《如何进行商务文书写作》：二、技能点2如何体现文书的主旨

------二、技能点2如何体现文书的主旨------

主题词商务文书写作·一般写作技巧·文书主旨适用情景当需要明确突出文书的主旨时，查看此技能。

技能描述

商务文书的主旨，就是通过文章的具体材料描述出所要表达的中心思想、基本观点或者要说明的主要问题，是作者对商务事务的见解、评价和态度。

1．明确要求

首先，要明确商务文书主旨的要求。这主要包括：

（1）符合政策、法令。否则就不能在商务活动中发挥经济有效的作用。

（2）符合上级意图。即符合上级对经济活动的基本目的、基本要求和基本主张。

（3）单一、鲜明、有强烈的针对性。这与上一个技能点中谈到的确定单一的写作目的是相通的。

2．显旨方法

明确了对主旨的要求后，才可以有效地显旨。以下是商务文书显现主旨的几种常用方法：

（1）标题点旨。标题即具体商务文书的名称，用标题概括点明主题，即为标题点旨，这是比较常见的方法。

（2）开门见山。文书一开头就能唤起读者注意，使其脑子里先有一个总概念，不得不继续看下去。主要表现为开头使用主旨句，或者直接阐述意义、主张或基本观点。

（3）先写原由，引出主旨。在文书开头直接表明制发文书的原由、背景，而后顺带自然地引出文书的意义、目的。

（4）以段旨、层旨整合出主旨。通过各个段落、层次中的段旨句、层旨句整合出主旨。

（5）妙用小标题。将主旨分解成以小标题“领头”的几个部分。

（6）首尾呼应。在开头提出一个令人关注的问题，在结尾处做出相应的明确答复；或者在开头对某一情况做出多种解释，在结尾处给出相对正确的解释。

（7）篇尾点旨。在正文结尾处点明主旨。

值得注意的是，实际操作中的文书写作往往是综合使用几种方法的。掌握了这些方法，相信您的文书主旨就会更加鲜明了。

牢记要点

体现文书主旨要做到：

主旨鲜明单一，符合法令和上级要求

行文中综合运用多种方法显旨

以下是一篇经济预测报告的开头部分，它是开门见山、直陈其事、揭示全文主旨的范例：

最近，权威部门对今年的物价走势分析预测如下：在今年国家继续执行从紧的宏观经济政策、保持国民经济适度快速增长的前提下，物价涨幅仍将延续去年的走势，保持在较低水平。

全年物价涨幅约为7％左右，略低于去年。

实践练习

试找出下文的段旨句，并说明其作用。

参考答案：

这段文字的段旨句还是比较明显的，就是“实践证明”后的那一句话。可以看出，这是一篇讨论城镇最低生活保障制度有利之处的文章，这一段应当是比较靠后的段落。这一段旨句点出了前面材料部分背后城镇最低生活保障制度建立的意义，也是对全文主旨的一个重要体现。

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------三、技能点3如何挑选处理文书材料------

主题词商务文书写作·一般写作技巧·选材处理适用情景当需要选择、整理出准确、详实的文书材料时，查看此技能。

技能描述

商务文书的材料，是指为了写作需要，用于提炼、确立、表现写作主旨的事实和观念。它主要包括作者在写作前搜集、积累的各种事实、数据、意见、观点、经验、问题以及上级有关指示精神等。

1．选材标准

要想利用好材料，首先就要做好选材的工作。商务文书选材的标准主要有：

（1）准确。文书写作采用的材料，必须做到真实准确，确凿无误。

（2）切题。材料要有针对性，既要做到与观点统一，又要有实用性。

（3）典型。材料能深刻表现出经济活动的内在规律，具有代表性，这样才能使材料具有说服力。

（4）科学。以科学的思维去看待各种经济现象。

（5）新颖。选材需要与时俱进，有时代感。

2．整理材料的方法

选材后，还要根据实际需要，对材料加以整理。整理材料的常用方法有：

（1）分类法。通常有两种分类方法，一种是依据材料的性质进行分类；另一种是依据满足工作需要的程度来分类。通过分类，可以找出各个“类”之间的内部联系，便于提炼出有价值的观点。

（2）筛选法。即经过反复多次甄选，从众多材料中找出那些最符合需要的材料。

（3）节选法。删繁就简，选用一个完整事件的片断去表现观点。

（4）提炼法。把有价值但又过于详细的材料去粗取精，突出精华部分。

总之，几种方法要注意灵活、综合运用。有了适宜的材料，您的文书才不至于显得空洞无力。

牢记要点

挑选处理文书材料时，您应该注意：

材料是文书写作的前提

选材要注意准确、切题、典型、科学、新颖

灵活运用各种方法整理材料

实践练习

如果现在您正准备写一份关于国产VCD机市场竞争的调查报告，您会选择下面的哪些材料？在选中的材料中，又有哪些您准备作为重点？

A．一些不景气电视机生产厂转产VCD的现象

B．VCD机年产量的变化

C．国产、进口VCD机的质量对比

D．VCD机的更新换代情况

E．当前生产VCD机企业的数目

F．VCD机的性能

G．媒体中各种VCD机的广告竞争

H．VCD机的价格变化

I．VCD机的市场购买力情况

J．国产VCD机的几个重要品牌

可作为重点的选项有：

参考答案：

由于是对国产VCD机竞争状况的市场调查，所以C、F项显然完全可以不用涉及；D项可选可不选，一般不用涉及；A、G、J根据实际情况可以稍加提及，但不作为重点，可用以表现竞争的激烈程度；其他的B、E、I则是需要重点突出的部分。

