《如何进行会议管理》：三、技能点3如何核定举行会议的必要性

------三、技能点3如何核定举行会议的必要性------

主题词会议管理·策划会议·会议的必要性适用情景当想知道是否需要召开会议时，查看此技能。

技能描述

人们经常抱怨时间被浪费在无用的会议上，对此，管理专家给出的忠告是：把会议尽可能地减少。因此，保证召开的每一次会议都是必需的，是会议策划者首要考虑的因素。一般说来，处于以下三种情况下，是有必要召开会议的：

需要进行信息交换

由于现代公司中分工细致，往往令各部门之间，甚至连部门内部人员彼此都不清楚对方的工作内容或工作进度。若要令部门内部和部门之间在工作上配合默契，就需要召开会议进行必要的信息交换。有时为了客观全面地了解情况，得出合乎实际的结论，也需要让多个部门或许多人员坐在一起交换多方面的信息，在此情况下就应当开会。

另外，如果需要激发出具有创造性和批评性的意见，从而寻找、分析、解决问题和做出决策时，也同样需要开会。

需要整合不同意见

作为包含着许多个体的团队，要成为一个整体，需要整合内部不同的意见，如让众人接受一个决定、计划、构想；或重新整合众人混乱的观念，确保所有在场的人都对一个问题有同样的、一致的理解，这时就需要开会。

另外，如果需要使某个问题尽快获得各方的一致反应，或是需要全面推动、加快已经被延迟了的工作，也往往需要开会。

涉及多方面工作安排

如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时，当然也需要召开会议。例如，为了让大家明确目前所面临的问题；处理涉及不同部门的人事问题；处理不知道什么人对此应负责，或是需要多人、多部门对此共同负责的问题；安排涉及多个部门和多个人的工作。以上这些情况均需要召开会议才能取得最好效果。

同样，处于以下四种情况下，可以不开会：

准备不足

准备不足的会议如果仓促召开，是不会取得任何预期效果的，所以不如不开。准备不足可以表现在：领导和与会者基于时间压力而没有必要的准备；会议召开的时间安排不合适；没有适当的资料数据和目标不明确；没有会议议程，与会者不清楚将要讨论什么；与会的人员还未确定。

前途渺茫

有时由于某种因素，可以在会议召开之前就预见到会议前途渺茫，很可能不会有任何结果，这种会就没有必要开。例如说邀请了不适当的人参加会议，或与会者中的核心成员不能到会，与会者之间又充满了不可调和的矛盾甚至是充满敌意时，都会造成会议中途流产，最终只能是不了了之。

有时场外的因素也可能会导致会议没有结果，例如会议一召开即受到持续不断的干扰；会议时间过长以至于与会者失去信心等。

更优的替代方式

由于有比会议更有效率的替代方式，会议就显得没有必要了。简单说来，一个人可以解决的问题就完全不需要再有其他人的参与，或只是简单的向对方发出信息，而不需要参与者做出回应就可以解决的，这些情况都不需要召开会议。

没有开会的必要

显然，已经做出决定的事情就没有必要召开会议再次讨论了，或是已经达成广泛一致的意见也无需再征询众人观点。这些不符合召开会议必要标准的会议自然就不需要召开了。

如果想开会，就尽可能地搞清楚它的必要性，即什么情况下需要开会，什么情况下不用开会！

牢记要点

在这些情况下需要开会：

需要进行信息交换

需要整合不同意见涉及多方面的工作安排

在这些情况下不需要开会：

准备不足

前途渺茫

有更优的替代方式

没有开会的必要

实践练习

请您判断在下列情况下是否需要召开会议：（需要/不需要）1．公司需要制定一个新的员工规范，这个员工规范是关系到每一个员工的行为准则。（）2．国家刚刚对税制进行了调整，企业所得税和增值税的税率都有不同幅度的变化，需要让相关的人员都能深入了解。（）

3．虽然员工们在周五都在计划自己的周末活动，但经理却希望在周五下午时了解一下大家的工作情况。

（ ）

4．陈主任上任刚一个月，很希望了解一下下属对自己的评价，并且还希望从下属那里得到进一步改进自己工作的建议。（）

5．上半年公司利润下滑，总经理很生气，于是打算将各个部门经理召集起来研究情况，但是谁都知道销售经理和广告经理誓不两立，他们一定会在会上彼此大加指责。（）参考答案：

1．需要；2．不需要；3．不需要；4．需要；5．不需要。

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------四、技能点4如何选择会议的替代方法------

