《如何进行会议管理》：十一、技能点11如何让会议严格按照设定的议程进行

------十一、技能点11如何让会议严格按照设定的议程进行------

主题词会议管理·策划会议·议程执行适用情景当希望会议能够按照计划进行时，查看此技能。

技能描述

确定了会议的议程，并不代表着会议就一定能如期望中的进行。若想令会议严格按照设定的议程标准进行，还必须注意议程设计上的细节。除了会议议程的内容以外，在设计时还应当注意：

设计紧密

有时会议在进行中可能会出现离题的情况，这有可能是由会议议程设计不紧密的原因造成的。会议议程的每个部分应当是环环相扣，紧密相联的。在您的会议议程的内容设定好之后，不妨先对其各个部分仔细检查一下，看看是否有思路的跳跃，或有与主题无关的内容。即使是一些与主题有一定联系但并不紧密的内容，也应尽量删掉。如果确实需要讨论的内容，就尽量安排在主要的议程结束后再进行，以保证主要的议程能按序进行。

提前通知与会者

将议程提前通知与会者可以令与会者及早理解议程安排，并在会议进行时遵守议程。这里，分发给与会者的议程表应当是条理明确、形式一致的。但是内容可以是经过删减的，这样可以让会议主席和召集者更容易控制会议的进程，灵活性更大一些。

固定模式

这对于有规律议事会议来说是很适合的，固定的议程模式有利于与会者把握会议的议题和明确各自的分工，并可以帮助会议严格按照议程进行。设计固定模式的议程，需要对常规议事会议的内容和参加人员非常熟悉，了解每个参与者在会上应“扮演”的角色。设计时还应注意会议内容的顺序，并根据实际情况变化的需要而及时进行修改。

对可能发生的情况有所准备

即使有设计周密的议程，会议中仍然充满了事先不能确定的因素。有时，会议中间一个意想不到的突发事件有可能导致整个议程的作废。所以，应当对会议中有可能突然发生的情况提前做出准备，并在议程中也有所记录。

突发情况有很多种，一种是可以预见到的，如对一些问题的选择性作答：“我们到底收购还是不收购翠贝克公司？”“是否同意周先生担任销售经理”等各种作答，回答必然是两种答案之一，对于这两种答案，应事先在议程中都应当有所准备。对于可预见到的情况，即使是“可能”，也要制定相应措施，不至于到时候出现失控或混乱局面。

还有一种突发情况是不可预见的，例如两个平时关系很好的经理突然反目成仇，相互激烈指责，或是本来一直较忠实的客户却突然取消了大额定单。应对这样的突发事情，在每个会议之前都面面俱到地设计应对方案是不现实的。可以采取的方法是针对各种类型的突发事件有一个解决的大体范围，或是解决步骤。例如，会上突发的人事问题，应当先稳定会场局势，再尽量使事情拖到会后解决，或是在会上最大限度地引导与会者的注意力到别的问题上等。

好的议程设计如果仅仅有合适的内容是绝对不够的，还需要在形式上以及其他细节方面进行全面琢磨，只有这样才可以保证会议能按照预定的程序进行。

牢记要点

会议议程的设计应当注意：

设计紧密提前通知与会者

固定模式对有可能发生的情况事先有所准备

实践练习

观察给出的会议议程表（下表），指出其中还存在的问题：

会议议题；讨论本公司传统彩电生产规模是缩减还是扩大的问题。

会议议程

工作分派

主席的开场白

主席

彩电产品市场分析及研究（10～15分钟）

权威数据报告

己方研究报告

两方报告差异

刘先生、

王小姐、

钟先生

等离子彩电的研究计划（10～15分钟）

新产品市场的预测

新产品的技术问题

解决问题可能花费的时间和费用

史小姐、

丁主任、

李研究员（续表）

传统彩电的市场分析（20～25分钟）

未来几年内传统彩电的市场情况

本公司传统彩电预估能达到的产能

是否应继续保持传统彩电的生产规模

金先生、

方女士

整合问题起因与建议（15～20分钟）

系统地将众人的分析及意见综合起来，整合问题的产生原因，然后提出妥善解决问题的恰当建议，以提供给董事会。

参考答案：

第三部分与主题关联不大，可以删去，也可以安排在最后一部分讨论。

关于这方面的书籍有:

《二十一世纪领导全书：领导会议组织艺术卷》，张诚主编，中国大地出版社，2000年。

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------第三章 主持会议 一、技能点1如何开始会议------

主题词会议管理·主持会议·开始会议适用情景当主持的会议准备正式开始时，查看此技能。

技能描述

会议主席的首要任务是主持会议的开始。万事开头难，如何真正做到让会议顺利开始，并让与会者迅速进入最佳状态，是每一个会议主席必然面对的问题。一般说来，会议主席可以按照以下程序进行：

