深度干货|如何设计供应商检查表
食品企业的供应商管理系列(5)|我在现场看的是“活动”而非“记录”,因为活动是很难造假的。...
第 28 篇
原创
原创
供应商管理系列(5)
1
手中无剑,心中有剑许多企业将供应商检查表作为供应商管理的重要工具,那是粉末倒置,检查表之所以害人是因为不同人给出的结论可能完全不同。老马将审核员分为三类
第一类、手中有剑,心中无剑
第二类、手中无剑,心中有剑
第三类、手中无剑,心中无剑
我所说的剑,就是审核员手中拿的那张检查表。
第一层次,手中有剑,心中无剑。
这种审核员只能依靠检查表审核,往往脱离管理活动和内在的流程关系。
第二层次,手中无剑,心中有剑。
这类审核员可以脱离审核表审核,主要关注管理流程及管理效率。
第三层次,手中无剑,心中无剑。
这种审核员属于审核员中的战斗机,他们在看管理活动时,不仅仅看符合性和有效性,更是从全局的角度评价风险管理的能力。
凡看过我审核的人,很少见到我拿审核表审核。因为我在现场看的是“活动”而非“记录”。因为活动是很难造假的,而记录则很少人能够告诉我不是假的(或证明不了就是真的)。
我常常拿中国足球队举例
曾几何时中国足球是靠训练计划和出勤率来应付主管部门管理的。
每个队的训练计划都很棒,出勤率都很高,但中国球员上场后你会发现,他们不会踢球,至少比对手不会踢球。
训练计划和出勤率是“记录”,而场上踢球的行为就是“活动”。
但由于检查表的局限性和审核人员能力的参差不齐,导致使用检查表得出的结论可能完全不同。
比如在检查表中,
得分85以上为A级;
70-85分为B级;
60-70分为C级;
60分以下为D级。
按照规定如果是D级,将会暂停6个月的采购。
好了,如果一位新手给出的分数59分,那将如何办呢?
我相信一位非常有经验的审核员,拿着同样一张表,他所给出的分数大多数都比59分高(也有低的时候)。这倒不是有经验的审核员企图不良,而是有经验的审核员更多的是从风险管理能力去评价,本来有些记录就大可不必存在,而用有没有记录打分,就会误导被审核方的风险管理策略。
2
如何设计关于《供应商现场审核》会在另外一篇文章中分享,现在回到《供应商检查表》。那么如何设计检查表呢?老马建议从以下主要几个方面;
1
确定维度
比如;战略与目标、组织与责任、管理体系、人员培训、采购管理、生产过程、仓储运输、虫害管理、实验室等。
2
二级指标
比如“生产过程”中,需要有;清洁管理、设备维护、HACCP计划、个人行为等。总之维度是方向,而二级指标则是指向。
3
三级指标
比如“设备维护”中表明“操作工在生产前需要对设备进行检查”。那三级指标则是“在检查后填写记录并要求班后主管签字”。
4
对证据的解释
在对证据确认的解释中,要将老马的“信用度”管理要求,准确无误地告诉被审核者。即如果发现有信息造假行为,将在最终统计分数时会乘以信用系数(见上一篇文章《如何设计供应商审核计划》),这一点至关重要。
5
项目选择
所以在使用检查表时,需要考虑减免项目。
3
一张检查表走天下我建议一张检查表可以覆盖所有类别的供应商,一是便于管理,二是方便统计。
因为审核是评价供应商管理能力,而非评价供应商技术能力。
就如同你用桑塔纳练车考驾驶证,它考你的是驾驶能力,而不是以后开桑塔纳的能力。
你会开桑塔纳,就应该会开所有的车,只不过在开车前,看看车辆的基本构造,可能唯一区别的是手动挡和自动挡而已。
去乳品企业审核与去瓦楞纸箱企业审核,就如同一个是自动挡一个是手动挡。对乳品企业就需要踩离合,而对瓦楞纸箱企业踩油门就走即可。
敬请关注下一篇文章
《供应商管理(6)供应商现场审核》
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谢
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