的最关键因素是要让所有的参与者都畅所欲言，只有这样才能释放全部可能的灵感，并从中归纳出最好的意见。但是这种会议的最大威胁有可能会被那些口齿伶俐、盛气凌人的人所控制，从而使那些原本可能拥有宝贵的创造性思维的人根本没有时间表达或羞于表达。这时候，会议主席就需要充分发挥控制会议的核心作用，抑制那一部分口齿伶俐、盛气凌人的人，鼓励另一部分拥有创造性思想但苦于无时间表达或羞于表达的人，以便让所有的人都充分参与进来。

紧急委员会

这种会议的目的是为了妥善处理一些特殊的问题，并要得到一定的结论和建议，所以往往需要合适的参与者、详细的工作阶段安排和充足的讨论时间。但往往容易造成会议疲沓并耽误参与者们的时间，所以只有让那些对该问题真正有能力胜任的人，才能被指定参与会议，并且准备充分，让与会者们尽快地进入最佳状态。

常设委员会

这种会议必要而常见，所以追求高效率就成为了这类会议最关键的核心问题，因为即使是每次不大的效率损失，日积月累起来也是一笔相当可观的巨大损失。但这种会议由于长期召开，有必要令与会者们相互了解并十分熟悉会议的程序。只要能为这种会议确定合适的议程和内容，并对主要与会者进行适当的分工，例如，首先由部门经理汇报上个月的工作，接下来由副总经理指出该部门的成绩和不足之处，再让总经理告诉大家下个月的工作计划，这样就可以大幅度提高会议的效率了。

正式会议

正式会议的关键是要营造严肃庄重的气氛，高规格的会场布置和隆重的仪式都可以很好地起到提升会议重要性的效果。这样可以令与会者提高对会议的尊敬度，并有效地减少由懈怠引起的失误和阻止由不认真而造成的啰嗦混乱的发言。但正式会议最要注意的地方是会议必须的程序和要求，因为正式会议有一些是由法律条规规定好的，如果出现与法定内容不符的纰漏，很容易受到指责，所以一定要按照相关的法律条例规定设计会议的程序。

展示会议

这类会议往往会有重要人士出席，而会议成功的关键全在于展示者的现场表现的内容、形式和效果如何，所以对展示者的准备情况进行提前检查是非常必要的，不要出现令人敏感和尴尬的内容。要尽量采用多种形式且丰富多彩而又灵活生动的表现，如果有条件，一定要进行预演。

公开会议

显然由于直接面对公众的缘故，这类会议一旦出现失误、尴尬或混乱的场面，必将使自己的公众形象遭到严重打击。所以无论是主持人还是会议议程安排，都需要认真进行周密而完善的设计和精心的安排，并且如果确实需要的话，还要提前对一些发言进行妥善安排，以期获得成效最佳的效果。另外，合适的宣传工作也是公开会议的重点。

针对不同形式的会议，适时地分别使用各种恰当的会议技巧，就可以在会议中占得先机。

牢记要点

各种形式的会议技巧包括：

两方会议：仔细收集对方尽可能多的有用信息，做好会前的充分准备(非正式会议：明确议题，争取足够的时间来研究议题(集思广益会议：最大限度地让所有的与会者积极参与讨论(紧急委员会：设计好议程，筛选与会者

常设委员会：设计合适的议程，对固定与会者角色进行妥善分工(正式会议：营造严肃的会场气氛，周密设计议程，符合法定条款的规定(展示会议：把握展示者的现场表现，进行预演(公开会议：周密设计并安排议程，合适的宣传实践练习