关于这方面的参考资料有：

《最新公文写作教程》，乐薇著，吉林科学技术出版社，2002年。技能点4如何运用合理的布局吸引读者主题词商务文书写作·一般写作技巧·谋篇布局适用情景当需要一个良好的文章布局时，查看此技能。

技能描述

文书的布局不仅体现了您的整体思维能力，也是对您智慧的挑战。那么如何设计一个得体而且吸引读者的布局呢？

1．注意问题

布局前，您要注意以下一些问题：

（1）创造良好的第一印象。第一印象是十分重要的，所以您需要尽量提供一种可能，让读者不用太费力就能比较轻松地“进入”到您的文字中。因此，开头几段要写得简短一些。情况允许的话，可以用标题和附言来增加吸引力。

（2）结构明确。文书结构要明确，不宜过于繁复，思维脉络清晰，这样才不会令读者产生抵触、厌倦的心理。

（3）适应不同文种体式。注意按照各种文种的固定格式书写，以便于读者可以尽快找到他们所需要的信息。

2．布局方法

文书在外形结构上一般都要分作开头、结尾、主体三大部分。

（1）掌握常规的开头方式。一般说来，文书的开头应该是对全篇内容的高度概括和主题思想的集中反映。比较常见的开头方式有：

①情况概述。主要概括说明与文中内容有关的情况，像报告、会议纪要等多采用这种方式开头。

②说明原因。主要说明文中所提及的主要问题的起因、目的和根据，一般使用“为了”、“因为”、“根据”等关键词开头。这种方法适用范围较广，尤其是在通用文书和管理类文书中经常采用。

③ 问题解答。也就是用对问题采取一问一答的设问方式来开头，这种方法有利于吸引读者的注意力，并引发思考。

④阐明主旨。直接用简短的语句在开篇就对文书的主题做出概括。

⑤表明态度。直接阐明自己的观点、态度。批复、批转性的文书通常都使用此种方法开头。

⑥另类开头。在一些特殊的文书开头用故事、趣闻、问题、例子或是惊人的数据来吸引读者的注意。当然，这只适用于非常少的一部分在格式上要求并不严格的文书，比如商务往来文书及员工个人写作文书中的个别种类。

（2）了解主体的基本结构。就文书的主体而言，对于那些格式要求比较严谨的文书，通常有三种基本形式：

①纵式结构。这是指文书的思想体系是纵向展开的，每个层次之间的关系是层层递进的，或按时间先后顺序，或按事件发展的过程，或依照事理的层次来安排主体结构。各个层次间关系具体表现为主从、因果、总分关系等。

② 横式结构。文书各个层次之间不是从属或递进的关系，而是并列关系。它或者是一件事理的并列组成部分，或者是并行的各个类别。决定、规章制度类文书，各种法律、契约类文书等，多采用这种结构方式。

③ 混合式结构。也就是将纵式和横式结构结合在一起来安排文书的结构。常见的混合式文书结构，一般是按照先纵后横的顺序来安排。

此外，在文书主体的写作中，您也要善于利用各种过渡来引导读者，并使读者一直保持阅读下去的兴趣。

（3）掌握常见的结尾方式。比较常用的结尾方式有：

①总结全文。简短地总结全篇，复述一下需要强调的主要观点。

②提出希望。提出比较明确的希望和要求，或者相应的建议。

③补充说明。对有关事宜做适当的补充。

④鼓舞号召。常用于决定类文书，或者比较灵活的商务信件，像倡议书等。

⑤辩证分析。对文书中的有关问题作一分为二的分析，在肯定经验、成绩的同时，也要找出差距和问题。

另外，结尾的书写还要根据需要，注意与开头的呼应。

需要注意的是，一些文书并没有传统意义上的开头、结尾，比如一些采用横式主体结构的文书，它们或是平行并列的几个层次，或是从头到尾的条目开列，这时候最实际的方法恐怕就是尽可能地让这些并列的层次条目精炼化，过多的修饰有时反而会弄巧成拙。

当然，以上关于开头、主体、结尾的写作方法并没有完全囊括所有实际使用的方法。您在写作中，也应该根据文书的种类和主旨的表达需要，选取适当的布局方式。

牢记要点

谋篇布局要做到：

开头简短，结构明确

遵循固定格式

灵活运用开头、主体、结尾的布局方式

利用适当的过渡引导读者，维持兴趣

下面让我们看看一篇讨论现代公共关系的文章是如何结尾的：

因而总的来说，我们会在技术经济一体化、媒体联系等方面经历很大的变革。通过对各类从业人员的调查，我对他们的意见进行了总结。首先，要认识到会有很多的女性成为业内领导；还应看到公告关系代理机构将会小型化、专业化，每个机构的客户数量将大大减少。要把自己培养成为全才型的专家，就要既掌握公共关系的一般原理，又了解某一特定的行业（比如保健业等）。专家预测对国际化从业人员的需求将会大大增加；最后，我们需要进行终生的学习，不断增加心理学、经济学、哲学等相关领域的知识。在新千年里，公关从业者的未来将更加光辉灿烂。

实践练习

请您判断下列说法的正误：

1．开头要详细说明写作目的。（）

2．多用过渡，以维持读者的兴趣。（）

3．文书结构明确，思路要清晰。（）

4．文书结尾一定要给出建议。（）

5．为吸引读者兴趣，可以用趣闻作为决定的开头。（）参考答案：

1．×；相反，开头要尽可能地简短精要；

2．×；过渡要根据实际情况使用，过多反而有害；3．√；

4．×；根据实际情况，需要时才给出建议，有时总结全文即可；5．×；要根据文体特征，内容严肃的决定决不能用趣闻来开头。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行商务文书写作》

作者：王涛
小说现有字数：11万字
最后更新于：2016年12月22日
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