一场因邮件引发的悲剧，小姑娘欲哭无泪

诸位注意，悲剧不能重演！...

先讲个故事，小A在公司负责考勤和工资表。一次同事小B对刚发下的工资有疑问，就微信里和小A说想看下上个月的考勤表和工资表，小A截完图发出后就吭哧吭哧接着做事了，好忙……

不一会儿行政主管急匆匆地过来说：你难道不知道工资保密是公司的红线吗？小A十脸懵逼地看着主管。主管让她看微信。小A瞬间石化了，天呐，她竟然把工资截图发到了公司几百人的大群，还是上班时间！她心里那个悔和恨都快流到东海了，没顾得上发邮件结果酿成如此大祸。正巧赶上公司裁人，小A被劝退了。

小A的经历确实够悲剧，一个很重要的点就是因为没有使用邮件沟通，这种关系到工资等重要的具体信息资料怎能马马虎虎用微信，而且还发到公司大群。



那接下来咱们就探讨下职场邮件的一些点，本文主要从以下几个方面来写：

• 什么情况需要邮件沟通
• 职场邮件沟通的好处
• 如何撰写一封合格邮件
• 职场邮件的几个禁区

一、什么情况需要邮件沟通



什么样的情况该选择邮件沟通呢？一般来说，职场的沟通分为口头沟通和邮件沟通，当然有的公司有专门的办公事务系统，不同的沟通方式，适用于不同的场合。总的来说，如果涉及情感、情绪的适合用口头沟通；而涉及事实、细节的则适合用邮件沟通。

比如，和老板谈完话，让你叫下同事小张进去，也是工作的事情，难道要写个邮件？显然不用，自然是口头和小张说下即可。又比如你有一个banner需要设计同事做，直接跑到人家工位上说要做图？显然不行，这种涉及到具体细节的最好在邮件中说清楚。

二、职场邮件沟通有什么好处



为什么有的时候需要选择邮件沟通，而不选用更便捷的口头沟通或是及时沟通工具，老司机告诉你邮件沟通有这么几个好处，分别叙述下：

作用一、保存证据作用

这是邮件沟通的一个特殊的作用，却也是很实用的。邮件可以留下证据，避免出现问题时空口无凭。口头沟通说过就过了，微信or QQ等即时沟通工具常会被清理，信息无法留存。比如电影《七月与安生》里面，总监让助理通知安生当天发邮件，助理故意整她口头告诉她第二天发，安生只有哑巴吃黄连。

作用二、清晰传达信息

邮件中可以清楚清楚地表达三个点：需要的答复是怎样的；为了得到答复应该提供哪些信息；提供的信息当中哪些是主要信息。这种信息量大，是口头表达无法做到的。

作用三、预留思考余地

有些邮件并不需要对方立马做出回复，这时候邮件就是最好的沟通方式，对方可以经过深思熟虑后作出答复.

作用四、回顾工作日程

工作上的事情使用邮件沟通，写周报、年度等总结时，翻翻邮件记录，很容易找到自己都做了哪些比较重要的事情。这与作用一有相互呼应之效。

三、职场邮件应该如何撰写

邮件人人会写，但写一封合格邮件并不一定人人会。接下来就总结下邮件如何撰写，这是本文重中之重。

一）附件



为了防止漏发附件的情况发生，颠覆传统写邮件的顺序，从最后一项附件开始。以前我就常写完邮件正文，直接点发送，发完才发现附件没加。虽然是小事，却让对方觉得你做事不靠谱、不细心，特别是给领导发邮件出现这种就不太好了。添加附件方面也需要注意几点：

1.正文中应提示有附件，防止对方没注意到附件，遗漏重要信息。

2.附件名字有意义。比如直接命名“简历”，而对方已经有这个名称的文件，这样会给对方带来烦扰。

3.超大附件时选择云盘，因为有些服务器会自动屏蔽超大附件。

4.附件数量超过三个时，一定压缩，但尽量避免 .zip/.rar 以外格式，避免特殊格式对方无法打开。

二）邮件正文



写邮件之前，明确目的，可以参见邮件沟通好处的作用二中的三个点，即：

• 需要的答复是怎样的；
• 为了得到答复应该提供哪些信息；
• 提供的信息当中哪些是主要信息。

“战地记者”原则和“金字塔”原理

接下来理清思路，整体来说可以使用“战地记者”原则和“金字塔”原理。

何谓“战地记者”原则？设想自己是一名战地记者，在弹雨纷飞的时候要报道战况，每说一句话都有可能枪子儿找上脑门，废话、套话、官话、空话一概省略，直切主题最合适。也就是说邮件内容一定要简洁明了，不要啰哩啰嗦扯一堆，把上面要说的三个点表达清楚就可以。遵从“金字塔”原理就是在邮件撰写时注意中心明确、分层叙述、逐条铺开。

称呼与问候的重要性

接下来就要开始写了，写给谁？得称呼吧，礼多人不怪，礼貌性称呼是商务邮件不可或缺的内容。开场务必说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，例如“张经理你好”，哪怕搞不清楚对方职位，叫声“张老师你好！”总是不会错的。当对方名字是三个字时，不要全称，回想下，每次你爸妈叫你全名时有好事发生吗？叫人全名隐约是含着敌意的。结尾的时候不妨附上感谢语或是祝福语，会拉近彼此距离。

邮件的易读性和说服力

邮件发出后，应该最大化的让对方便于阅读，同时尽可能地让对方满足你的需求。这就要做到以下几个方面：

• 内容上，保留必须信息，剔除无关内容。这就是前文说到的要遵从“战地记者”原则。
• 语言上，最有信息化的语言，也就是多使用描述性语言和形容词。
• 格式上，遵从“三个凡是”原则，凡是能分段的；尽量分段；凡是能用小标题的，尽量用小标题；凡是能用清单的，尽量用清单。

邮件签名

邮件写完，留个签名吧。签名的重要性不言而喻，是别人找你联系方式的地方，所以这里要清晰地标名你所在的公司、部门、职位、联系方式。不过要避免冗长，有些人签名处十几行，想找点关键信息还得睁大眼睛仔细找。

三）地址栏



最后填写地址栏，是最保险的，以防内容没写好，或者是附件没添加，一不小心手贱导致邮件发出就悲剧了。邮件地址栏包括收件人、抄送/密送和主题三块。发出前收件人一定再三确认，特别是公司有重名的同事；抄送不要过多，相关人群即可，密送慎用，此项是为保护收件人隐私设立，没事别用；主题栏简明扼要，直击主题就好。

四、职场邮件的禁区



至此，什么情况需要邮件沟通，有什么好处，该如何撰写都分享了，最后还要注意职场邮件沟通的几个禁区，雷区勿碰。

• 不要在同一份邮件说多个主题，避免对方忽略某个主题。
• 不要使用有特殊设计的背景或字体，对方电脑不一定支持。
• 不要使用过多的加粗，反而会重点不突出而且显得大呼大叫。
• 不要过多使用感叹号，正确使用标点，感叹号会引起人不适。
• 不要使用行业术语，对方不一定理解你说的。
• 不要发不完整的网络连接，自己先测试下能否正常访问。
• 不要用公司邮箱收发个人邮件，公司分明很重要。
• 不要未经检查邮件就发出，以免引起不必要的误会。

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