深度干货｜审核技巧

食品企业的供应商管理系列（9）｜你用某一个牌子的车练习并考取驾照，并不是说你只能开这个牌子的车，而是可以开任何牌子的同类型汽车。...

本来是预告这篇文章是《审核报告》，但在前面几篇文章《供应商现场审核》中，只是提到了如何寻找审核证据，并让证据形成证据链。即通过产品找规定（体系要求），通过活动验证体系的可操作性。

但审核员毕竟在现场呆的时间很短，那么如何能够通过现场观察，确定所发生的问题是操作问题（风险），还是管理问题（风险）。

因此在讲《审核报告》之前，还是先谈谈审核技巧的问题。启迪

我是在2003年考取的ISO9001主任审核员，ISO22000标准是2005年颁布的。

我有幸与当时的BSI全球食品经理Christina，一起参与了这个标准的编写过程。因为她代表认证机构参与这个标准的编写，而每次她都将讨论意见和草稿发给我，让我提出建议。

记得就在ISO22000标准正式颁布后的二个月，大约是2005年11月，Christina来中国给我做ISO22000审核员的资格培训，其实就只有1天半的时间，这让我大感意外。

因为当初ISO9001主任审核员的培训课程可是五天，我问她为什么ISO22000的主任审核员就只有1天半的时间。

她告诉我

审核技巧就如同开车技能一样。

你用某一个牌子的车练习并考取驾照，并不是说你只能开这个牌子的车，而是可以开任何牌子的同类型汽车。

可能不同车的设计略有不同，如自动档、手动档，离合器有脚踏和手控等不同，但路面感是一样的，那才是汽车驾驶的关键。

你学会的使用ISO9001标准进行审核，那你用什么标准都应该会审核，只不过需要对标准的某些专业性要求进行理解或学习而已。活动为中心的审核

受此启发，我在讲解标准条款与管理关系时，是围绕着活动展开的。

我所谈的活动是指与经营相关的行为、动作。

比如采购就是一个活动

如果将采购活动细化，又可以分解出“采购申请、库存确认、询价、审批、下订单、送货、收货、检验、放行、付款”等一系列活动。

企业的这些活动与是否认证无关，它们是客观存在的，如果停止了这些活动，意味着企业离关门不远了。

即使审核员拿着一张检查表到现场审核，但它只是提醒你需要关注那些活动。而你要将活动之间的输入、输出内容寻找出来，并在活动实施过程中，存在风险，或风险出现不可控趋势时，需要对活动实施过程的控制要求（标准、SOP）进行确认。

在推行ISO9001的过程中，常常说的一句话是“说你所做，做你所写”，这句话不完全对。

“说你所做”表明你所从事的一个活动，你能够将这个活动的输入、输出描述出来。

“做你所写”表明你所从事的每一个活动都是有依据，而且是文字依据。

可能就是这句话，让许多企业在认证过程中，总是希望用文字来描述管理要求。

文字性要求越多，管理越复杂，管理体系给经营带来的负面作用也越大。

要求与活动的两层皮，就是这么造成的。技巧干货

我是用一个倒立的锥形来描述活动与管理和规范的关系。

大量的活动是不需要管理的，只有那些高风险活动需要管理。

而管理不一定是需要文字性规范的，只有那些高风险管理需要规范的。对规范的管理不需要都定出责任者，只有高风险规范需要定责任。

而定责任的目的是为了改进，因为只有找到了正确的责任者，才能达到改进的目的。审核员在现场审核时，要根据所审核的部门，确定业务流程主线。根据输入、输出的方式，确保风险可控。当发现风险可能失控时，要确认规范是否按照PDCA的方式进行管理，而改进一定要落实在责任者身上。

每一个审核员不可能各类专业成为全才，但可以通过掌握分析现场记录的技巧，防止被假象误导。在现场学会问操作者几个关键问题；

1.   你认为在这张质量记录中，那些指标比较关键？

2.   为什么这些指标比较关键？

3.   在你过去的工作经历中，这个指标是否有过异常情况？

4.   如果发生过异常，它发生的频率有多长？

5.   在出现异常时，一般要采取哪些措施？

6.   你认为如何防止这类问题的发生？

审核员要学会问开放性问题，而非封闭性问题。通过开放性问题，和话题引导，最终让审核员抛开审核表，真正从经营管理和风险管理对供应商进行评估。

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