主题词会议管理·策划会议·会议替代途径适用情景当确定不必要召开会议，希望用其他途径来代替时，查看此技能。

技能描述

在想召开会议之前，应当意识到，会议并不是解决问题的惟一方式，也不一定是最好方式，所以要判断会议的必要性。如果一些会议是不必要的，就可以找到其他更有效率的途径来替代它。当然，不同的替代方法是针对不同的情况而言的。会议的替代方法一般有：

自己解决

并不是每一个决策都需要很多参与者的讨论和研究，个人如果根据情况就能迅速做出判断或适当进行一些调研后即可以做出决策，比起召开会议来说，自然是更有效率的方式了。

作为经理，本职工作范围内的常规问题当然是需要自己解决的，如果广告经理召开会议询问如何做广告，就会被看作是无能或推脱责任的表现了。即使偶有非常规的问题出现，如果情况并不复杂，或是您有以往的经验，自然也可以进行个人决断，接下来的，就是将决策传达下去实施。

单独交谈

如果是处理一些仅涉及个人的问题，与第三方基本无关，例如雇佣、解聘、薪水的增减等，甚至是个人的私事，召开会议就显得有点儿大张旗鼓了。面对面的单独交谈也许更容易将事情局限在可控范围之内。

通知或告示

如果仅是单向沟通的需要，只要将信息简单的传递到对方即完全可以了，那么通知或告示的形式就可以达到目的。

这里需要注意的是，把握装不需要参与者给予回应”这一关键条件。例如上级下达的新的文件，关于近期工作的一些总结，或最近几天工作或活动的安排等等。其目的如果都仅限于将这些信息传递到对方那里，并不需要反馈意见，那就没有召开会议的必要，发个通知、贴个告示就可以了。

问卷调查

如果仍然是单向沟通的需要，不同的是将信息从对方汇总到自己这里，那么使用问卷调查的形式不失为一个更好的选择。

在很多情况下，您的目的只是从别人那儿收集自己需要的信息，并且希望内容只限于一定的范围，或是沟通仅限于一次性的，如收集下属关于对新制度的想法，或是自己预想的工作安排如果执行，员工们会做出怎样的反应等。此外，问题虽然涉及很多人，然而其中大多数人都对公开表明自己的观点有所顾及时，那么问卷调查的形式可能比会议更能得到真实的信息。例如，若想了解员工对自己最近工作的评价，会议当然不如不署名的问卷调查更适合了。

电话或信函

有时希望进行交流的各方可能会受到空间和地域的各种限制，如果召开会议，参与方就可能在路上花费大量的时间和资金。这种会议我们在平时经常见到，但如果会议内容主要是其中一人与其他人的交流，而不强调其他人之间的交流，那么电话和信函的方式也同样可以达到这一目的。

例如，各地分公司的经理需要向总公司汇报一些情况，而并不需要他们之间进行交流，那么就没有必要将他们每次都召集到总公司来一起开会，各自通过电话与总经理交流同样也可以达到目的。在这里，电话与信函的区别在于即时性，需要即时交流，电话当然方便，不需要即时交流，信函的形式更有助于信息的准确和双方时间的安排。

口头传达

在管理中，出于考虑对方的情感，有时确实需要大事化小，小事化了的解决方式。例如，发现新来的员工在办公室说话时声音太大，板着脸公然批评可能会打击新员工的自尊，开个会讨论更是不分轻重，即使把新员工召进自己的办公室面谈也可能会挫伤对方的自信，毕竟新员工对上级的反应较为敏感。那么，通过较有人缘的老员工私下里向新人们传达自己的意思可能是最好的选择。

这里需要注意的是问题本身的重要性，会议本身应是严肃的，如果随意用来讨论一些日常琐事必然会降低会议本身的威信。当问题涉及的对象是确定的，问题本身又不具有重要性，并且对方可能对公开的方式又很敏感，那么口头传达的方式也许更适合信息的传递。

信息传递选择什么样的替代手段，是要根据具体需要达到的目的和效果决定的，在这里，需要注意的是，如果确实需要召开会议，也不必盲目避讳，毕竟，会议的替代途径并不是万能的。

牢记要点

会议的替代方式有：

自己解决

单独交谈

通知或告示

问卷调查

电话或信函

口头传达

王经理刚上任，发现部门里的员工工作时特别缺乏积极性，王经理很希望了解其中的原因，于是首先召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己工作缺乏积极性，并且回避原因所在，似乎是因为有些顾虑。于是王经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，这两名员工是副总经理的亲戚，副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。王经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚开除。之后，王经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速地成功好转了，部门的效益也随之不断上升。

实践练习

假如您是一家进出口公司的部门经理，请观察左边的情景和右边的处理方法，将情景与其相对应的处理方法用线联起来。

参考答案：1—E；2—D；3—G；4—C；5—B；6—F；7—A。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行会议管理》

作者：龙泽
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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