《如何进行行政管理》：五、技能点5如何进行合理的会议控制

------五、技能点5如何进行合理的会议控制------

主题词行政管理·会议管理·会议控制适用情景当需要进行合理的会议控制，提高会议效率时，查看此技能。

技能描述

会议有自己特殊的活动方式，同时，也有特定的适用范围。不具备会议举办的可能和条件，硬要去召开会议，只会事与愿违，造成浪费。所以，在对会议进行正常的管理之前先要认真地对会议的数量及质量进行有效的控制。同时，还要合理地控制会议的成本，争取做到会议精干，效率提高，杜绝浪费。

一般来说，合理的会议控制需要重视以下几个方面：

会议的数量控制

在实际工作中，会议的数量经常失控，造成非必要会议充斥其间，而真正需要开的会议淹没于会海之中而无法突出其作用。所以，进行会议控制首先应遵循尽量减少会议数量这一原则。

控制会议数量的主要措施有：

熟练应用包括会议在内的多种工作方式，如打电话、制发文件、亲自指导等，因情制宜，选择最有效的工作方式；(建立严格的会议审批制度；

提高会议的质量，避免及减少连带性的冗长会议；(建立统一的协调机制，统筹安排各部门的会议，避免重复会议；(定期对例会进行检查与分析，取消功能和价值不高的例会；(合理设置组织机构，从机制上控制会议数量。

会议的质量控制

会议的质量表现为会议的效率。所以，要保证会议的功能和效率，就必须对会议进行有效的质量控制。

衡量会议质量的主要标准：

会议是否有召开的必要性和明确的目的性；

会议召开的时机是否成熟；

会议的规模是否适度；

会议的节奏是否紧凑；

会议的准备工作是否充分；

会议能否有正面的实际效果。

提高会议质量的主要方法有下列各点：

严格执行会议审批制度，杜绝不符合程序的会议；(充分有效地做好准备工作，特别是让与会者明确会议的宗旨和目的，以及掌握相关的文件和材料；(尽可能地控制会议的人数，精干高效；

会议的议题集中，会议日程紧凑；

保持良好的会场秩序，创造良好的会议环境；(实行有效的措施监督会议执行的全过程，保证会议的有效性；(提高会议主持人的能力，有效掌控会议。

充分利用电视、电话、录像、图板、照片、模型等现代化技术手段，提高信息的传递效率，改变传统会议模式，节省时间。

会议的成本控制

现代企业管理应该注重投入与产出的比例。因此，对会议成本的核算不可忽视。

会议成本包括会议所花费的费用总和和与会者所消耗的时间资源。对于费用总和的计算，现在，国外流行一种计算公式：

会议成本=2A×B×T

其中：A为与会者的平均工资（以小时计）的3倍；B为参加会议的人数；T为会议时间。

时间的价值目前还难以量化，一般用倒推法来计算。即假定与会者在这一段会议时间若不开会，而进行正常的工作所可能创造的价值。

总之，要控制会议的成本，首先需要将会议的费用进行精确的计算，做出会议预算，对预算进行严格的审批。同时，强化人们的时间观念，提高办事效率，在减少会议数量的同时，也减少无形资源的支出。

牢记要点

合理的会议控制要做到：

控制会议的数量

提高会议的质量

控制会议的成本

实践练习

请您做下面的实践练习题：

1．判断下列描述的对错，对的打“√”，错的打“×”。

（1）会议的重要性和成本之间存在正比例关系。（）（2）会议的成本控制得越低越好。（）

2．列举出几个您认为功能和效率不高的会议，指出其问题所在，并找出合适的解决方法。

参考答案：

1．（1）×；（2）×。

关于这方面的学习资源有很多，例如：

《办公室文秘事务处理技巧》，方圆编著，石油工业出版社，2001年。

《现代秘书学通论》，王熙梅、王景清主编，海洋出版社，1993年。

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------六、技能点6如何做好会后工作------

主题词行政管理·会议管理·会后工作适用情景当会议结束后，需要做一些相关工作以落实会议精神时，查看此技能。

技能描述

一个会议要取得真正的成功，不仅取决于会议过程的顺利与否，更在于会议的决议和精神是否真正被贯彻执行。因此，在会议结束之后，仍有许多总结和落实的工作需要认真去做。否则，会议就变成了纸上谈兵，没有任何实际的指导意义。