下面这些技巧可能会用于哪些形式的会议？

A．对会议的议题仔细的思考；

B．对会议的议程周密的设计；

C．对与会者进行认真筛选；

D．尽可能多地仔细收集与会者的有用信息；

E．对会议的主要内容进行预演；

F．找一个最有控制力的人做会议的主席；

G．对会议现场进行较大规模的完美布置；

H．会议中设计一些隆重的仪式；

I．对与会者的会议角色进行恰当的分工；

J．在会议过程中严格控制参与者的发言时间；K．在会议过程中对争执不下的议题采用跳议法进行搁置；L．设计会议现场的一些发言；

M．大张旗鼓的宣传工作；

1．两方会议（）

2．非正式会议（）

3．集思广益会议（）

4．紧急委员会（）

5．常设委员会（）

6．正式会议（）

7．展示会议（）

8．公开会议（）

参考答案：

1．D；2．A；3．F、I；4．B、C；

5．B、I；6．B、G、H、K；7．E；8．B、L、M。

* 温馨提示：关注微信公众号： xiaoyida_com ，回复 xsd103676 在手机上阅读完整章节！

------八、技能点8如何把握各组织间的会议------

主题词会议管理·策划会议·组织间的会议适用情景当希望能够在各组织间的会议中取得良好效果时，查看此技能。

技能描述

大多数情况下谈到的会议都是指一个机构或组织内部成员参与的内部会议。但是，随着现代社会人与人之间的频繁交往，组织和组织之间也需要不断的进行整体型的沟通，这时您就需要熟练地掌握参加各组织间会议的恰当技巧了。

各组织间会议的特别之处就在于会议的参与者不但有自己的意见，还要在各组织内部形成一个共同的意见，这样就使会议变得更为复杂了。所以，参加组织间会议一般有以下技巧：

己方组织内部必须保持统一的意见

己方组织在参加各组织间会议时，应看做为一个整体来参加，而不是每个参与者的个体，尤其是一些双方或多方谈判的会议，己方内部一定要在会议开始之前就统一意见，至少要统一原则。一般来说，在开始正式的会议之前，己方是需要首先召开一个内部准备会议，成员就即将召开会议的议题和可能达成的决议进行讨论并产生统一的结果。一定要有决定，并且各成员在参加正式会议时的行为应当严格遵守准备会议时的决定。

尽可能多地收集与会组织和代表的有用信息

与其他会议一样，参加各组织间的会议也需要尽可能多地收集参与各方的相关信息，不过由于组织间会议的特殊性，既需要尽量多地收集对方组织的信息，也需要尽量多地收集对方组织中一些成员的有用信息，特别是这些成员在组织中的重要地位、影响力和对会议议题的特殊态度。获得信息之后，要进行认真分析研究，以期推测出对方组织可能采取的态度、组织成员的特点以及有可能的突破口。

另外，全面了解一些关于对方的信息，在会议中也会对双方的交流有所帮助，并可能提前博得对方的好感。

但是，一定要强调信息准确的重要性，否则就可能会带来严重的不良后果。

会议中己方成员相互配合

由于各组织间的会议是一种以整体形式参与的活动，团队的合作精神就更加非常重要了。参加会议的人员作为一个团队，一定要有领导者，负责会议前组织准备，会议进行中控制局势，以及会议结束时做出决定。其他的人员也应有明确的分工，例如，由谁负责会议议题资料整理，谁负责对方组织资料整理，谁负责公关活动，谁负责后勤活动等等，甚至可能安排谁在会上扮演“强硬派”，谁在会上扮演“妥协派”，以便在会上尽可能的获得最大利益。

各组织间的会议肯定比平常的会议更复杂，但只要把握住本文提到的几方面工作，就可以化繁为简，有重点、有针对性地在组织间的会议中应付自如了。

牢记要点

把握各组织间的会议需要注意：

己方组织内部保持统一意见

尽量多收集与会组织和代表的相关信息

会议中己方成员相互密切配合

实践练习

利用即将参加的一次组织间会议，根据以下提示边进行边记录：

1．此次会议的议题是，在会议召开之前己方的意见（已经/还未）达成统一，于是我们（要/不）召开己方的事先预备会。预备会最后（达成/没有达成）意见的统一。

2．此次组织间会议共有方参加，分别是。

3．他们的情况有在这些组织中，有一些人值得注意，他们是。

4．这些人的特点是。

5．还有一些可能有用的信息，包括。

6．对于即将召开的会议，己方（有/没有）会议领队，他是；其他人（有/没有）明确的分工，包括负责 。

7．另外，己方还安排了一些可能需要的行动，是。

此次会议最后（取得了/没有取得）成功。
未完待续......欲知下回，请关注微信公众号： xiaoyida_com ，回复 xsd103676 获取完整内容！
----------
本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行会议管理》

作者：龙泽
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
----------
温馨提示：如何阅读完整内容？
方法一：点击下方 “阅读原文” 链接去读小说“如何进行会议管理”后续完整章节！
方法二：关注微信公众号： xiaoyida_com (优美小说节选)，回复 xsd103676 阅读后续完整章节！

    关注 小意达