准备开始

会议主席应提前进入会场，与会议的组织者交流，熟悉会场环境，并参照会议资料对与会者进行初步的了解。

认识的与会者进入会场时要与他们热情打招呼，不认识的也最好点头致意，并示意他们各坐其座。

整理服饰和仪表，可以去洗手间稍做整理，并调整一下情绪和心态，在心里梳理一下会议的程序和重点，做到心中有数。

宣布开始

宣布会议开始的时间一定要准时，预定的时间一到，就心平气和地宣布开会。

首先应自我介绍并说明开会的目的，除非能确定每一位与会者都彼此认识，否则必须进行介绍。应注意的是，所做的介绍越简单越好，如果有专家到场，要特别注意介绍他们。

介绍情况

在介绍完自己和其他人之后，会议主席还需要做一个开场白的发言，主要内容包括会议的议题、资料、议程安排和时间表，并且可以提出自己的希望。

在开场白之后，需要留出给与会者对议程等方面提问的时间，并且要对这些提问分别作答，尽量让与会者清晰明了的理解会议安排。

在以上各步骤都完成之后，就需要设法让会议进入正题，这时，会议的主体部分便正式开始了。

牢记要点

会议开始的步骤包括：

准备开始

宣布开始

介绍情况

实践练习

下面是会议开始所需要进行的一些步骤，请将他们按照适当的顺序排列起来：

A．与到场的与会者热情地打招呼

B．自我介绍

C．整理服饰和仪表

D．回答与会者的提问

E．熟悉会场环境，和会议组织者交流

F．进入正题

G．进行开场白

H．提前进入会场

I．宣布会议开始

J．介绍到场的重要与会者

K．熟悉会议资料

正确的开场顺序：

（）→（）→（）→（）→（）→（）

→（）→（）→（）→（）→（）

参考答案：

（H）→（E）→（K）→（A）→（C）→（I）→（B）→（J）→（G）→（D）→（F）技能点2如何给大家一个好的开场白

主题词会议管理·主持会议·会议开场白

适用情景当会议主席准备让自己的开场白一鸣惊人时，查看此技能。

技能描述

一个好的开场白，往往不仅有画龙点睛的重要作用，也能帮助会前准备不周的会议顺利地步入轨道。会议主席可以按照以下步骤来设计开场白：

总揽会议目的和议程

总揽会议的目的及议程，应是开场白的首要内容。主席应清晰、简要地说明此次会议所面临的问题和进行的方式。也就是说主席要先让与会者知道议事的程序，例如在正式讨论开始前，由销售部及人事部先进行各五分钟的工作报告，然后再开始为时一小时的集体讨论，剩下半小时来议定决议。主席在此时也要征求与会者是否需要对议事程序进行修改的意见。如有修改的必要，就应当进行重新设定，待重新确定后再向与会者宣布并做最后确认。

提供会议的有关信息

主席还可以向与会者简明扼要地提供一些与会议有关的信息，如数据、媒体报道、内部消息等方面的信息，在报告中，应包括以下内容：问题产生的背景因素，在陈述问题产生的缘由时，尽可能地做到以下几项要求：①简短扼要；②目前的发展情况，向与会者极简单地汇报最新发展趋势、问题、各方面的关系，以及目前状况是否紧急；③公认的起因，向与会者陈述多数人认同的原因；④问题若无法解决所可能产生的后果，尽量强调问题所导致的负面结果，建立起与会者的危机意识，使其产生共鸣，促使应对之策出炉。

为营造效果，主席可在会前把拟妥的开场白演练几次。除确保所言内容无疑义外，也可预知其效果怎样。

确定会议记录者

此部分虽是主席开场白中的细枝末节，但却是非常重要的部分。会议记录者可以在会前指定，也可以在讨论开始前请某个与会者来担任。主席有必要告诉与会者此次会议记录者的重要职责，也顺便告知议事程序。主席可以这样告诉与会者：“会议记录者也是与会者的一员，当然也需要参加讨论，但最重要的是将大家达成的决议快速而准确地记录下来。讨论每告一段落，需要复述其记载内容。若与会者有疑义，应立即提出来，以便及时修正。”

征求议程的意见

会前发给与会者的议程表都是“暂定”的。主席应在开场白结束后留一段时间来询问有无修改议程的建议，其目的是确认与会者对讨论进行方式的认同。若真有人提出修正意见，主席应大方地使用民主程序来修改之。在确认没有异议以后，会议即可将按照预定的会议议程正式进行。

主席的开场白通常不宜太长，应在3～5分钟内就将开会目的、议事程序、要解决的问题及各种难处告知完毕。这不仅能方便主席以驾轻就熟的方式引导讨论，也能使会议在最短时间内达到事半功倍的最好效果。

牢记要点

会议主席的开场白包括：

总揽会议目的及议程

提供会议的有关信息

确定会议记录者

征求对议程的意见

实践练习

根据本节所学的内容，按照会议主席开场白的内容，填写下表：

主席开场白内容

1．总揽会议目标和议程

我们现在面对的问题

会议目标

我们将采取的议事方法（续表）

2．提供会议有关信息

已知问题的由来目前的紧急情况

我们认为现有问题的起因是

如果还不能解决，必将导致

3．会议重点

我们准备把会议讨论的重点放在

暂时先不讨论的问题是

原因是（续表）

4．会议记录者

会议的记录者

5．修改会议议程的意见

修改会议议程的意见有
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行会议管理》

作者：龙泽
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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