一般来说，会后工作有以下几个方面：

会务工作总结

会务工作总结往往以总结会的形式进行。对会议组织及服务工作的全过程进行总结，找出其中的漏洞与不足，从中吸取经验教训，避免再次犯错。同时，对会议工作人员进行表彰与鼓励。

会议简报

会议简报是为了方便交流情况。因此，要求简报要真实地反映会议的内容，并且做到文字简练，篇幅短小，着重反映会议中的重要问题。简报的印发数量和发送范围应视需要而定。应对会议简报进行编号，以便于分类归档。

通常会议简报有两种写法：一是指导式写法。即采用新闻报道的形式反映会议情况，从会议中选取有价值的内容。二是转发式写法。即直接登载某些会议的发言，在前面配发一定的按语或评论，以强调转发内容的指导意义。

会议纪要

为更好地贯彻执行会议精神，会议结束后，通常要根据会议宗旨和精神撰写会议纪要印发给有关部门。会议纪要是纪实，必须反映会议的真实意思，不应掺杂个人的主观意见。同时，会议纪要必须简明扼要，语言精练概括，内容全面、条理清晰、主次得当。

会议纪要是为宣传、贯彻会议宗旨服务的。所以，撰写者必须准确理解会议宗旨，把握会议的精神实质，并贯穿于纪要的始终。一般来说，撰写者应该参加会议的全过程。这样便于他理解会议精神，消化会议内容。

会议纪要一般可分为两部分：

第一，简述会议情况，包括会议的时间、地点、与会人数、会议目的、讨论结果等。

第二，阐述会议的主要精神，所讨论的主要问题，做出的正式决定等。这是会议纪要的主体，往往要对会议的原始记录进行提炼、选择。

会议纪要写完之后需要经过有关人员的审核，审核通过后及时发给有关部门。印发会议纪要的方式有两种：一是全文印发，二是摘录需要的部分印发。所以，应视不同情况采用恰当的方式。

如果会议纪要的内容具有机密性，应注明密级。并且印发纪要编制序号，以便归档保存。

文件资料的收退

一般来说，会议文件需要退回有以下几个原因：

其一，一些文件内容有高度的机密性，为防止泄密，不宜扩散；其二，一些文件属于参考性质，与会议的精神并不完全相符，如果扩散会影响会议精神的准确传达；其三，一些文件记录了会议中与会人员的即席发言，不宜扩散。

文件资料的收退有多种方法，在一些小型的日常会议中，如与会者之间比较熟悉，可直接口头交代，进行文件的收交。而召开一些大型的会议往往事先开具文件资料的清单，由工作人员分发给与会者，要求在会后按照清单将文件资料退回。

议定事项的检查催办

议定事项的检查催办是会后工作的关键环节，它可以保证会议的精神真正落到实处。而且它还有利于会后信息的及时反馈。

一般来说，议定事项的检查催办应设置专人负责，并制定相关的登记及汇报制度。检查人员可以用电话催办、发放催办通知单或亲自检查催办。在检查催办的同时应随时向有关领导汇报相关情况并接受指导。

总之，会后工作是会议管理的收尾工作，看似可有可无，实际上却非常重要。经理人在对会后工作进行管理过程中，一定要注意上文列举的诸多注意事项。

牢记要点

会后工作的主要内容有：

会务工作总结

撰写及印发会议简报

撰写及印发会议纪要

文件资料的收退

议定事项的催办

实践练习

请您做下面的实践练习题：

会后工作是个需要注意的问题，您和您的组织是否意识到这一点了，看看有哪些方面是和本文讲到的要求相悖的，存在哪些不足，并找出改进的方法。

关于这方面的学习资源有很多，例如：

《实用秘书工作手册》，王千弓等编，光明日报出版社，1987年。

《现代秘书实用手册》，蔡翔、李保华编译，中国卓越出版公司，1990年。
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本小说内容节选自：工具图书小说 《如何进行行政管理》

作者：吴琼
小说现有字数：8万字
最后更新于：2016年12月22日
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