怎样才能少加班？一组实用技巧请拿好

一组实用技巧...

首先介绍Excel中的迷你图，让Excel中有数有图。

把这样一份数图结合的表格发给他老板，相信连他一定会夸你做事认真，考虑周到。

做表格时，我们往往需要从从word文档或者其他类型的文档中复制粘贴数据后，但由于格式不对应，复制过来的数据经常会出现全部挤在一列中的情况。

Excel中自带分列功能，专治“乱成一团”的数据：

点击“数据”选项下的“分列”，按要求把数据分离即可，你会看到，你要的数据像听话的孩子一样，乖乖地跑到不同的单元格中去啦。

Excel中如果一个操作重复了三遍以上，那么就应该寻找一下有没有什么快捷键，思考一下有没有什么可以改进的地方。往小了说，Excel是这样；往大了说，学习或者生活也理应如此。

【Ctrl+9】：隐藏选定的行。

【Ctrl+0】：隐藏选定的列。【Ctrl+PgDn】：切换到右边的工作表。

【Ctrl+PgUp】：切换回左边。

【Ctrl+F】：显示【查找】对话框。

【Ctrl+G】：显示【定位】对话框。

【Ctrl+F9】：将工作簿窗口最小化为图标。

【Ctrl+F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口。

【Ctrl+:】：输入当前时间。

【Ctrl+;】：输入当前日期。【Shift+F2】：编辑单元格批注。

【Shift+F3】：显示“插入函数”对话框。

【Shift+F6】：切换到已拆分的工作表中的上一个窗格。

【Shift+F8】：可以使用箭头键将非邻近单元格或范围添加到单元格的选定范围。

【Shift+F10】：显示选定项目的快捷菜单。

【Shift+F11】：插入一个新工作表。有时候，某个单元格中拥有过多内容，导致显示不全，此时单元格中便会显示“####”，看起来既没有信息量又不专业。

在“格式”菜单中有“自动调整行高”和“自动调整列宽”两个功能，我们可以点击这两个按钮来合适地展示数据，防止出现“####”这种尴尬的内容。

或者Ctrl+A全选该表格，在需要调整的行或者列中间双击，也可以达到同样的效果。

除了移动和复制，如何对N个工作表设置相同的格式呢？

右键点击某张工作表的标签，选择“选定全部工作表”之后进行编辑，完成后再点击“取消组合工作表”就行了。

当遇到公式运算比较多的报表时，我们想知道某个单元格中的数据是从哪些单元格计算来的。

这个时候，选中公式结果单元格， 按快捷键Ctrl+[，就可以在excel中直接看到运算的数据源了。

遇上数据编号，要怎么处理？

如果我要从1编到1000，那么点击“填充”→“系列”→将“步长值”设置为1、“终止值”设置为1000即可。

还可以按照编号需求，设定不同的值：比如，如果将这1000个数据全部标为奇数列，那么从1开始，将步长值设定为2，终止值设定为1999；偶数列的话，从2开始，终止值设定为2000。想怎么设置，就怎么设置。

好用的图形千千万，别只会用柱状图

柱状图/条形图：

柱状图大家平时最常见的一类图形，算是Excel中的万金油。经常用于不同数据之间的比较。折线图/面积图：

折线图可以看出数据的变化趋势。比如，如果你是一名sales，那么比较一下自己今年四个季度的业务量，折线图就是最好的选择。

饼图：

饼图是能够最直观显示各个数据占比情况的图形。举个例子，我想知道自己每天用于工作、通勤、娱乐的时间，那么做一张饼图，一切就都一目了然了。雷达图：

这种图最大的作用是比较数据的不同。当数据用雷达图展现出来的时候，能清晰地发现数据间的差异。

那些商务范儿表格，究竟怎么做？

如果你做出了这种配色风格的图表——

是不是很有大学时候excel课程练习的feel？这种表格很难立刻让老板和同事眼前一亮。

在做表格时，我们可以遵循的原则是：首行首列颜色最深，间行间列双色分布。就像这样——选择合适的商务范儿颜色也非常重要。如果你不太擅长颜色搭配，推荐以下几种经典的配色：

万年不出错的蓝色系列，《经济学人》风格：



和谐的红蓝配，《大西洋周刊》推荐配色：



明朗的红色系，出自《金融时报》：



一些研究机构则喜欢用鲜艳活泼的深浅色对比，也能让人印象深刻：

别让你做的表格，毁在最后一步

行百里者半九十，要做就把事情做到最好。

在发送前，请务必注意以下几条，妥当之后再点击发送，多花一分钟，也许就可以避免表格被“打回重改”的命运：

• 将光标定位在需要他人首先阅览的单元格中，方便对方一目了然。如果表格过长，那么尽量冻结首行首列。
• 没必要呈现的内容，建议做隐藏处理，而不是删除，这样方便下次修改。
• 保持单元格内数据的字体、字号与格式一致。
• 行标题、列标题请加粗，并给表格加上合适的框线。

每天陪伴着我们职场生活的Office软件中，如果说Word是“经济适用男”，PowerPoint是“花美男”的话，那么Excel则是“全能型男神”。

这些Excel的小技能，平时花点时间就能学会；学会了，就是一辈子的事情。

来源：LinkedIn中国（ID：LinkedIn-China）

作者：Faith

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